Aktualności
30 grudnia 2025
- (12) 260 44 50
- office@elte-s.com
- PN - PT: 8:00 - 16:00
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, elektroniczna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej. Jest to rozwiązanie, które rewolucjonizuje tradycyjne fakturowanie, zastępując papierowe dokumenty cyfrowymi odpowiednikami.jp
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie, które będzie obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości czy branży. Oto kilka przykładów firm, które mogą szczególnie skorzystać z tego rozwiązania w dniu dzisiejszym:
Automatyczne wystawianie i odbiór faktur bez ręcznego wprowadzania danych
Odporność na awarie i tryby offline
Pełna zgodność prawna z FA(3) i API 2.0
Szybsze płatności i lepsza kontrola przepływów finansowych
Odbiór dokumentów od klientów zaraz po ich wystawieniu
Możliwość dodawania opisów i akceptacji dokumentów
Integracja z Comarch DMS/BPM i procesami obiegu dokumentów
Pełna automatyzacja obsługi faktur oraz zgodność z przepisami podatkowymi
Szybkie wdrożenie i prosta konfiguracja KSeF
Gotowość do odbioru faktur od lutego
Możliwość testowania w środowisku demo
Oszczędność czasu, redukcja kosztów administracyjnych i lepsze zarządzanie finansami
Łatwiejsze rozliczenia VAT i integracja z OSS
Zgodność z przepisami europejskimi
Obsługa faktur zagranicznych w jednym środowisku ERP
Natychmiastowe przesyłanie faktur do systemu skarbowego
Łatwiejsze rozliczenia i monitorowanie statusu dokumentów
Automatyzacja fakturowania i eliminacja błędów
Szybszy obieg dokumentów sprzedaży i zakupu
Automatyczne dopasowanie faktur do zamówień
Lepsza kontrola nad płynnością finansową przy dużej liczbie transakcji
brak wydatków na papier, druk i wysyłkę, a automatyzacja zmniejsza nakład pracy księgowości.
dane pobierane bezpośrednio z systemu ERP eliminują pomyłki i konieczność korekt.
faktury są zgodne z przepisami i przechowywane w KSeF przez 10 lat.
szybki wgląd w status faktur i płatności ułatwia zarządzanie przepływami pieniężnymi.
faktury można wyszukać i pobrać w kilka sekund, bez przeszukiwania archiwów.
mniej papieru, niższa emisja CO₂ i zgodność z trendem „paperless”.
System samodzielnie pobiera potwierdzenia odbioru faktur wysłanych do KSeF (również w trybie Demo), eliminując konieczność ręcznego sprawdzania statusów.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza faktur VAT, do której firmy przesyłają faktury w ustrukturyzowanym formacie XML. Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator i jest dostępny dla odbiorcy przez ten sam system, nadzorowany przez administrację skarbową.
Od 2022 roku KSeF działa dobrowolnie, a wkrótce obejmie wszystkie firmy w Polsce. Jego celem jest cyfryzacja faktur, eliminacja papierowych dokumentów oraz automatyczna weryfikacja danych. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują prostsze rozliczenia, lepszą kontrolę finansów i zgodność z nowoczesnymi standardami e-fakturowania.
KSeF z projektu pilotażowego przerodził się w obowiązek regulowany prawem, z jasno określonym harmonogramem wdrożenia. Zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o VAT, obowiązkowe e-fakturowanie poprzez KSeF zostanie wprowadzone etapowo w 2026 roku. Oto kluczowe terminy i wymagania:
Krajowy System e-Faktur działa w tym okresie jako rozwiązanie dobrowolne.
Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane obok tradycyjnych papierowych i PDF – pod warunkiem zgody odbiorcy.
To czas na przygotowanie systemów ERP, procesów i uprawnień przed wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania.
Od 1 stycznia 2026 r. e-fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkowe, ale przewidziano okres przejściowy.
W przypadku problemów z dostępnością systemu można wystawić fakturę w trybie offline:
Offline 24 – niedostępność po stronie podatnika, faktura z 2 kodami QR, wysyłka do KSeF w 1 dzień roboczy.
Awaria KSeF – niedostępność po stronie systemu, przesłanie faktury w 7 dni po przywróceniu działania.
Mikrofirmy mają czas do 30 września 2026 r. na pełne wdrożenie, ale powinny być gotowe na odbiór faktur już od 1 lutego, gdy duzi dostawcy rozpoczną ich wysyłkę przez KSeF.
Ministerstwo Finansów określa wymogi techniczne i standardy integracji z KSeF.
Dostęp wymaga autoryzacji (np. podpis kwalifikowany, token, profil zaufany).
Firmy muszą zapewnić zgodność oprogramowania ERP z nowym formatem faktur.
Po 2026 r. brak dostosowania do KSeF może skutkować sankcjami podatkowymi.
Nieprzesyłanie faktur do KSeF grozi karami do 100% VAT z faktury lub 18,7% wartości brutto. Urząd skarbowy może nałożyć sankcje bez wcześniejszego wezwania.
Faktury wystawione poza KSeF mogą zostać uznane za nieważne, co utrudni ich rozliczenie. Nabywcy mogą mieć problem z odliczeniem VAT, a sprzedawcy – z wykazaniem przychodu.
Brak przygotowania do KSeF może sparaliżować pracę działu księgowego. Ręczne przesyłanie faktur, poprawianie błędów i zaległości grożą opóźnieniami w płatnościach.
Ręczne wprowadzanie danych do KSeF zwiększa ryzyko pomyłek (np. błąd w NIP czy dacie). Odrzucenie faktury oznacza dodatkowe korekty i wyjaśnienia z kontrahentami.
Firma bez KSeF może zostać uznana za nieprofesjonalną. Brak zgodności z przepisami i problemy z fakturami mogą osłabić relacje biznesowe.
Systemy Comarch ERP, takie jak Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL czy Comarch Betterfly (dawniej Comarch ERP XT), oferują wbudowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając firmom szybkie dostosowanie się do nowych przepisów bez konieczności korzystania z zewnętrznych aplikacji.
Aby uruchomić KSeF w Comarch ERP (Optima/XL) bez niespodzianek, upewnij się, że spełnione są poniższe warunki. Jeśli czegokolwiek brakuje — doradzimy, dostarczymy licencje i przeprowadzimy aktualizację w ramach wdrożenia.
Comarch ERP Optima/XL zgodna z FA(2) Ministerstwa Finansów; zalecana wersja 2025.3+.
Aktywna licencja systemowa oraz moduł KSeF (opcjonalnie: Workflow / Firma archiwizowana – jeśli przewidujesz obiegi i archiwizację e-faktur).
Windows Server 2019+ lub Windows 10/11 (albo dostęp do Chmury Comarch) oraz stabilny internet min. 5 Mb/s.
Uprawnienia do autoryzacji poprzez podpis kwalifikowany, token lub login MF.
Dla MŚP
Dla MŚP i dużych firm
Umów 10-minutową konsultację – przygotujemy odpowiednią konfigurację systemu, politykę uprawnień oraz scenariusze offline, aby Twoje wdrożenie było w pełni zgodne z wymaganiami KSeF 2.0.
Od lat wdrażamy Comarch ERP w firmach różnych branż. Znamy zarówno aspekty techniczne, jak i księgowe KSeF. Już w fazie pilotażu zdobyliśmy doświadczenie w integracji e-faktur. Dzięki temu unikniesz błędów i typowych problemów wdrożeniowych.
Jesteśmy w gronie TOP 1% firm wdrażających Comarch – potwierdza to status Złotego Partnera.
Oferujemy pełne wsparcie – od analizy, przez konfigurację, po szkolenia i opiekę powdrożeniową. Dostosowujemy system do Twoich potrzeb i eliminujemy konieczność kontaktu z wieloma dostawcami. Masz jednego dedykowanego opiekuna projektu.
Każda firma działa inaczej, dlatego dopasowujemy KSeF do Twoich procesów. Uwzględniamy niestandardowe obiegi dokumentów, pola na fakturach czy integracje, by system wspierał Twoją działalność, a nie ją komplikował.
Działamy tak, by wdrożenie nie zakłócało pracy Twojej firmy – kluczowe operacje przeprowadzamy poza godzinami szczytu, regularnie tworzymy backupy i testujemy system w bezpiecznym środowisku. Zapewniamy płynne przejście na KSeF.
Nie zostawiamy Cię po wdrożeniu – oferujemy stałe wsparcie i informujemy o zmianach prawnych. Szybko wdrażamy aktualizacje i prowadzimy dodatkowe szkolenia, jeśli jest taka potrzeba.
Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia wszystkie faktury muszą być przesyłane do systemu w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają faktury. Obejmuje to przedsiębiorców zarówno w Polsce, jak i zagranicznych sprzedawców świadczących usługi lub sprzedających towary w Polsce.
Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Przed tym terminem, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu, ale po wprowadzeniu obowiązkowych przepisów, każda faktura musi być wystawiana w systemie KSeF.
Zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF będą m.in. podmioty, które nie prowadzą działalności gospodarczej podlegającej VAT lub ci, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie przepisów krajowych (np. przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT).
KSeF to centralny rejestr e‑faktur, ale struktury JPK, takie jak JPK_V7 czy JPK‑CIT, są nadal aktualizowane i współistnieją z KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy przesyłają dane zarówno do KSeF, jak i do obowiązujących struktur JPK w swoich systemach ERP.
Tak, w systemie KSeF, podobnie jak w JPK, znajdą się wszystkie dane z faktury, w tym jej treść. JPK będzie służyło jako zbiór danych przesyłanych do urzędów skarbowych, ale faktura będzie również przechowywana w systemie KSeF.
Zgodnie z przepisami, system KSeF dotyczy jedynie faktur VAT. Rachunki, które nie są fakturami VAT, nie muszą być przesyłane do systemu, choć mogą być wystawiane w systemach e-fakturowania, jeśli są zgodne z wymaganiami.
Nie. JPK zawiera dane, których nie ma w KSeF (np. dokumenty zagraniczne).
Numery KSeF mają pojawić się w JPK dopiero po wprowadzeniu nowej struktury JPK_VAT (JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3)). Zgodnie z zapowiedziami administracji skarbowej, nowa struktura ma obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W konsekwencji, zmiany po stronie Comarch ERP Optima związane z tą strukturą są planowane na luty/marzec 2026 r.
Datą wystawienia faktury jest data zawarta w polu P1 dokumentu, natomiast data rejestracji w KSeF jest odrębna. Data przesłania faktury do systemu KSeF nie zmienia daty jej wystawienia.
Nie musimy podejmować żadnych dodatkowych kroków, ale możemy wydrukować fakturę.
Nie, platforma KSeF nie informuje o pobraniu faktury przez odbiorcę.
Tak, faktura będzie wysyłana do KSeF, a wydruk faktury będzie przekazywany inną drogą do odbiorcy.
Nie jest to możliwe w ramach e-faktury FA3. Dozwolony jest wyłącznie załącznik ustrukturyzowany w formacie XML, który stanowi część dokumentu. Inne pliki, takie jak PDF, JPG czy XLS, należy przesyłać poza system KSeF, np. w osobnej korespondencji z kontrahentem.
Faktury rozliczające zaliczki mogą być wysyłane do KSeF niezależnie od wysyłki wcześniejszych faktur zaliczkowych, z zachowaniem mechanizmów powiązania i weryfikacji dokumentów.
W KSeF nie można anulować ani unieważnić wystawionej faktury. Błędny dokument należy skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej.
Tak. Do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można wystawiać i przesyłać faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C). Nie jest to jednak obowiązkowe — przy sprzedaży konsumenckiej przepisy dopuszczają wystawianie faktur zarówno przez KSeF, jak i poza nim.
Tak, faktura wystawiona w systemie KSeF musi zawierać numer KSeF. Jest to unikalny numer przypisany do każdej faktury przez system, który pozwala na jej identyfikację w centralnym rejestrze e-faktur.
Faktury przesyłane do systemu KSeF są traktowane jak każda inna faktura VAT. Po otrzymaniu faktury w systemie KSeF, należy ją zaksięgować w zgodzie z wewnętrznymi procedurami księgowymi firmy. Warto upewnić się, że system księgowy jest zintegrowany z KSeF, aby proces księgowania przebiegał automatycznie.
Datą wystawienia jest wartość wpisana na fakturze w polu P_1, a nie data UPO.
Nie, ale numer KSeF będzie potrzebny do pliku JPK-V7.
Nie. Faktury pro forma nie są dokumentami księgowymi i nie podlegają wysyłce do KSeF.
Tak. Faktury ustrukturyzowane identyfikowane są m.in. za pomocą kodów QR, dlatego własne wydruki powinny zostać dostosowane do nowych wymagań.
Można wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do Klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją do KSeF
Faktury muszą być wysyłane do systemu KSeF nie później niż 15 dni od dnia wystawienia faktury lub jej otrzymania (w przypadku faktur zakupu). Ustalenie terminu jest kluczowe, by uniknąć sankcji za opóźnienia.
Tryb Offline 24 dotyczy sytuacji, gdy niedostępność systemu występuje po stronie podatnika. W takim przypadku faktura jest generowana z wydrukiem zawierającym dwa kody QR i musi zostać przesłana do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego. Natomiast awaria KSeF oznacza niedostępność po stronie samego systemu, a faktury należy przesłać w ciągu 7 dni od momentu przywrócenia działania platformy.
Nie. Faktury należy wysyłać w czasie rzeczywistym.
Tak. Tryby można stosować zamiennie. Tryb offline24 oznacza wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej najpóźniej następnego dnia roboczego.
W trybie online — tak. W trybie offline24 — do końca następnego dnia roboczego. W trybie offline — do jednego dnia po zakończeniu niedostępności KSeF. W trybie awaryjnym — do siedmiu dni po zakończeniu awarii.
Tak. Po pobraniu UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru) numer KSeF automatycznie przypisuje się do dokumentu i może być uwzględniony na wydruku. Dodatkowo, od wersji Comarch ERP Optima 2025.3.1 numery KSeF oraz kody QR pojawiają się na wszystkich standardowych wydrukach oraz na wydrukach użytkownika utworzonych na bazie tej wersji. Starsze, wcześniej modyfikowane wydruki wymagają dostosowania, aby prezentowały numer KSeF i kod QR.
Tak, w przypadku faktur zarejestrowanych poza systemem istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia numeru KSeF na odpowiedniej zakładce dokumentu.
System prezentuje status wysyłki dokumentu do KSeF, informując o powodzeniu operacji lub ewentualnych błędach, co umożliwia szybką reakcję i korektę.
Faktura sprzedaży (oraz faktura korygująca) jest wystawiana w module sprzedażowym lub handlowym systemu ERP. Po jej utworzeniu dokument może zostać przekazany do KSeF na dwa sposoby:
automatycznie – w momencie zatwierdzenia dokumentu, jeśli w systemie włączona jest automatyczna wysyłka do KSeF,
ręcznie – z poziomu listy dokumentów, przy użyciu dedykowanej funkcji wysyłki do KSeF.
Po wysłaniu faktury system komunikuje się z KSeF i po poprawnym przyjęciu dokumentu umożliwia pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które stanowi potwierdzenie skutecznego przekazania faktury do KSeF.
Program wspiera wysyłkę przy zatwierdzaniu dokumentu, a nie harmonogram wysyłki o konkretnej godzinie.
Tak, jest to możliwe.
Tak. Wysyłka jest możliwa dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.
Nie. Dokument nie jest przenoszony do rejestru VAT automatycznie.
Tak. Wybór odbywa się na Liście Faktur z KSeF w systemie ERP i za ten wybór odpowiada użytkownik.
Pobierane są dokumenty wystawione i wysłane na Twój NIP.
Tak. Wizualizacja jest dostępna w pakietach OCR&KSeF lub KSeF.
Tak. Program umożliwia skonfigurowanie automatycznej wysyłki faktur do KSeF według ustalonego harmonogramu, np. o określonej godzinie lub w określonych interwałach czasowych.
Tak. Wysyłka faktur może być realizowana automatycznie według harmonogramu lub bezpośrednio w momencie zatwierdzania dokumentu, w zależności od ustawień systemu.
Tryb wystawienia faktury (online lub offline24) można ustalić na podstawie statusu dokumentu oraz terminów jego wysyłki do KSeF. System prezentuje statusy związane z komunikacją z KSeF oraz daty wysyłki i przyjęcia dokumentu.
Tak. System umożliwia stosowanie walidacji formalnych oraz reguł biznesowych, które mogą blokować wysyłkę dokumentów niespełniających określonych warunków. Dodatkowo KSeF weryfikuje poprawność struktury faktury i odrzuca dokumenty niezgodne z wymaganiami.
Tak, pod warunkiem że dokument spełnia wymagania e-faktury oraz jest obsługiwany przez mechanizmy integracji KSeF w systemie.
Na ten moment taka funkcjonalność nie jest jeszcze dostępna, ale trwają prace nad jej wprowadzeniem. Obecnie rekomendowane jest, aby klient samodzielnie pobierał dokumenty z KSeF, opisywał i kwalifikował je po swojej stronie, a następnie przekazywał je do Biura Rachunkowego w uzgodnionej formie.
Archiwum służy do przechowywania i przeglądania wszystkich przesłanych oraz odebranych dokumentów.
Tak, użytkownik może sam zdecydować, czy faktura zakupowa z KSeF trafi do modułu Handel czy do Rejestru VAT, na podstawie ustawień importu dokumentów.
System umożliwia import faktur zakupu z KSeF. Zaimportowane dokumenty można przekształcić w odpowiednie dokumenty systemowe, takie jak faktury zakupu (FZ), faktury zaliczkowe (FZL) czy korekty faktur (KZL).
Tak, przed importem system weryfikuje, czy faktura nie została już wcześniej zaimportowana, aby uniknąć duplikacji dokumentów.
Z obu miejsc. Faktury trafiają na listę „Faktury z KSeF”, skąd można je przenieść do modułu Handel lub do rejestru VAT. Import jest możliwy także bezpośrednio z listy FZ.
Aktualnie pobieranie działa dla jednej bazy jednocześnie. Obsługa zbiorcza jest rozwijana w module Biuro Rachunkowe.
FZ można powiązać z zatwierdzonym zamówieniem dostawcy (ZD) i z przyjęciem zewnętrznym (PZ). Instrukcje znajdują się w pomocy Comarch: powiązanie FZ↔ZD oraz FZ↔PZ.
W pierwszej kolejności po kodzie EAN (np. ze skanu), a jeśli go brak — po nazwie. Gdy towaru nie ma w bazie, system zaproponuje utworzenie nowych kart towarów lub usług.
Jeśli w bazie istnieje kontrahent o NIP zgodnym z fakturą, system podstawi go automatycznie. W przeciwnym razie zaproponuje utworzenie nowej karty.
Dokumenty najpierw trafiają na listę „Faktury z KSeF”, a następnie można je przenieść do modułu Handel lub do rejestru VAT. Import jest możliwy także z listy FZ.
Nie. Faktury zagraniczne obsługuje się poza KSeF. Comarch OCR pozostaje przydatny m.in. do takich dokumentów.
Podczas importowania faktur z KSeF do modułu Handel, system automatycznie analizuje pozycje z dokumentu i próbuje przypisać je do odpowiednich kart towarowych.
Najpierw sprawdzany jest kod EAN – jeśli w bazie istnieje towar z identycznym kodem, pozycja zostaje z nim powiązana.
Gdy nie znajdzie się dopasowanie po EAN, system weryfikuje nazwę towaru.
Jeśli towar zostanie odnaleziony (po EAN lub nazwie), jest automatycznie dodawany do dokumentu.
W przypadku braku dopasowania pojawia się okno „Wybierz parametry dodawanych towarów”, gdzie użytkownik może:
utworzyć nowe karty towarów lub usług dla pozycji, których nie ma w bazie,
albo ręcznie przypisać pozycje do już istniejących kart.
Tak, program Comarch ERP Optima pozwala na automatyczne wysyłanie faktur cyklicznych do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jeżeli szablon faktury cyklicznej został skonfigurowany tak, by dokumenty były tworzone jako zatwierdzone, a na karcie operatora w sekcji KSeF zaznaczono opcję „Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu”, wówczas system po wygenerowaniu faktury samodzielnie podejmie próbę jej wysłania do KSeF.
Tak. Od wersji Comarch ERP Optima 2026.0.1 program automatycznie pobiera UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) dla dokumentów wysyłanych do KSeF, także w trybie Demo. System wykonuje to automatycznie po 5 minutach od wysyłki dokumentów, eliminując potrzebę ręcznego pobierania potwierdzeń.
Pole „Kwalifikacja” służy do określenia, w którym miejscu programu ma zostać umieszczony dokument pobrany z KSeF. To wewnętrzna informacja dla systemu, na podstawie której faktura zostanie skierowana do odpowiedniego modułu.
Użytkownik, w zależności od rodzaju dokumentu, może wskazać, czy dana faktura:
powinna trafić do rejestru VAT (np. faktury kosztowe),
ma zostać dodana do modułu Handel (faktury zakupowe),
czy też powinna pozostać w archiwum bez dalszego przetwarzania.
Domyślnie każda nowo pobrana faktura z KSeF otrzymuje status „Niezakwalifikowany”, który można później ręcznie zmienić na jedną z dostępnych opcji.
Tak – w Comarch ERP Optima można w prosty sposób sprawdzić zawartość faktur przesłanych przez Internetową Wymianę Dokumentów (IWD). Po otwarciu danego dokumentu jego podgląd widoczny jest po lewej stronie formularza.
Aby system umożliwiał pobieranie faktur razem z załącznikami, należy aktywować opcję „Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami” w menu:Start → Konfiguracja → Firma → Ogólne → Praca rozproszona.
Dzięki temu wszystkie nowe dokumenty wczytywane z IWD będą zawierały pełne dane, łącznie z załącznikami.
Tak, zawartość pola „Opis” (oraz ewentualnych atrybutów) znajdujących się na zakładce [Dodatkowe] w formularzu faktury jest automatycznie przekazywana do Krajowego Systemu e-Faktur.
W KSeF informacje te trafiają do sekcji „Dodatkowy opis”, dzięki czemu można w tym miejscu zamieszczać dodatkowe dane lub komunikaty wymagane przez odbiorcę faktury.
Tak, dokumenty przeniesione z zakładki KSeF → Faktury KSeF → Zakup do rejestru VAT lub modułu Handel nie są usuwane z listy faktur z KSeF.
Pozostają one widoczne, ale w kolumnie „Kwalifikacja” pojawia się odpowiednia informacja, która pokazuje, że dana faktura została już przeniesiona do rejestru VAT lub handlu.
Dzięki temu użytkownik ma pełny wgląd w historię wszystkich faktur pochodzących z KSeF, niezależnie od ich aktualnego miejsca w systemie.
Tak. Nawet jeśli faktura została już zatwierdzona i przekazana do KSeF, w module Handel nadal można wygenerować dla niej odpowiadający dokument WZ. Proces wysyłki do KSeF nie blokuje możliwości tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych.
Tak — korekty wystawione w KSeF są obsługiwane podczas importu w Comarch ERP Optima.
Po pobraniu dokumentu system sprawdza, czy w bazie znajduje się oryginalna faktura zakupu, do której odnosi się korekta.
Jeśli dokument źródłowy istnieje i jest zatwierdzony, korekta zostaje z nim powiązana i trafia do listy faktur zakupu (lub do rejestru VAT – w zależności od kwalifikacji).
Jeżeli system nie odnajdzie powiązanej faktury, użytkownik otrzyma komunikat informujący o braku dokumentu, do którego korekta miałaby zostać przypisana.
W wersji Comarch ERP Optima 2026.0.1 sposób logowania do KSeF zależy od używanego środowiska:
Środowisko produkcyjne (KSeF 1.0)
Możliwe formy uwierzytelnienia:
Dostępne metody:
Warto podkreślić, że w wersji 2026.0 środowisko Demo nie obsługuje autoryzacji poprzez token.
Tak — Comarch ERP Optima umożliwia połączenie faktury zakupu pobranej z KSeF z istniejącym zamówieniem u dostawcy (ZD), jeśli proces zakupowy rozpoczął się od zamówienia.
Program pozwala na powiązanie faktury znajdującej się w buforze z wcześniej zatwierdzonym dokumentem ZD. Funkcja ta działa zarówno dla faktur:
Aby tworzenie powiązania było możliwe, faktura musi:
Samo powiązanie odbywa się z wykorzystaniem kreatora, który prowadzi użytkownika przez cały proces.
Tak. W przypadku faktur obsługiwanych w Comarch ERP Optima, które zostały przekazane do KSeF i dla których system pobrał UPO, wydruk generowany za pomocą sPrint zawiera dodatkowe elementy:
numer identyfikacyjny KSeF,
link weryfikacyjny,
kod QR, który powstaje na podstawie tego linku i pozwala szybko potwierdzić autentyczność faktury w systemie ministerialnym.
Tak — ustawienia integracji z KSeF są lokalne dla konkretnej bazy firmowej.
Oznacza to, że konfigurację należy przeprowadzić osobno w każdej firmie, która ma korzystać z obsługi KSeF.
W Comarch ERP Optima odpowiednie opcje znajdują się w:
Start → Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF.
Po zaznaczeniu „Aktywuj wymianę danych z KSeF” program umożliwia import i eksport dokumentów, o ile operator ma nadane niezbędne uprawnienia do pracy z KSeF.
Tak. Każdy dokument przekazany do KSeF otrzymuje własne, indywidualne UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
UPO potwierdza, że konkretna faktura została poprawnie dostarczona do systemu i została tam prawidłowo zarejestrowana — pełni więc rolę urzędowego potwierdzenia przyjęcia dokumentu.
Nie — samo wysłanie faktury sprzedaży do KSeF nie powoduje automatycznego ujęcia jej w rejestrze VAT.
Aby dokument pojawił się w ewidencji VAT, użytkownik musi ręcznie użyć funkcji:
„Przenieś do rejestru VAT” na liście faktur z KSeF w zakładce Sprzedaż,
lub
odpowiedniej opcji dostępnej na liście faktur sprzedaży w module Handel.
Dopiero po wykonaniu tej operacji faktura zostanie dopisana do rejestru VAT sprzedaży.
Tak, w zależności od konfiguracji systemu. Dokumenty pobrane z KSeF mogą być przekazywane do obiegu dokumentów, gdzie podlegają dalszej akceptacji, opisywaniu i księgowaniu.
Tak. Program umożliwia przeniesienie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio do rejestru VAT, bez konieczności tworzenia dokumentu w module Handel.
Faktury zakupu przeniesione do modułu Handel trafiają zazwyczaj w statusie roboczym (bufor), co pozwala na ich weryfikację i uzupełnienie przed zatwierdzeniem.
Nie. Jedna faktura z KSeF może zostać zakwalifikowana tylko do jednego obszaru: Handlu albo Rejestru VAT. Ewentualne podziały realizowane są na etapie księgowym.
Oznacza to, że faktura zakupu jest przetwarzana jako dokument handlowo-magazynowy, z możliwością powiązania z przyjęciem towaru, magazynem oraz dokumentami PZ.
Nie. System identyfikuje faktury po unikalnych identyfikatorach KSeF, co zapobiega ich ponownemu pobieraniu i duplikacji.
Podczas wczytywania faktury z KSeF program w pierwszej kolejności próbuje dopasować kontrahenta na podstawie numeru NIP.
Jeżeli w bazie znajduje się podmiot z takim samym NIP-em, system automatycznie wskaże istniejącą kartotekę i przypisze ją do dokumentu. Użytkownik może w razie potrzeby ręcznie wybrać innego kontrahenta z listy.
Jeśli natomiast dane z faktury nie pozwalają na jednoznaczną identyfikację kontrahenta, program zaproponuje utworzenie nowej kartoteki. Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub modułu Handel nowy kontrahent zostanie automatycznie dodany do bazy.
Tak — częściowo proces ten odbywa się automatycznie.
Po wejściu na listę KSeF → Faktury z KSeF system sam rozpoczyna pobieranie dokumentów z ostatnich dwóch miesięcy. Przy kolejnych wejściach na listę pobierane są faktury wystawione od momentu ostatniej synchronizacji.
W trakcie pobierania użytkownik widzi komunikat informujący o postępie operacji.
Jeżeli konieczne jest pobranie dokumentów z innego zakresu dat, można uruchomić pobieranie ręcznie, korzystając z przycisku „Pobierz faktury” dostępnego na pasku narzędzi.
Jeżeli faktura zakupu zostanie pobrana z KSeF i powiązana z wcześniej utworzonym dokumentem PZ, to po zatwierdzeniu FZ w efekcie pozostaną dwa dokumenty, które finalnie będą ze sobą zgodne. W Comarch ERP Optima dostępne jest powiązanie faktury pobranej z KSeF z wcześniej wystawionym PZ.
Obecnie po przeniesieniu dokumentu z KSeF do modułu Handel możliwa jest jego edycja. Oznacza to, że użytkownik może podzielić jedną pozycję na kilka części, aby przypisać je do różnych kategorii kosztowych.
Dodatkowe informacje (np. numer RO) można uzupełnić w polu Opis/atrybuty na zakładce związanej z płatnościami. Treść wpisana w tym miejscu jest przekazywana do KSeF.
Tak.
W nowszych wersjach programu wprowadzono obsługę tzw. Podmiotu 3, co umożliwia dodanie do faktury dodatkowych uczestników transakcji poza sprzedawcą i nabywcą.
Dzięki temu dokument może zostać przygotowany zgodnie z pełnym zakresem ról przewidzianych w strukturze FA(3).
Dane dodatkowych podmiotów uświadczone są na zakładce [KSeF] → [Dodatkowe dane].
Uzupełnianie tych informacji nie jest obowiązkowe, a w ramach jednej faktury możliwe jest wskazanie do 100 podmiotów trzecich, z przypisaniem im odpowiednich ról zgodnych ze schemą KSeF.
Tak. Program umożliwia uzupełnienie zakresu dat dla okresu obowiązywania (pola P_6_Od i P_6_Do). Daty wpisuje się na zakładce [KSeF] → [Dodatkowe dane].
Wprowadzone informacje są przekazywane do KSeF i pozwalają jasno wskazać ramy czasowe sprzedaży lub wykonania usługi — np. konkretny miesiąc przy fakturach abonamentowych.
Warto pamiętać o dwóch zasadach:
podany okres dotyczy całego dokumentu, a nie pojedynczych pozycji na fakturze,
jeśli uzupełnisz ten okres, to data sprzedaży wpisana na zakładce [Ogólne] nie zostanie wysłana do KSeF.
Mechanizm wysyłki faktur został dostosowany tak, aby poprawnie obsługiwać przypadki, w których stroną transakcji są Jednostki Samorządu Terytorialnego.
Dzięki temu e-faktura może prawidłowo odzwierciedlać powiązanie między jednostką nadrzędną (np. gminą) a podległą jednostką budżetową, zgodnie z wymaganiami raportowania w KSeF.
Obecnie przypisanie kodów GTU oraz procedur KSeF wykonuje się bezpośrednio na karcie towaru/usługi w cenniku.
Wejdź w kartę cennikową i przejdź do zakładki [Dodatkowe], gdzie znajduje się dedykowana sekcja [KSeF]. Tam możesz na stałe przypisać odpowiednie kody do konkretnego asortymentu.
Dzięki temu, gdy dodasz towar do dokumentu:
kod GTU i procedury zostaną automatycznie przeniesione na fakturę do zakładki [Atrybuty/JPK],
a dodatkowo będą widoczne również na poziomie pozycji dokumentu w zakładce [KSeF].
Nie. Uprawnienia nadaje się w serwisie KSeF (ksef.mf.gov.pl) lub papierowo na formularzu ZAW-FA. System ERP nie służy do nadawania uprawnień.
Nie. Możesz upoważnić cały podmiot (biuro rachunkowe), a uprawnione osoby w tym podmiocie będą mogły wystawiać faktury.
Uprawnienia nadaje się w aplikacji Ministerstwa Finansów (web KSeF) lub w komercyjnych programach poprzez API.
Od 01.02.2026 możliwe jest uwierzytelnianie tokenem i certyfikatem. Token można stosować do 31.12.2026, a później wyłącznie certyfikat. W Comarch ERP Optima już teraz dostępne są dwie metody: token KSeF oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
Nie. Token jest przypisany do bazy firmowej.
Funkcja „Generuj token” w programie tworzy token na podstawie certyfikatu, natomiast sam token generuje się na stronie KSeF.
Wniosek ZAW-FA jest podstawą do nadania osobie uprawnienia pierwotnego, ale sam certyfikat nie powstaje automatycznie.
Certyfikat KSeF tworzy się:
poprzez Comarch EDI Manager, używając pieczęci firmowej albo podpisu elektronicznego reprezentanta,
albo w przypadku braku pieczęci — dopiero po złożeniu ZAW-FA, gdy wskazanej osobie zostanie nadane uprawnienie do generowania certyfikatu.
W wersji Comarch ERP Optima 2026.1.1 metody uwierzytelnienia w KSeF zależą od tego, z jakiego środowiska korzysta użytkownik.
Środowisko testowe / demo (KSeF 2.0)
Dostępne są następujące formy autoryzacji:
podpis kwalifikowany lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
certyfikat KSeF,
token KSeF.
Środowisko produkcyjne (KSeF 1.0)
W tym przypadku możliwe jest uwierzytelnienie przy użyciu:
podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej,
tokena KSeF.
Zakres dostępnych metod jest więc różny w zależności od środowiska, w którym pracuje system.
Tak — program umożliwia zmianę sposobu logowania do KSeF, ale dotyczy to wyłącznie pracy w KSeF 2.0 (środowisko demo/testowe).
Funkcję znajdziesz:
w menu KSeF jako „Zmień sposób uwierzytelniania KSeF”,
oraz na wstążce po wejściu na listę faktur sprzedaży.
Opcja ta pojawi się tylko wtedy, gdy w ustawieniach firmy wskazano środowisko demo w ścieżce:
Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF.
Dla obecnych klientów integracja z KSeF w systemach Comarch ERP jest dostępna bez dodatkowych opłat do 31 lipca 2026 roku, natomiast dla nowych klientów okres bezpłatnej komunikacji trwa do 31 grudnia 2026 roku.
Tak. Wymagana jest aktualna licencja systemu ERP oraz aktywacja modułu KSeF. Pomagamy w zamówieniu i uruchomieniu licencji.
Najpierw zużywane są kredyty Comarch KSeF. Gdy się skończą, naliczanie przechodzi na Comarch OCR. Po wyczerpaniu obu działa okres darmowego przedłużenia (7 dni w wariancie miesięcznym lub 14 dni w rocznym), a następnie następuje blokada wymiany z KSeF.
Nie. Wyższy pakiet trzeba dokupić samodzielnie. Nadwyżka dokumentów z okresu darmowego zostanie rozliczona już w nowym, wyższym pakiecie.
Tak. Dopłacasz wyłącznie różnicę między pakietami.
W instalacjach lokalnych zakup realizuje Partner. W Chmurze Enterprise zakup wykonuje się w Comarch Cloud Portal, a w Chmurze Standard po zalogowaniu administratora na Platformie WWW.
Nie. Niewykorzystane kredyty przepadają — dotyczy to pakietów miesięcznych, rocznych oraz zmiany wariantu.
Nie. Niższa jest cena, natomiast liczba kredytów pozostaje zgodna z wybranym pakietem.
Kredyty są pobierane za wysyłkę i za pobranie faktur. Pobranie UPO nie zużywa kredytów.
Tak. System prezentuje podgląd salda oraz komunikaty ostrzegawcze (np. po przekroczeniu 75% i po wyczerpaniu limitu).
Zużyjesz dwa kredyty, ponieważ to dwa niezależne procesy (rozpoznanie i import z KSeF).
Kredyt jest rezerwowany przed wysłaniem do KSeF. Jeśli wysyłka się nie powiedzie, kredyt wraca na saldo.
W wariancie „no limit” nie obowiązuje limit liczby dokumentów.
Nie. Comarch OCR to warstwa licencyjna. Sama komunikacja z KSeF realizowana jest przez systemy Comarch ERP.
W instalacji stacjonarnej obowiązuje rozliczenie roczne, a w chmurze rozliczenie miesięczne.
Licencja KSeF jest przypisana do klucza. Każdy klucz wymaga osobnej licencji. Alternatywnie można licencjonować Comarch OCR na jeden NIP.
W Comarch ERP Optima limit jest wspólny, jak w module Biuro Rachunkowe. W Comarch ERP XL dla wszystkich spółek w PP dostępny jest pakiet „no limit”.
Darmowa komunikacja dotyczy środowiska produkcyjnego do czasu określonego przez Comarch. Środowisko demo jest zawsze bezpłatne. Zakup licencji KSeF przerywa darmowy okres produkcyjny od dnia zakupu; zakup OCR tego nie przerywa.
Po zakończeniu okresu promocyjnego rozliczanie komunikacji z KSeF odbywa się zgodnie z warunkami licencyjnymi i cennikiem dostawcy systemu ERP.
Tak. Korekta stanowi odrębny dokument w KSeF i jest liczona jako kolejna operacja komunikacji.
Dokumenty KSeF liczone są od liczby faktur, natomiast OCR rozliczany jest na podstawie liczby przetwarzanych stron. Wykorzystanie pakietów zależy od rodzaju wykonywanej operacji.
Dokumenty przesyłane z Comarch Betterfly do Biura Rachunkowego przez Internetową Wymianę Danych nie są dodatkowo płatne i nie są rozliczane z limitu OCR/KSeF po stronie biura.
Nie. Do korzystania z importu dokumentów z KSeF nie jest wymagane posiadanie licencji na moduł Obieg Dokumentów.
Tak. W środowisku testowym można zarówno wystawiać, jak i importować dokumenty.
Nie. Wersja demo nie wywołuje skutków prawnych.
Nie. Wersja demo służy testom integracji i nie wywołuje skutków prawnych.
Pliki XML są przechowywane w Ministerstwie Finansów przez 10 lat oraz w systemach Comarch ERP. Do ERP trafiają tylko te dokumenty, które użytkownik wybierze do importu.
Tak. Funkcjonalność jest dostępna.
Tak. Konfigurację włącza się osobno w każdej bazie.
Najbliższa wersja Comarch ERP XL będzie wspierać KSeF 2.0 / FA(3). Szczegóły przedstawimy na webinarze. Jeśli chodzi o Comarch ERP Optimę, aktualne informacje publikujemy w materiałach produktowych i na webinarach.
Obsługa certyfikatów KSeF w konfiguracji programu Comarch ERP Optima dostępna jest w wersji 2026.0.1. W kolejnych wersjach systemu producent przewiduje dalsze usprawnienia w zakresie uwierzytelniania do KSeF 2.0.
Dostęp do środowiska DEMO KSeF 2.0 realizowany jest poprzez uwierzytelnienie użytkownika, np. za pomocą podpisu lub pieczęci kwalifikowanej albo certyfikatu KSeF (w zależności od konfiguracji). W programie Comarch ERP Optima należy wybrać środowisko DEMO, a przy próbie komunikacji system poprosi o wskazanie odpowiedniego certyfikatu.
Nie. Dostępne metody uwierzytelniania zależą od środowiska:
w środowisku produkcyjnym możliwe jest użycie tokenów oraz podpisu/pieczęci kwalifikowanej,
w środowisku DEMO stosowane są mechanizmy uwierzytelniania właściwe dla środowiska testowego, w tym certyfikaty.
Testowanie KSeF 2.0 (FA(3)) wymaga wersji systemu zgodnej z obsługą KSeF 2.0. W praktyce środowisko DEMO KSeF 2.0 obsługiwane jest w nowszych wersjach programu, takich jak Comarch ERP Optima 2026.0.1.
Wersja Comarch Mobile, która ma umożliwić konfigurację oraz wysyłkę dokumentów do KSeF w integracji z Comarch ERP Optima, jest planowana do udostępnienia w grudniu 2025 r. (Dokładny numer wersji będzie wynikał z komunikatu wydawcy).
Udostępnienie nowej wersji Comarch BPM jest planowane na pierwszą połowę grudnia 2025 r.
Tak. Comarch Betterfly udostępnia API do wystawiania.
Instrukcje konfiguracji są dostępne w pomocy Comarch Betterfly.
Tak. Klient może zmienić formę i termin płatności, dodać kategorię oraz informacje dla biura rachunkowego.
Nie. Comarch Betterfly jest dostępny także w przeglądarce.
Tak. To model współpracy biura rachunkowego z klientem w oparciu o Comarch ERP Optima lub Comarch Betterfly.
Działanie Comarch EDI regulują umowy SLA, które precyzują czas reakcji, terminy usunięcia usterki oraz odpowiedzialność dostawcy.
Comarch EDI to system klasy mission-critical, pracujący 24/7. W praktyce ewentualne przerwy są sporadyczne i krótkotrwałe — liczone w minutach lub godzinach, nie w dniach — i nie wpływają na ciągłość wysyłki dokumentów.
Comarch EDI KSeF może automatycznie pobierać dokumenty z KSeF w formacie XML, następnie przekształcać je na czytelny plik PDF i przekazywać dalej, np. do systemu workflow, kancelarii zakupowej lub innego narzędzia u odbiorcy.
W zależności od potrzeb, można przekazać:
sam PDF,
PDF wraz z oryginalnym XML,
lub PDF + dodatkowe dane strukturalne, które umożliwiają automatyczne wczytanie dokumentu do obiegu.
W przypadku standardowej pracy „online” — czyli najpierw wysyłka do KSeF, a potem generowanie wizualizacji — dokument PDF przygotowany przez Comarch EDI KSeF powinien zawierać jeden kod QR odsyłający do faktury w systemie ministerialnym.
Tak. Wizualizacje generowane w Comarch EDI KSeF są dwujęzyczne (PL/EN) — nagłówki i sekcje faktury są prezentowane po polsku i angielsku, a treść pól pozostaje w języku przekazanym przez wystawcę faktury.
Ministerstwo dopuszcza takie wizualizacje pod warunkiem zgodności z treścią pliku XML.
Usługa Comarch EDI KSeF dostarcza gotowe wizualizacje z prawidłowo wygenerowanym kodem QR zgodnym z wytycznymi MF.
Jeżeli firma używa własnych szablonów faktur, tworząc wizualizacje poza EDI, powinna stosować się do wymagań technicznych Ministerstwa — tak, aby umieszczony kod QR był zgodny z obowiązującym standardem.
Zapewniamy helpdesk, stałą obsługę IT oraz szybkie aktualizacje, zgodnie z cennikiem usług ELTE-S.
Tak. Szkolenie dla zespołu lub wybranych użytkowników jest wliczone w cenę wdrożenia.
System tworzy szczegółowy raport błędu. Zgłoszenie sprawy do helpdesku pozwala na szybką diagnozę i korektę.
W przypadku błędów w danych formalnych, których nie można skorygować notą, najprostszym rozwiązaniem jest wyzerowanie błędnej faktury poprzez wystawienie korekty in minus, a następnie wystawienie nowego, poprawnego dokumentu z prawidłowymi danymi kontrahenta.
Interfejs API KSeF umożliwia pobieranie dużej liczby faktur w postaci plików XML zgodnych ze schemą KSeF. Natomiast udostępnianie PDF-ów przez API nie jest przewidziane przez ministerstwo.
Generowanie wersji PDF zapewniają rozwiązania komercyjne, m.in. Comarch EDI KSeF.
System KSeF narzuca limit wielkości przesyłanych plików. Jeśli załącznik przekracza dopuszczalny rozmiar, można:
podzielić załącznik na mniejsze części,
albo skorzystać z modelu hybrydowego w Comarch EDI: faktura trafia do KSeF, a załącznik zostaje dostarczony do odbiorcy inną ścieżką (np. e-mailem) jako ZIP lub PDF z wbudowanymi plikami.
KSeF umożliwia dodanie załącznika w formie tabelarycznej sekcji XML, która ma ograniczoną strukturę i rozmiar. Jeśli dokument wymaga dołączenia wielu różnych plików, których nie da się umieścić w tej sekcji, trzeba przekazać je poza KSeF, np. przesyłając bezpośrednio e-mailem lub innym kanałem, tak jak w modelu hybrydowym.
Ministerstwo nie dopuszcza przekazywania listów przewozowych w ramach przesyłki do KSeF.
Dokumenty transportowe muszą być przekazywane poza systemem KSeF.
Comarch EDI umożliwia automatyczne dostarczenie faktury (po uzyskaniu numeru KSeF) razem z dodatkowymi plikami, np. listem przewozowym, na adres e-mail odbiorcy jako ZIP lub PDF zawierający załączniki.
Nie — zgłoszenia dotyczą tylko wystawiania faktur z załącznikami.
Odbieranie takich dokumentów odbywa się bez dodatkowych formalności.
Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia KSeF jest kluczowy dla sukcesu projektu. ELTE-S wyróżnia się doświadczeniem i podejściem, które przekładają się na realne korzyści dla klienta.
Decydując się na współpracę z nami, zyskujesz pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie, a Twoja firma w pełni wykorzysta potencjał integracji Comarch ERP z KSeF.
Wdrażamy politykę uprawnień w KSeF, obejmującą wysyłkę, odbiór i zarządzanie uprawnieniami, oraz stosujemy nowoczesne metody uwierzytelniania: profil zaufany, podpis/pieczęć kwalifikowaną, token oraz indywidualny certyfikat KSeF (od 1.11.2025).
Jeśli Twoja firma rośnie i potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi niż te oferowane przez Comarch Betterfly (dawniej Comarch ERP XT), rozważ przejście na Comarch ERP Optima. To system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, który umożliwia efektywne zarządzanie finansami, sprzedażą, magazynem, kadrami i płacami. Dzięki modułowej budowie, Optima jest elastyczna i może być dostosowana do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, wspierając jej dalszy rozwój i automatyzację procesów.
Aby zapewnić kompleksową obsługę IT, oferujemy również szeroką gamę usług, w tym helpdesk oraz stałe umowy serwisowe. Nasz helpdesk zapewnia szybką pomoc techniczną w zakresie oprogramowania, sprzętu oraz sieci, natomiast stałe umowy serwisowe obejmują monitoring serwerów, zarządzanie aktualizacjami oraz tworzenie kopii zapasowych, co zapewnia bezpieczeństwo i niezawodność infrastruktury IT w Twojej firmie.
Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, nowych przepisów i najlepszych praktyk w zakresie cyfrowego fakturowania.
Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu? Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie
I will be back soon
