- (12) 260 44 50
- office@elte-s.com
- PN - PT: 8:00 - 16:00
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, elektroniczna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej. Jest to rozwiązanie, które rewolucjonizuje tradycyjne fakturowanie, zastępując papierowe dokumenty cyfrowymi odpowiednikami.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) z integracją Comarch ERP to rozwiązanie, które będzie obowiązkowe dla wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości czy branży. Oto kilka przykładów firm, które mogą szczególnie skorzystać z tego rozwiązania w dniu dzisiejszym:
Automatyczne wystawianie i odbiór faktur bez ręcznego wprowadzania danych – oszczędność czasu i eliminacja błędów.
Automatyczna obsługa faktur klientów, szybki dostęp do dokumentów i pełna zgodność z przepisami podatkowymi.
Natychmiastowe przesyłanie faktur do systemu skarbowego, łatwiejsze rozliczenia i monitorowanie statusu dokumentów.
Łatwiejsze rozliczenia VAT, integracja z OSS i zgodność z przepisami europejskimi.
Oszczędność czasu, redukcja kosztów administracyjnych i lepsze zarządzanie finansami.
Szybszy obieg dokumentów i lepsza kontrola nad płynnością finansową, szczególnie przy intensywnej sprzedaży.
brak wydatków na papier, druk i wysyłkę, a automatyzacja zmniejsza nakład pracy księgowości.
dane pobierane bezpośrednio z systemu ERP eliminują pomyłki i konieczność korekt.
faktury są zgodne z przepisami i przechowywane w KSeF przez 10 lat.
szybki wgląd w status faktur i płatności ułatwia zarządzanie przepływami pieniężnymi.
faktury można wyszukać i pobrać w kilka sekund, bez przeszukiwania archiwów.
mniej papieru, niższa emisja CO₂ i zgodność z trendem „paperless”.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna baza faktur VAT, do której firmy przesyłają faktury w ustrukturyzowanym formacie XML. Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator i jest dostępny dla odbiorcy przez ten sam system, nadzorowany przez administrację skarbową.
Od 2022 roku KSeF działa dobrowolnie, a wkrótce obejmie wszystkie firmy w Polsce. Jego celem jest cyfryzacja faktur, eliminacja papierowych dokumentów oraz automatyczna weryfikacja danych. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują prostsze rozliczenia, lepszą kontrolę finansów i zgodność z nowoczesnymi standardami e-fakturowania.
KSeF z projektu pilotażowego przerodził się w obowiązek regulowany prawem, z jasno określonym harmonogramem wdrożenia. Zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o VAT, obowiązkowe e-fakturowanie poprzez KSeF zostanie wprowadzone etapowo w 2026 roku. Oto kluczowe terminy i wymagania:
KSeF działa jako opcjonalny system. E-faktura ustrukturyzowana może być stosowana obok tradycyjnych faktur papierowych i PDF, wymagając zgody odbiorcy. To czas na przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania.
Do końca 2026 r. w wyjątkowych sytuacjach (np. awarie) faktury można wystawiać offline, ale trzeba je zgłosić do KSeF w ciągu 7 dni roboczych lub 1 dnia po przywróceniu dostępu. Mikrofirmy mają czas do 30 września 2026 r. na pełne wdrożenie systemu.
Ministerstwo Finansów określa wymogi techniczne. Korzystanie z KSeF wymaga autoryzacji (np. podpis kwalifikowany, token). Firmy muszą dostosować swoje oprogramowanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Niedostosowanie się po 2026 r. grozi sankcjami.
Nieprzesyłanie faktur do KSeF grozi karami do 100% VAT z faktury lub 18,7% wartości brutto. Urząd skarbowy może nałożyć sankcje bez wcześniejszego wezwania.
Faktury wystawione poza KSeF mogą zostać uznane za nieważne, co utrudni ich rozliczenie. Nabywcy mogą mieć problem z odliczeniem VAT, a sprzedawcy – z wykazaniem przychodu.
Brak przygotowania do KSeF może sparaliżować pracę działu księgowego. Ręczne przesyłanie faktur, poprawianie błędów i zaległości grożą opóźnieniami w płatnościach.
Ręczne wprowadzanie danych do KSeF zwiększa ryzyko pomyłek (np. błąd w NIP czy dacie). Odrzucenie faktury oznacza dodatkowe korekty i wyjaśnienia z kontrahentami.
Firma bez KSeF może zostać uznana za nieprofesjonalną. Brak zgodności z przepisami i problemy z fakturami mogą osłabić relacje biznesowe.
Systemy Comarch ERP, takie jak Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL czy Comarch ERP XT, oferują wbudowaną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), umożliwiając firmom szybkie dostosowanie się do nowych przepisów bez konieczności korzystania z zewnętrznych aplikacji.
Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci sprawnie zintegrować system i dostosować procesy do nowych wymogów! Umów się na 10-minutową konsultację i dowiedz się, jak zoptymalizować swoją firmę dzięki Comarch ERP.
Od lat wdrażamy Comarch ERP w firmach różnych branż. Znamy zarówno aspekty techniczne, jak i księgowe KSeF. Już w fazie pilotażu zdobyliśmy doświadczenie w integracji e-faktur. Dzięki temu unikniesz błędów i typowych problemów wdrożeniowych.
Jako oficjalny partner Comarch mamy dostęp do najnowszych aktualizacji i wsparcia producenta. Zapewniamy pełną zgodność z ERP i szybkie reakcje na zmiany systemowe. Twoje rozwiązanie będzie zawsze aktualne i bezkonfliktowe.
Oferujemy pełne wsparcie – od analizy, przez konfigurację, po szkolenia i opiekę powdrożeniową. Dostosowujemy system do Twoich potrzeb i eliminujemy konieczność kontaktu z wieloma dostawcami. Masz jednego dedykowanego opiekuna projektu.
Każda firma działa inaczej, dlatego dopasowujemy KSeF do Twoich procesów. Uwzględniamy niestandardowe obiegi dokumentów, pola na fakturach czy integracje, by system wspierał Twoją działalność, a nie ją komplikował.
Działamy tak, by wdrożenie nie zakłócało pracy Twojej firmy – kluczowe operacje przeprowadzamy poza godzinami szczytu, regularnie tworzymy backupy i testujemy system w bezpiecznym środowisku. Zapewniamy płynne przejście na KSeF.
Nie zostawiamy Cię po wdrożeniu – oferujemy stałe wsparcie i informujemy o zmianach prawnych. Szybko wdrażamy aktualizacje i prowadzimy dodatkowe szkolenia, jeśli jest taka potrzeba.
Zrealizowanych wdrożeń
Lat doświadczenia w branży
Zadowolonych klientów
Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Od tego dnia wszystkie faktury muszą być przesyłane do systemu w czasie rzeczywistym, a przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają faktury. Obejmuje to przedsiębiorców zarówno w Polsce, jak i zagranicznych sprzedawców świadczących usługi lub sprzedających towary w Polsce.
Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Przed tym terminem, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu, ale po wprowadzeniu obowiązkowych przepisów, każda faktura musi być wystawiana w systemie KSeF.
Zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF będą m.in. podmioty, które nie prowadzą działalności gospodarczej podlegającej VAT lub ci, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie przepisów krajowych (np. przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT).
Tak, system KSeF zastąpi dotychczasowy JPK_VAT. Od momentu obowiązkowego wprowadzenia systemu, przedsiębiorcy będą musieli przesyłać faktury do KSeF, który stanie się centralnym systemem do przesyłania wszystkich faktur VAT w Polsce.
Tak, datą wystawienia faktury przesłanej do KSeF jest data jej przesłania do KSeF.
Nie musimy podejmować żadnych dodatkowych kroków, ale możemy wydrukować fakturę.
Nie, platforma KSeF nie informuje o pobraniu faktury przez odbiorcę.
Można wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do Klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją do KSeF
Tak, faktura będzie wysyłana do KSeF, a wydruk faktury będzie przekazywany inną drogą do odbiorcy.
Nie przewidziano dodawania załączników do e-Faktury, ale można umieścić link do zewnętrznego pliku w treści e-Faktury.
Faktury rozliczające zaliczki mogą być wysyłane do KSeF niezależnie od wysyłki wcześniejszych faktur zaliczkowych, z zachowaniem mechanizmów powiązania i weryfikacji dokumentów.
Błędny dokument z KSeF można unieważnić lub skorygować w systemie Comarch ERP XL.
Faktury muszą być wysyłane do systemu KSeF nie później niż 15 dni od dnia wystawienia faktury lub jej otrzymania (w przypadku faktur zakupu). Ustalenie terminu jest kluczowe, by uniknąć sankcji za opóźnienia.
Tak, w systemie KSeF, podobnie jak w JPK, znajdą się wszystkie dane z faktury, w tym jej treść. JPK będzie służyło jako zbiór danych przesyłanych do urzędów skarbowych, ale faktura będzie również przechowywana w systemie KSeF.
Tak, faktura wystawiona w systemie KSeF musi zawierać numer KSeF. Jest to unikalny numer przypisany do każdej faktury przez system, który pozwala na jej identyfikację w centralnym rejestrze e-faktur.
Zgodnie z przepisami, system KSeF dotyczy jedynie faktur VAT. Rachunki, które nie są fakturami VAT, nie muszą być przesyłane do systemu, choć mogą być wystawiane w systemach e-fakturowania, jeśli są zgodne z wymaganiami.
Faktury przesyłane do systemu KSeF są traktowane jak każda inna faktura VAT. Po otrzymaniu faktury w systemie KSeF, należy ją zaksięgować w zgodzie z wewnętrznymi procedurami księgowymi firmy. Warto upewnić się, że system księgowy jest zintegrowany z KSeF, aby proces księgowania przebiegał automatycznie.
Archiwum służy do przechowywania i przeglądania wszystkich przesłanych oraz odebranych dokumentów.
Tak, użytkownik może sam zdecydować, czy faktura zakupowa z KSeF trafi do modułu Handel czy do Rejestru VAT, na podstawie ustawień importu dokumentów.
Tak, po pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru UPO, numer KSeF jest automatycznie przypisywany do dokumentu i może być uwzględniony na jego wydruku.
Tak, w przypadku faktur zarejestrowanych poza systemem istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia numeru KSeF na odpowiedniej zakładce dokumentu.
System prezentuje status wysyłki dokumentu do KSeF, informując o powodzeniu operacji lub ewentualnych błędach, co umożliwia szybką reakcję i korektę.
System umożliwia import faktur zakupu z KSeF. Zaimportowane dokumenty można przekształcić w odpowiednie dokumenty systemowe, takie jak faktury zakupu (FZ), faktury zaliczkowe (FZL) czy korekty faktur (KZL).
Tak, przed importem system weryfikuje, czy faktura nie została już wcześniej zaimportowana, aby uniknąć duplikacji dokumentów.
Faktury sprzedaży i ich korekty można wysyłać do KSeF bezpośrednio z poziomu systemu. Po wysłaniu dokumentu system umożliwia pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które jest dowodem przyjęcia faktury przez KSeF.
Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia KSeF jest kluczowy dla sukcesu projektu. ELTE-S wyróżnia się na tle innych firm doświadczeniem i podejściem, które przekładają się na realne korzyści dla klienta. Decydując się na współpracę z nami, zyskujesz pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie, a Twoja firma w pełni wykorzysta potencjał integracji Comarch ERP z KSeF.
Jeśli Twoja firma rośnie i potrzebujesz bardziej zaawansowanych narzędzi niż te oferowane przez Comarch ERP XT, rozważ przejście na Comarch ERP Optima. To system ERP stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, który umożliwia efektywne zarządzanie finansami, sprzedażą, magazynem, kadrami i płacami. Dzięki modułowej budowie, Optima jest elastyczna i może być dostosowana do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, wspierając jej dalszy rozwój i automatyzację procesów.
Aby zapewnić kompleksową obsługę IT, oferujemy również szeroką gamę usług, w tym helpdesk oraz stałe umowy serwisowe. Nasz helpdesk zapewnia szybką pomoc techniczną w zakresie oprogramowania, sprzętu oraz sieci, natomiast stałe umowy serwisowe obejmują monitoring serwerów, zarządzanie aktualizacjami oraz tworzenie kopii zapasowych, co zapewnia bezpieczeństwo i niezawodność infrastruktury IT w Twojej firmie.
Umów się na rozmowę
Zamów bezpłatną
konsultację
Zadaj nam dowolne pytanie – wystarczy, że wypełnisz formularz obok, a my oddzwonimy do Ciebie w ciągu 2 godzin.
ELTE-S Sp. z o. o.
Siedziba główna
ul. Wadowicka 8a
30-415 Kraków
Kapitał zakładowy 5 010 000,00 PLN opłacony w całości,
NIP: 6793279370;
REGON: 526646700;
KRS: 0001063236
Przelew tradycyjny: MBANK 68 1140 2004 0000 3102 8421 3358
Copyright © 2024 ELTE-S. All rights reserved
Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, nowych przepisów i najlepszych praktyk w zakresie cyfrowego fakturowania.
Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu? Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie
I will be back soon
