- (12) 260 44 50
- office@elte-s.com
- PN - PT: 8:00 - 16:00
Zautomatyzuj powtarzalne procesy w Comarch ERP XL, eliminując ręczną pracę przy obróbce dokumentów, mailingach i windykacji. Zyskaj wydajność i całkowitą kontrolę nad przepływem informacji w firmie.
Zautomatyzuj powtarzalne procesy w Comarch ERP XL, eliminując ręczną pracę przy obróbce dokumentów, mailingach i windykacji. Zyskaj wydajność i całkowitą kontrolę nad przepływem informacji w firmie.
Dzięki ELTE-S zaczniesz skalować biznes nie myśląc o ręcznej pracy
Rozwiązanie idealnie sprawdzi się w firmach, które zmagają się z powtarzalną, ręczną obsługą tysięcy dokumentów w systemie Comarch ERP XL i potrzebują automatyzacji znacznie bardziej zaawansowanej oraz szybszej niż standardowe procesy systemu ERP.
BAW to rozwiązanie, dla firm które:
Problem
Konieczność ręcznego weryfikowania i zatwierdzania każdego wpadającego zamówienia.
Objawy
Pracownicy tracą wiele godzin na powtarzalne klikanie, a w szczytach sprzedażowych procesy się korkują. Pojawiają się błędy w przepisywaniu atrybutów.
Co zyskujesz
Złożone reguły warunkowe mogą automatycznie zatwierdzać zamówienia spełniające określone kryteria (np. odpowiedni atrybut na karcie kontrahenta i uzupełnione numery katalogowe), a resztę pozostawiać do ręcznej weryfikacji.
Problem
Ręczne i czasochłonne kontrolowanie spływu należności.
Objawy
Opóźnienia w wysyłce przypomnień o płatnościach, przeoczone przeterminowane faktury.
Co zyskujesz
Konfigurowalne automaty, które z określoną częstotliwością skanują bazę w poszukiwaniu nierozliczonych płatności i wysyłają do klientów spersonalizowane e-maile (np. 3 dni przed terminem, w dniu terminu i 7 dni po nim) wraz z załączonym dokumentem PDF.
Problem
Chaotyczny obieg dokumentów między biurem obsługi a magazynem.
Objawy
Magazynierzy otrzymują niewłaściwe dokumenty, konieczność ręcznego drukowania różnych listów i etykiet na osobnych drukarkach.
Co zyskujesz
Automatyczne i równoległe generowanie oraz wysyłanie odpowiednich e-maili i wydruków PDF. Przykładowo: system po utworzeniu zamówienia wyśle e-mail po polsku/angielsku lub w innym języku (w zależności od atrybutu klienta) do kupującego, a na magazynie samodzielnie wydrukuje specyfikację na zwykłej drukarce i etykietę kurierską na drukarce termicznej.
Czasochłonne, ręczne operacje
Automatyzacja powtarzalnych zadań
Wolne i nieefektywne procesy w ERP
Natychmiastowe reakcje na zdarzenia
Trudna konfiguracja automatyzacji
Proste, intuicyjne ustawienia
Problemy z obsługą błędów
Inteligentne reguły i precyzyjna kontrola
Wyobraź sobie, że masz w firmie niewidzialnego asystenta, który nigdy się nie męczy i nie popełnia błędów. Tym właśnie jest ELTE-S BAW. To program, który działa w tle systemu Comarch ERP XL i automatycznie wykonuje za ludzi najnudniejsze, powtarzalne zadania.
Automatyzacja kluczowych operacji w Twojej firmie staje się prostsza z ELTE-S BAW. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak automatyczne generowanie dokumentów PDF, wysyłka e-maili z załącznikami, czy dynamiczne zarządzanie danymi, możesz zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Intuicyjny interfejs umożliwia łatwą konfigurację procesów i reagowanie na zdarzenia w systemie ERP, co przyspiesza codzienne operacje i pozwala skupić się na rozwoju biznesu.
Szybkie tworzenie i drukowanie dokumentów w formacie PDF.
Automatyczne przesyłanie wygenerowanych dokumentów do klientów, partnerów biznesowych lub operatorów ERP XL
Eliminuje ręczne operacje, oszczędza czas i minimalizuje błędy.
Przyjazny interfejs umożliwiający łatwe definiowanie warunków i akcji w procesach biznesowych.
Automatyczne inicjowanie działań w odpowiedzi na określone zdarzenia, takie jak utworzenie, zatwierdzenie czy modyfikacja dokumentów, kart kontrahenta.
Definiowanie i automatyzacja procesów dostosowanych do unikalnych potrzeb firmy.
Automatyczne dodawanie, usuwanie i modyfikowanie atrybutów na podstawie ustalonych warunków.
BAW umożliwia zaprogramowanie praktycznie każdego przepływu informacji, reagując na zdarzenia w systemie lub działając cyklicznie.
Automatyczne zatwierdzanie zamówień (ZS), tworzenie zleceń kompletacji (ZK)
Przekształcanie dokumentów (np. FS do WM, WZ do ZS)
Kopiowanie atrybutów z kartotek kontrahentów lub towarów bezpośrednio na nagłówki i pozycje zamówień
Tworzenie i aktualizacja spinaczy do dokumentów WZ
Generowanie PDF: Zautomatyzowane generowanie wydruków PDF dla wskazanych dokumentów i formularzy.
Wydruki fizyczne: System potrafi kierować określone formaty plików na zdefiniowane wcześniej, różne drukarki fizyczne (np. faktura na biuro, etykieta na magazyn).
Mailingi kontekstowe: Wysyłka spersonalizowanych e-maili z załącznikami (dzięki Tokenom), uzależnionych od warunków (np. język komunikacji klienta, rodzaj zamawianego asortymentu).
Identyfikacja przeterminowanych lub zbliżających się płatności i windykacja
Raportowanie nierozliczonych zapisów kasowych
Hurtowe czyszczenie i archiwizacja starych, niepotrzebnych wpisów i zdarzeń konfiguracyjnych w bazie
Automatyzacja powtarzalnych zadań w dokumentach, e-mailach, wydrukach i procesach cyklicznych
Lepsze wsparcie dla firm pracujących na dużej liczbie zamówień, dokumentów i powtarzalnych operacji
Ograniczenie pomyłek przy przepisywaniu danych, wyborze szablonów, wysyłce wiadomości i obsłudze wydruków
Ten sam proces przebiega według ustalonych zasad, niezależnie od osoby, dnia czy liczby dokumentów
Automatyczne generowanie PDF, wysyłka e-maili i kierowanie wydruków do odpowiednich odbiorców oraz urządzeń
BAW można rozwijać o kolejne warunki, wyjątki i scenariusze wraz ze wzrostem firmy i zmianą procesów
Sposób działania
BAW może działać jako usługa w tle, dzięki czemu automaty wykonują się niezależnie od bieżącej pracy operatora. W zależności od scenariusza możliwa jest także praca w trybie okienkowym, np. do testów lub weryfikacji procesu
Integracja z Comarch ERP XL
Rozwiązanie zostało zoptymalizowane pod bazę SQL Comarch ERP XL. Automatyzacja może wykorzystywać dane systemowe, a w wybranych scenariuszach również odwoływać się do innych współpracujących baz lub systemów
Logika warunkowa i harmonogramy
Procesy mogą uruchamiać się na podstawie konkretnych zdarzeń albo według określonego harmonogramu. Możliwe jest budowanie warunków logicznych, które decydują o tym, kiedy i dla jakich danych automat ma się wykonać
Dynamiczne dane i tokeny
BAW pozwala wykorzystywać dane pobierane bezpośrednio z bazy w treściach wiadomości, dokumentach i parametrach procesów. Dzięki temu automatyzacja może być dopasowana do konkretnego kontrahenta, dokumentu, języka komunikacji lub scenariusza biznesowego.
Rozpocznij automatyzację, która zwraca się już w pierwszych miesiącach działania, dzięki odzyskaniu setek godzin pracy:
Gwarancja po pierwszym roku 22% wartości – link do warunków gwarancji
Zarezerwuj krótką rozmowę, w trakcie której ocenimy, które procesy w Twoim Comarch ERP XL możemy zautomatyzować jako pierwsze
Średnia ocen użytkowników
Firm korzysta z ELTE-S BAW
Firm zgłasza oszczędność czasu i redukcję błędów po wdrożeniu
Koniec z ręcznym przepisywaniem danych (Przenoszenie atrybutów)
Problem
Pracownik tworzący zamówienia musiał ręcznie kopiować i przenosić atrybuty z kartotek kontrahentów na nagłówek oraz z kart towarowych na pozycje zamówienia. To potężna strata czasu i ogromne ryzyko ludzkich pomyłek.
Rozwiązanie BAW
System od razu po utworzeniu zamówienia sam pobiera odpowiednie dane z karty kontrahenta oraz kart towarowych i bezbłędnie uzupełnia całe zamówienie. Dodatkowo w locie czyści niepotrzebne atrybuty ze starych systemów.
Szybka obsługa zagranicznych wysyłek i magazynu
Problem
Po zatwierdzeniu zamówienia pracownik musiał ręcznie wygenerować PDF, sprawdzić z jakiego kraju jest klient, wysłać mu e-mail w odpowiednim języku, a potem samodzielnie puścić na magazyn trzy różne formaty wydruków na różne drukarki (w tym etykiety na drukarkach termicznych). Generowało to mnóstwo pomyłek w formatach i adresach.
Rozwiązanie BAW
Pracownik tylko zatwierdza zamówienie. Reszta dzieje się sama: BAW sprawdza kraj klienta, wybiera szablon (np. angielski), generuje i wysyła fakturę na maila. W tym samym ułamku sekundy automatycznie posyła odpowiednie etykiety bezpośrednio na właściwe drukarki na magazynie.
Zautomatyzowane zatwierdzanie zamówień stałych klientów
Problem
W firmie była pula stałych klientów (B2B), których zamówienia szły zawsze "z automatu", ale i tak pracownik musiał wejść w każde z nich, zdjąć je z bufora, sprawdzić odpowiedni atrybut na karcie i numery katalogowe, a potem ręcznie zatwierdzić.
Rozwiązanie BAW
Program automatycznie analizuje wpadające zamówienia. Jeśli rozpozna atrybut "stały klient" i upewni się, że wszystkie pozycje mają prawidłowe numery katalogowe - od razu sam zatwierdza dokument. Pracownik zajmuje się tylko tymi wyjątkowymi, które wymagają weryfikacji.
Windykacja
Problem
Codzienne ręczne przeglądanie dokumentów z kończącym się terminem płatności. Księgowość musiała wyszukiwać przeterminowane faktury i pojedynczo wysyłać do kontrahentów przypomnienia e-mailowe.
Rozwiązanie BAW
Automat uruchamia się np. codziennie o 6:00 rano. Sam przeczesuje bazę w poszukiwaniu faktur, które zbliżają się do terminu, lub są po terminie. Oblicza ile dokładnie dni spóźnienia ma dany klient i na tej podstawie wysyła spersonalizowanego maila z załączonym dokumentem zachęcającym do wpłaty.
Błyskawiczna aktualizacja kaskady cenników
Problem
Towary posiadały kilka różnych cenników uzależnionych od jednej "ceny bazowej". Przy zmianie jednej ceny, pracownicy musieli ręcznie, żmudnie przeliczać resztę cenników według odpowiednich proporcji i walut.
Rozwiązanie BAW
BAW reaguje na sam fakt edycji cennika bazowego. Gdy operator tylko zmieni jedną cenę, system wykorzystuje zapytania SQL i własne reguły, aby ułamek sekundy później automatycznie wyliczyć i zaktualizować wszystkie powiązane z nim cenniki.
Standardowe mechanizmy ERP pomagają w prostych scenariuszach, ale przy większej skali, wielu wyjątkach i złożonych warunkach zaczynają być ograniczeniem. ELTE-S BAW daje większą szybkość działania, szersze możliwości warunkowania i lepsze dopasowanie do realnych procesów w firmie.
Rozwiązanie zostało w pełni zoptymalizowane i przygotowane do pracy na bazie danych Comarch ERP XL. Możliwe jest jednak tworzenie zaawansowanych warunków odpytujących inne bazy danych (np. WMS, sklepy e-commerce, BaseLinker).
Przede wszystkim wydajnością (przetwarza dane znacznie szybciej) oraz zaawansowanymi możliwościami warunkowania. Daje także administratorom większą swobodę konfiguracji, wyliczania cen z zewnętrznych skryptów, czyszczenia niepotrzebnych atrybutów czy odpytywania zewnętrznych baz danych. Posiada też funkcję "czekania" na spełnienie warunku w rosnących odstępach czasu.
Tak! Szablony wiadomości e-mail mogą być zaszyte w zewnętrznym pliku tekstowym. W razie potrzeby zmiany komunikatu biznesowego, wystarczy edytować prosty plik, bez wchodzenia w konfigurację samego programu czy bazy danych.
Tak. Wszystkie wysłane powiadomienia można sprawdzić na dedykowanej skrzynce odbiorczej, a same logi systemowe i parametry wykonanych zadań są zapisywane w tabelach w bazie SQL. Zapewnia to pełną kontrolę i historię po procesach audytu.
Jak najbardziej. Tworzymy tzw. Tokeny oraz dodajemy kolejne obiekty do zadań. BAW w tym zakresie daje potężne, elastyczne środowisko (jak cyfrowa piaskownica) do modyfikowania i zarządzania logiką po przeszkoleniu.
Aby maksymalnie wykorzystać potencjał automatyzacji w Twojej firmie, warto rozważyć wdrożenie dodatkowych rozwiązań komplementarnych:
Platforma do automatyzacji zleceń serwisowych, zarządzania magazynem i sprzedaży części, w pełni zintegrowana z Comarch ERP Optima. Usprawnia procesy, eliminując błędy manualne i zwiększając efektywność operacyjną.
Wszechstronne narzędzie do integracji i automatyzacji procesów w Twojej firmie. Dzięki niemu możesz bezproblemowo łączyć Comarch ERP z zewnętrznymi systemami, aplikacjami i platformami, zapewniając płynną wymianę danych.
Zapisz się do newslettera i otrzymuj regularne aktualizacje prosto ze świata technologii.
Jesteś zainteresowany rozwojem swojego biznesu? Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie i pokażemy, w jaki sposób możesz zoptymalizować procesy w swojej firmie
I will be back soon
