Comarch ERP Optima w firmie doradczej Inspire Sourcing S.J.
System Comarch ERP Optima jest na tyle uniwersalny, że może znaleźć zastosowanie w wielu branżach. Tym razem przedstawiamy wdrożenie w ERP Optima w firmie doradczej INSPIRE Sourcing S.J. Działa ona na rynku usług doradczych już od kilkunastu lat. Firma ta wyspecjalizowała się w zaawansowanych szkoleniach biznesowych dla pracowników z różnych branż. Prowadzi usługi konsultacyjne, pomaga w zdobywaniu dofinansowań z różnych źródeł oraz prowadzi całościową opiekę w trakcie realizacji dofinansowania.
Ze względu na specyfikę firmy kluczem do wdrożenia jest przede wszystkim moduł CRM, w którym wykorzystujemy kluczowe elementy jego funkcjonalności.
Obieg dokumentów można skrótowo przedstawić w następujący sposób:
Rejestracja zdarzenia w CRM Optima
Zapytanie ofertowe spływa od kontrahenta. Tworzymy kontakt w CRM, w którym zawieramy kontrahenta, osobę/osoby kontaktowe, temat (zakres prac) oraz datę złożenia oferty (rozpoczęcia zadania). Jeżeli istnieją dokumenty powiązane z zadaniem, można je rejestrować na dysku zewnętrznym dostępnym z wszystkich stanowisk (NAS). Informacja o lokalizacji plików zawarta jest w formularzu kontaktu, zakładka 4 Atrybuty -> pliki.
Kolejnym etapem jest tworzenie kontaktu powiązanego, a w nim w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, opis kontaktu z klientem, notatka ze spotkania itp.
Kontakty użyte jako zadania będą też służyć do rejestracji czasu pracy operatorów nad projektami. Czas może być wpisany „z ręki” lub rejestrowany automatycznie.
Realizacja projektu
W przypadku gdy projekt nie dojdzie do skutku, kontakt/zadanie główne oraz podrzędne etapy należy zamknąć (odznaczyć parametr „w realizacji”). Filtr na liście kontaktów i zadań pozwala ukryć te zdarzenia.
Jeśli jednak projekt dochodzi do skutku, tworzymy wtedy kolejny etap zadań – ostatni – realizacja. Tu także można dołączać dokumenty związane z realizacją projektu (umowy, ankiety, świadectwa, podręczniki itp.).
Powiązane dokumenty w obrębie systemu ERP
W trakcie pracy z systemem Comarch ERP Optima w firmie doradczej istnieje możliwość kojarzenia z zadaniami/kontaktami dokumentów źródłowych bądź wynikowych, np. wiadomość e-mail, oferta, faktura itp.
Fakturowanie i rozrachunki
Zakończenie prac nad projektem skutkuje wystawieniem faktury, do czego służy moduł Faktury. W module można również prowadzić ewidencję kosztów. Do kontroli stanu rozrachunków służą narzędzia dostępne w module Kasa/Bank.
Raportowanie
W oparciu o dane rejestrowane w systemie Comarch ERP Optima w firmie doradczej można skonstruować raporty pomocne w zarządzaniu firmą. Najlepszym narzędziem będzie tu moduł Analiz BI, ponieważ może okazać się pomocny przy rozliczaniu czasu pracy nad projektami.
Z pewnością widać, że przy pomocy niezbyt kosztownych rozwiązań można zorganizować sprawnie działający obieg dokumentów. W związku z tym zapisywanie ich w bazie danych, jak i wewnętrznych lokalizacjach może stać się jeszcze prostsze.
Program realizuje procedury uściślające kontakty z klientami i powiązania pomiędzy pracownikami wewnątrz firmy usługowej o dość specyficznym charakterze. System Comarch ERP Optima w firmie doradczej pozwoli na zrealizowanie wszystkich wymienionych czynności.
Zapraszamy Państwa na darmową konsultację i wycenę wdrożenia systemu ERP. office@elte-s.com tel: 797 604 592
Ceny modułów i szybki zakup dostępny w naszym sklepie internetowym.
Więcej informacji na temat Comarch ERP Optima przeczytają Państwo również na naszej stronie internetowej.