...

Wdrożenie KSeF z Comarch ERP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, elektroniczna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej. Jest to rozwiązanie, które rewolucjonizuje tradycyjne fakturowanie, zastępując papierowe dokumenty cyfrowymi odpowiednikami.

Dla kogo jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) z integracją Comarch ERP to rozwiązanie, które będzie obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości czy branży. Oto kilka przykładów firm, które mogą szczególnie skorzystać z tego rozwiązania w dniu dzisiejszym:

Firmy, które najbardziej skorzystają na KSeF

Duże przedsiębiorstwa produkcyjne

  • Automatyczne wystawianie i odbiór faktur bez ręcznego wprowadzania danych – oszczędność czasu i eliminacja błędów.

Biura rachunkowe

  • Automatyczna obsługa faktur klientów, szybki dostęp do dokumentów i pełna zgodność z przepisami podatkowymi.

Firmy świadczące usługi (np. budowlane, doradcze, IT)

  • Natychmiastowe przesyłanie faktur do systemu skarbowego, łatwiejsze rozliczenia i monitorowanie statusu dokumentów.

Firmy międzynarodowe z obrotem transgranicznym

  • Łatwiejsze rozliczenia VAT, integracja z OSS i zgodność z przepisami europejskimi.

Mikro i małe przedsiębiorstwa

  • Oszczędność czasu, redukcja kosztów administracyjnych i lepsze zarządzanie finansami.

Firmy handlowe i dystrybucyjne

  • Szybszy obieg dokumentów i lepsza kontrola nad płynnością finansową, szczególnie przy intensywnej sprzedaży.

Czym jest KSeF i jak działa?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza faktur VAT, do której firmy przesyłają faktury w ustrukturyzowanym formacie XML. Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator i jest dostępny dla odbiorcy przez ten sam system, nadzorowany przez administrację skarbową.

Od 2022 roku KSeF działa dobrowolnie, a wkrótce obejmie wszystkie firmy w Polsce. Jego celem jest cyfryzacja faktur, eliminacja papierowych dokumentów oraz automatyczna weryfikacja danych. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują prostsze rozliczenia, lepszą kontrolę finansów i zgodność z nowoczesnymi standardami e-fakturowania.

Wymogi prawne i terminy

KSeF z projektu pilotażowego przerodził się w obowiązek regulowany prawem, z jasno określonym harmonogramem wdrożenia. Zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o VAT, obowiązkowe e-fakturowanie poprzez KSeF zostanie wprowadzone etapowo w 2026 roku. Oto kluczowe terminy i wymagania:

1 Luty 2026

Obowiązek dla największych firm

Od tego dnia KSeF stanie się obligatoryjny dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł. Najwięksi podatnicy muszą jako pierwsi przejść na fakturowanie elektroniczne w KSeF, co ma zapewnić płynne wdrożenie systemu.

1 Kwiecień 2026

Obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców

Wszystkie pozostałe firmy – zarówno czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni z VAT – zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF od początku II kwartału 2026. Dotyczy to również podmiotów zidentyfikowanych w Polsce do unijnej procedury OSS posiadających polski NIP. Innymi słowy, każdy podmiot wystawiający faktury VAT w obrocie gospodarczym będzie musiał korzystać z KSeF (z nielicznymi wyjątkami wskazanymi w przepisach).

Przepisy przejściowe – co musisz wiedzieć?

Dobrowolne korzystanie (2022–2025)

KSeF działa jako opcjonalny system. E-faktura ustrukturyzowana może być stosowana obok tradycyjnych faktur papierowych i PDF, wymagając zgody odbiorcy. To czas na przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania.

Okres tolerancji i tryb offline (2026)

Do końca 2026 r. w wyjątkowych sytuacjach (np. awarie) faktury można wystawiać offline, ale trzeba je zgłosić do KSeF w ciągu 7 dni roboczych lub 1 dnia po przywróceniu dostępu. Mikrofirmy mają czas do 30 września 2026 r. na pełne wdrożenie systemu.

Przepisy wykonawcze i obowiązki

Ministerstwo Finansów określa wymogi techniczne. Korzystanie z KSeF wymaga autoryzacji (np. podpis kwalifikowany, token). Firmy muszą dostosować swoje oprogramowanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Niedostosowanie się po 2026 r. grozi sankcjami.

Zagrożenia wynikające z braku wdrożenia KSeF

Kary finansowe i sankcje prawne

Nieprzesyłanie faktur do KSeF grozi karami do 100% VAT z faktury lub 18,7% wartości brutto. Urząd skarbowy może nałożyć sankcje bez wcześniejszego wezwania.

Ryzyko odrzucenia faktur i problemów z VAT

Faktury wystawione poza KSeF mogą zostać uznane za nieważne, co utrudni ich rozliczenie. Nabywcy mogą mieć problem z odliczeniem VAT, a sprzedawcy – z wykazaniem przychodu.

Przestoje i chaos w księgowości

Brak przygotowania do KSeF może sparaliżować pracę działu księgowego. Ręczne przesyłanie faktur, poprawianie błędów i zaległości grożą opóźnieniami w płatnościach.

Więcej błędów i czasochłonnych poprawek

Ręczne wprowadzanie danych do KSeF zwiększa ryzyko pomyłek (np. błąd w NIP czy dacie). Odrzucenie faktury oznacza dodatkowe korekty i wyjaśnienia z kontrahentami.

Strata zaufania klientów i kontrahentów

Firma bez KSeF może zostać uznana za nieprofesjonalną. Brak zgodności z przepisami i problemy z fakturami mogą osłabić relacje biznesowe.

Integracja KSeF z Comarch ERP

Systemy Comarch ERP, takie jak Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL czy Comarch ERP XT, oferują wbudowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając firmom szybkie dostosowanie się do nowych przepisów bez konieczności korzystania z zewnętrznych aplikacji.

Automatyczne wystawianie e-faktur

Wystawiaj faktury jak dotychczas w systemie ERP, a system automatycznie generuje ustrukturyzowaną wersję (XML) i przesyła ją do KSeF. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych – cała operacja odbywa się jednym kliknięciem.

Obsługa trybu offline i awaryjnego

W przypadku przerwy w działaniu KSeF, system pozwala wystawić faktury offline, które zostaną automatycznie wysłane po przywróceniu połączenia, zapewniając ciągłość pracy.

Bezpośrednia wysyłka do KSeF

Po wystawieniu faktury, system automatycznie wysyła ją do KSeF, a status wysyłki jest zwracany do programu. Faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, który może być wykorzystany np. do identyfikacji przelewu.

Pełna zgodność z wymogami i aktualizacje

Comarch ERP jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z wymaganiami KSeF, zapewniając pełną zgodność z przepisami i automatyczne wprowadzenie zmian w systemie.

Odbiór faktur zakupu z KSeF

System Comarch ERP pobiera faktury od kontrahentów wystawione przez KSeF bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne wprowadzanie danych i przyspieszając proces księgowania.

Intuicyjność i prostota obsługi

Integracja jest zaprojektowana tak, by była niemal niewidoczna dla użytkownika. Nowe opcje są zintegrowane z istniejącymi funkcjami, co umożliwia łatwe przejście do pracy z e-fakturami.

Monitorowanie statusów i powiadomienia

System umożliwia śledzenie statusów faktur (np. przyjęte, odrzucone) i powiadamia o ewentualnych problemach, umożliwiając szybką reakcję i poprawienie błędów.

Promocyjny okres bezpłatny

Do 31 października 2025 roku użytkownicy systemów Comarch ERP mogą korzystać z integracji z KSeF bez dodatkowych opłat, co stanowi doskonałą okazję do rozpoczęcia e-fakturowania bez ponoszenia kosztów licencji.

Proces wdrożenia KSeF w Comarch ERP – krok po kroku

Zrozumienie przepisów i terminów

KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku. Zapoznaj się z regulacjami i harmonogramem wdrożenia, aby zapewnić zgodność z nowymi wymaganiami.

Analiza aktualnych procesów

Przeprowadź audyt sposobu wystawiania i odbierania faktur w Twojej firmie. Sprawdź wykorzystywane systemy, częstotliwość fakturowania oraz zakres niezbędnych dostosowań. Oceń, czy Twoje obecne narzędzia są gotowe na integrację z KSeF i jakie zmiany będą konieczne.

Wyznaczenie zespołu wdrożeniowego

Zgromadź specjalistów z kluczowych obszarów działalności – finansów, IT, logistyki. Jasno określ ich role i obowiązki, a także wyznacz koordynatora, który będzie czuwał nad płynnym wdrożeniem.

Testowe generowanie e-faktur

Zacznij wystawiać faktury ustrukturyzowane w środowisku testowym. Sprawdź funkcjonalność systemu, przeanalizuj ewentualne błędy i przygotuj się na sytuacje wyjątkowe, takie jak korekty faktur czy awarie systemu KSeF.

Wdrożenie KSeF z doświadczonym partnerem

Zaufaj ekspertom ELTE-S – od lat integrujemy systemy Comarch ERP z zewnętrznymi platformami, w tym KSeF. Oferujemy kompleksową obsługę, od analizy i konfiguracji po wsparcie powdrożeniowe, dzięki czemu przejdziesz przez proces wdrożenia sprawnie i bezproblemowo.

Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF w Comarch ERP?

Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci sprawnie zintegrować system i dostosować procesy do nowych wymogów! Umów się na 10-minutową konsultację i dowiedz się, jak zoptymalizować swoją firmę dzięki Comarch ERP.

Wdrożenie KSeF bez stresu – postaw na ELTE-S

Od lat wdrażamy Comarch ERP w firmach różnych branż. Znamy zarówno aspekty techniczne, jak i księgowe KSeF. Już w fazie pilotażu zdobyliśmy doświadczenie w integracji e-faktur. Dzięki temu unikniesz błędów i typowych problemów wdrożeniowych.

Jako oficjalny partner Comarch mamy dostęp do najnowszych aktualizacji i wsparcia producenta. Zapewniamy pełną zgodność z ERP i szybkie reakcje na zmiany systemowe. Twoje rozwiązanie będzie zawsze aktualne i bezkonfliktowe.

Oferujemy pełne wsparcie – od analizy, przez konfigurację, po szkolenia i opiekę powdrożeniową. Dostosowujemy system do Twoich potrzeb i eliminujemy konieczność kontaktu z wieloma dostawcami. Masz jednego dedykowanego opiekuna projektu.

Każda firma działa inaczej, dlatego dopasowujemy KSeF do Twoich procesów. Uwzględniamy niestandardowe obiegi dokumentów, pola na fakturach czy integracje, by system wspierał Twoją działalność, a nie ją komplikował.

Działamy tak, by wdrożenie nie zakłócało pracy Twojej firmy – kluczowe operacje przeprowadzamy poza godzinami szczytu, regularnie tworzymy backupy i testujemy system w bezpiecznym środowisku. Zapewniamy płynne przejście na KSeF.

Nie zostawiamy Cię po wdrożeniu – oferujemy stałe wsparcie i informujemy o zmianach prawnych. Szybko wdrażamy aktualizacje i prowadzimy dodatkowe szkolenia, jeśli jest taka potrzeba.

Zaufaj liderom w branży – nasze wyniki mówią same za siebie

Zrealizowanych wdrożeń

0 +

Lat doświadczenia w branży

0 +

Zadowolonych klientów

0 %

Najczęściej zadawane pytania

Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia wszystkie faktury muszą być przesyłane do systemu w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają faktury. Obejmuje to przedsiębiorców zarówno w Polsce, jak i zagranicznych sprzedawców świadczących usługi lub sprzedających towary w Polsce.

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Przed tym terminem, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu, ale po wprowadzeniu obowiązkowych przepisów, każda faktura musi być wystawiana w systemie KSeF.

Zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF będą m.in. podmioty, które nie prowadzą działalności gospodarczej podlegającej VAT lub ci, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie przepisów krajowych (np. przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT).

Tak, system KSeF zastąpi dotychczasowy JPK_VAT. Od momentu obowiązkowego wprowadzenia systemu, przedsiębiorcy będą musieli przesyłać faktury do KSeF, który stanie się centralnym systemem do przesyłania wszystkich faktur VAT w Polsce.

Tak, datą wystawienia faktury przesłanej do KSeF jest data jej przesłania do KSeF. 

Nie musimy podejmować żadnych dodatkowych kroków, ale możemy wydrukować fakturę.

Nie, platforma KSeF nie informuje o pobraniu faktury przez odbiorcę.

Można wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do Klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją do KSeF 

Tak, faktura będzie wysyłana do KSeF, a wydruk faktury będzie przekazywany inną drogą do odbiorcy. 

Nie przewidziano dodawania załączników do e-Faktury, ale można umieścić link do zewnętrznego pliku w treści e-Faktury. 

Faktury rozliczające zaliczki mogą być wysyłane do KSeF niezależnie od wysyłki wcześniejszych faktur zaliczkowych, z zachowaniem mechanizmów powiązania i weryfikacji dokumentów. 

Błędny dokument z KSeF można unieważnić lub skorygować w systemie Comarch ERP XL.

Faktury muszą być wysyłane do systemu KSeF nie później niż 15 dni od dnia wystawienia faktury lub jej otrzymania (w przypadku faktur zakupu). Ustalenie terminu jest kluczowe, by uniknąć sankcji za opóźnienia.

Tak, w systemie KSeF, podobnie jak w JPK, znajdą się wszystkie dane z faktury, w tym jej treść. JPK będzie służyło jako zbiór danych przesyłanych do urzędów skarbowych, ale faktura będzie również przechowywana w systemie KSeF.

Tak, faktura wystawiona w systemie KSeF musi zawierać numer KSeF. Jest to unikalny numer przypisany do każdej faktury przez system, który pozwala na jej identyfikację w centralnym rejestrze e-faktur.

Zgodnie z przepisami, system KSeF dotyczy jedynie faktur VAT. Rachunki, które nie są fakturami VAT, nie muszą być przesyłane do systemu, choć mogą być wystawiane w systemach e-fakturowania, jeśli są zgodne z wymaganiami.

Faktury przesyłane do systemu KSeF są traktowane jak każda inna faktura VAT. Po otrzymaniu faktury w systemie KSeF, należy ją zaksięgować w zgodzie z wewnętrznymi procedurami księgowymi firmy. Warto upewnić się, że system księgowy jest zintegrowany z KSeF, aby proces księgowania przebiegał automatycznie.

Archiwum służy do przechowywania i przeglądania wszystkich przesłanych oraz odebranych dokumentów. 

Tak, użytkownik może sam zdecydować, czy faktura zakupowa z KSeF trafi do modułu Handel czy do Rejestru VAT, na podstawie ustawień importu dokumentów. 

Tak, po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru UPO, numer KSeF jest automatycznie przypisywany do dokumentu i może być uwzględniony na jego wydruku. 

Tak, w przypadku faktur zarejestrowanych poza systemem istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia numeru KSeF na odpowiedniej zakładce dokumentu. 

System prezentuje status wysyłki dokumentu do KSeF, informując o powodzeniu operacji lub ewentualnych błędach, co umożliwia szybką reakcję i korektę.

System umożliwia import faktur zakupu z KSeF. Zaimportowane dokumenty można przekształcić w odpowiednie dokumenty systemowe, takie jak faktury zakupu (FZ), faktury zaliczkowe (FZL) czy korekty faktur (KZL). 

Tak, przed importem system weryfikuje, czy faktura nie została już wcześniej zaimportowana, aby uniknąć duplikacji dokumentów. 

Faktury sprzedaży i ich korekty można wysyłać do KSeF bezpośrednio z poziomu systemu. Po wysłaniu dokumentu system umożliwia pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które jest dowodem przyjęcia faktury przez KSeF. 

Dlaczego warto wdrożyć KSeF z ELTE-S

Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia KSeF jest kluczowy dla sukcesu projektu. ELTE-S wyróżnia się na tle innych firm doświadczeniem i podejściem, które przekładają się na realne korzyści dla klienta. Decydując się na współpracę z nami, zyskujesz pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie, a Twoja firma w pełni wykorzysta potencjał integracji Comarch ERP z KSeF.

Sprawdź również inną naszą ofertę

Comarch ERP Optima

Jeśli Twoja firma rośnie i potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi niż te oferowane przez Comarch ERP XT, rozważ przejście na Comarch ERP Optima. To system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, który umożliwia efektywne zarządzanie finansami, sprzedażą, magazynem, kadrami i płacami. Dzięki modułowej budowie, Optima jest elastyczna i może być dostosowana do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, wspierając jej dalszy rozwój i automatyzację procesów.

Usługi IT

Aby zapewnić kompleksową obsługę IT, oferujemy również szeroką gamę usług, w tym helpdesk oraz stałe umowy serwisowe. Nasz helpdesk zapewnia szybką pomoc techniczną w zakresie oprogramowania, sprzętu oraz sieci, natomiast stałe umowy serwisowe obejmują monitoring serwerów, zarządzanie aktualizacjami oraz tworzenie kopii zapasowych, co zapewnia bezpieczeństwo i niezawodność infrastruktury IT w Twojej firmie.

Nasi klienci

Bądź na bieżąco z KSeF i zmianami w e-fakturowaniu!

Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, nowych przepisów i najlepszych praktyk w zakresie cyfrowego fakturowania.

Umów się na konsultacje

Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu? Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie

Systemy ERP - Wdrożenia - Partner Comarch ERP XL i ERP Optima Kraków

Systemy ERP - Wdrożenia - Partner Comarch ERP XL i ERP Optima Kraków

I will be back soon

Systemy ERP - Wdrożenia - Partner Comarch ERP XL i ERP Optima Kraków
Cześć 👋
W czym możemy Ci pomóc?
Messenger