Mali i średni przedsiębiorcy w obliczu JPK!
Od stycznia 2017 roku mali i średni przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem raportowania transakcji zakupu i sprzedaży VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. To oznacza, że do 25 dnia każdego miesiąca firmy będą musiały przesyłać do urzędu skarbowego elektroniczny dokument, opracowany zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Do wygenerowania JPK niezbędny jest system informatyczny, który jest zgodny z nowymi przepisami.
Jak przygotować się do nadchodzących zmian? Jak sprawdzić, czy przedsiębiorstwo jest w ogóle objęte obowiązkiem JPK? Wszystko zależy od skali działalności i wielkości zatrudnienia w przedsiębiorstwie.
Na start liczymy pracowników i obroty w firmie
Co należy rozumieć przez pojęcie mały i średnie przedsiębiorstwo? Przy określaniu wielkości firmy należy wziąć pod uwagę takie kryteria jak: średnioroczne zatrudnienie, roczny obrót netto lub roczną sumę aktywów bilansu. Muszą zostać spełnione dwa kryteria równocześnie w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Głównym wskaźnikiem, który zawsze jest brany pod uwagę zawsze to liczba pracowników. Z kolei drugim warunkiem jest obrót lub suma aktywów. Jak to wygląda w praktyce?
Małym przedsiębiorstwem jest firma, w której pracuje mniej niż 50 osób, a jej roczne obroty netto lub suma aktywów nie przekraczają 10 mln euro. Natomiast średnie przedsiębiorstwo zatrudnia maksymalnie 249 osób i osiąga roczny obrót poniżej 50 mln Euro lub roczna suma aktywów wynosi mniej niż 43 mln Euro
Excel już nie wystarcza
Jak już mamy pewność, że od nowego roku zacznie nas obowiązywać JPK, należy sprawdzić, czy firma jest gotowa do przygotowania takiego dokumentu.
Z ankiety przeprowadzonej przez firmę Comarch w listopadzie tego roku wynika, że ponad 38 proc. małych i średnich firm nie posiada jeszcze systemu IT dostosowanego do generowania ewidencji zakupu i sprzedaży VAT w formie elektronicznej, tj. w postaci pliku JPK_VAT. Plik JPK_VAT musi być udostępniany organom podatkowym, co miesiąc, za pomocą interfejsu do komunikacji, który znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Przesłanie pliku JPK_VAT z opóźnieniem lub wcale grozi bardzo poważnymi konsekwencjami finansowymi. Jeżeli nie mamy pewności, co do aktualności systemu księgowego, najlepszym rozwiązaniem jest kontakt z producentem oprogramowania
Większość dużych dostawców rozwiązań IT przygotowuje nowe wersje systemów, uwzględniające wchodzące w życie przepisy, tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób generować pliki JPK zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Kontaktując się z producentem należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami czy też nie.
Kompresja, podpis i strzał na bramkę
Wytyczne Ministerstwa Finansów określają nie tylko format w jakim JPK musi być przygotowany oraz dane jakie ma zwierać. Ustawodawca wskazał również jego rozmiar.
Dokumenty muszą być skompresowane, zaszyfrowane, zapisane w formacie XML a wielkość poszczególnych archiwów nie może przekraczać 60 MB. Sam plik można składać tylko drogą elektroniczną, za pomocą nowego interfejsu komunikacji, który znajduje się na stronie resortu finansów. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą pamiętać, że dane przekazywane do organów podatkowych powinny być właściwie zabezpieczone. Dlatego muszą zostać opatrzone podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym
Przedsiębiorcom zaleca się również wygenerować próbne pliki dla struktur obejmujących księgi rachunkowe, magazyny, faktury VAT, podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję ryczałtową i zweryfikować je pod kątem zgodności z nowymi przepisami.
Oprogramowania Comarch ERP mają już funkcjonalność Jednolitego Pliku Kontrolnego i są zgodne z przepisami Ministerstwa Finansów. Do końca grudnia każda firma, która zdecyduje się na zakup systemu z oferty Comarch ERP otrzyma 12 procent rabatu. Oferta obejmuje rozwiązania zarówno w wersji stacjonarnej, jak i w wersji chmurowej.
