Kategoria: Comarch ERP Optima

Podczas aktualizacji Comarch ERP Optima może pojawić się komunikat „Trwa zatrzymywanie zadań automatycznych”. Jeśli proces nie przechodzi dalej, użytkownik widzi wstrzymaną aktualizację, ale nie ma jeszcze informacji pozwalających jednoznacznie ustalić przyczynę.

Najpierw rozróżniamy dwie kwestie: pracę operatorów w programie oraz zadania wykonywane w tle. To ważne, ponieważ widoczna aktywność użytkowników nie jest tym samym co działanie automatycznych procesów.

Co sugeruje komunikat o zatrzymywaniu zadań?

Treść komunikatu sugeruje wykonywanie zadania automatycznego w tle. Przykładami takich zadań są windykacja lub automatyczna wysyłka. Traktujemy je jako możliwe wyjaśnienie sytuacji, a nie potwierdzone rozpoznanie konkretnego przypadku.

Sam komunikat nie wskazuje, które zadanie jest aktywne. Nie wystarcza też do stwierdzenia, dlaczego aktualizacja nie postępuje. Nie należy więc na jego podstawie przypisywać problemu konkretnemu procesowi.

W praktyce warto osobno ustalić, czy inni operatorzy nadal pracują w Optimie, oraz uwzględnić możliwość wykonywania zadań w tle. Zakończenie pracy przez użytkowników nie jest jeszcze potwierdzeniem, że żadne zadanie automatyczne nie jest wykonywane.

Jak zaplanować dalsze działania przy aktualizacji?

Prace związane z aktualizacją najlepiej wykonywać na serwerze, gdy inni operatorzy nie pracują w programie. To zalecane warunki prowadzenia aktualizacji, ale nie gwarancja usunięcia opisanego problemu.

1. Uzgadniamy termin, w którym pozostali operatorzy nie będą korzystać z Optimy.
2. Prace aktualizacyjne wykonujemy na serwerze.
3. Jeśli problem nadal występuje, kontaktujemy się z administratorem serwera, zamiast zakładać, że przyczyna została już ustalona.

Przykładowo osoba odpowiedzialna za aktualizację zauważa komunikat w czasie, gdy z programu korzystają jeszcze inni pracownicy. Uzgadnia z nimi zakończenie pracy i organizuje aktualizację na serwerze. Jeśli również wtedy proces nie przechodzi dalej, przekazuje sprawę administratorowi. Taka kolejność porządkuje działania, ale nie przesądza, co spowodowało zatrzymanie.

Na podstawie samej treści komunikatu nie podajemy instrukcji zatrzymywania usług ani procesów. Do ustalenia dalszych czynności potrzebna jest ocena sytuacji przez administratora serwera.

Perspektywa ELTE-S

Przed konsultacją warto zanotować dokładne brzmienie komunikatu oraz okoliczności jego wystąpienia: czy aktualizacja była wykonywana na serwerze i czy inni operatorzy pracowali wtedy w programie. Dzięki temu opis zgłoszenia oddziela zaobserwowane fakty od przypuszczeń dotyczących zadań w tle.

Przy planowaniu kolejnej aktualizacji warto wcześniej uzgodnić nie tylko przerwę w pracy użytkowników, ale również dostępność administratora. Jeśli problem się utrzyma, będzie można przekazać mu sprawę bez ponownego organizowania całego terminu prac.

Jeśli potrzebujesz uporządkować dalsze działania przy zatrzymanej aktualizacji Optimy, możemy pomóc przygotować zakres zgłoszenia. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy obsłudze klienta na ryczałcie może pojawić się potrzeba zatrzymania pobierania faktur zakupowych z KSeF. W opisanej sytuacji użytkownik wiąże ich pobieranie ze zużyciem około 100 stron miesięcznie z pakietu OCR&KSeF i szuka ustawienia dotyczącego całej firmy, a nie pojedynczego użytkownika.

Najważniejsze jest tu rozróżnienie dwóch poziomów: bazy firmowej oraz uprawnień operatora. Ograniczenie przypisane do osoby obsługującej firmę nie jest tym samym co blokada obowiązująca wszystkich użytkowników tej bazy.

Brak parametru blokującego odbiór dla całej firmy

W Comarch ERP Optima nie ma parametru pozwalającego zablokować pobieranie danych faktur zakupowych z KSeF na poziomie bazy firmowej. Nie można więc wskazać ustawienia, które spełniłoby oczekiwanie użytkownika niezależnie od tego, kto zaloguje się do firmy.

Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy jedną bazę obsługuje kilka osób. Zmiana uprawnień jednego operatora nie stanowi ograniczenia dla pozostałych. Nie należy zatem traktować jej jako odpowiednika firmowego wyłącznika odbioru faktur.

Możemy natomiast rozważyć organizację pracy opartą na dedykowanym operatorze. Jest to sposób do wypróbowania, a nie potwierdzona blokada na poziomie całej bazy. Jego istotnym warunkiem jest kontrola tego, kto korzysta z danej firmy.

Co można spróbować zrobić z uprawnieniami operatora?

Można wydzielić dedykowanego operatora do obsługi tej bazy firmowej i nadać mu uprawnienia do wysyłania danych do KSeF, bez uprawnień do ich odbioru. W programie trzeba sprawdzić właśnie zakres uprawnień do wysyłania i odbierania danych. Nie chodzi o znalezienie parametru blokującego odbiór dla firmy.

<screen>

Pracę nad takim rozwiązaniem warto uporządkować następująco:

1. Ustalić, który operator będzie przeznaczony do obsługi tej firmy.
2. Przygotować jego uprawnienia w opisanym zakresie: wysyłanie danych do KSeF bez odbioru.
3. Uzgodnić z osobami obsługującymi klienta, że do tej bazy korzystają z dedykowanego operatora.
4. Zweryfikować działanie takiego sposobu pracy, zanim zostanie uznany za rozwiązanie problemu.

W opisanym przypadku każde zalogowanie do bazy operatora innego niż dedykowany będzie skutkowało pobraniem faktur zakupowych z KSeF. To kluczowe ograniczenie proponowanego podejścia. Sama zmiana uprawnień wybranego operatora nie wystarczy, jeśli inni nadal będą logować się do tej firmy.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość może pracować na dedykowanym operatorze bez prawa odbioru danych. Jeśli jednak inna osoba zaloguje się do tej samej bazy na swoim operatorze, aby wykonać zastępstwo, w opisanym scenariuszu nastąpi pobranie faktur zakupowych. Dlatego trzeba uwzględnić nie tylko codzienną obsługę, lecz także okazjonalny dostęp innych osób.

Perspektywa ELTE-S

Przed zmianą uprawnień najpierw sprawdzamy, czy firma rzeczywiście może być obsługiwana w takim modelu. Warto ustalić zasady zastępstw i doraźnego dostępu do bazy. Jeżeli wymaga on logowania innych operatorów, proponowane rozwiązanie nie zapewni oczekiwanej blokady.

Osobno warto ocenić rezultat pod kątem celu użytkownika, czyli zużycia pakietu. Opisany sposób dotyczy uprawnień do odbioru danych z KSeF i nie daje podstaw do obiecania konkretnej oszczędności stron OCR&KSeF.

Możemy pomóc sprawdzić, czy sposób obsługi tej bazy pozwala zastosować dedykowanego operatora bez uprawnień do odbioru danych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy prowadzeniu jednej spółki z o.o. propozycja zmiany sposobu licencjonowania Comarch ERP Optima może budzić wątpliwości. Szczególnie gdy obecny zestaw obejmuje księgowość, kasę i bank, CRM, środki trwałe oraz kadry i płace, a przedstawiona oferta jest droższa o około 100 zł.

W takiej sytuacji oddzielamy dwa pytania: ile kosztuje każdy wariant i na ile odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy. Sama liczba obsługiwanych firm nie rozstrzyga jeszcze, który model będzie korzystniejszy.

Co porównać poza ceną subskrypcji?

Punktem wyjścia jest zakres faktycznie używanych funkcji. Lista posiadanych modułów pomaga uporządkować porównanie, ale warto uzupełnić ją o zadania wykonywane w każdym z nich. Dzięki temu oceniamy ofertę w odniesieniu do codziennej pracy, a nie jedynie nazw na zestawieniu.

Drugim elementem jest liczba obsługiwanych pracowników i umów. Informację o obsłudze do 10 osób oraz umów zlecenia trzeba uwzględnić przy porównywaniu obecnego rozwiązania z propozycją subskrypcji. Nie należy na tej podstawie samodzielnie zakładać, jaki zakres obejmuje konkretna oferta – trzeba go potwierdzić.

Znaczenie mają również plany rozwoju spółki. Jeżeli przewidywany jest wzrost zatrudnienia albo szersze wykorzystanie programu, warto uwzględnić te potrzeby już w porównaniu. Nie oznacza to automatycznie przewagi subskrypcji; chodzi o ocenę obu wariantów wobec tych samych założeń.

Jak przygotować porównanie do podjęcia decyzji?

Proponujemy zacząć od krótkiego zestawienia potrzeb i kosztów. Nie wymaga to zmiany ustawień programu, lecz zebrania informacji o obecnej pracy oraz doprecyzowania otrzymanej propozycji.

1. Wypisz obecnie posiadane moduły i funkcje, z których rzeczywiście korzystasz.
2. Podaj liczbę obsługiwanych pracowników oraz umów zlecenia, a także przewidywane zmiany w tym zakresie.
3. Poproś o zestawienie obecnego sposobu licencjonowania i subskrypcji dla tych potrzeb.
4. Upewnij się, że porównywane kwoty dotyczą tego samego okresu i jasno określonego zakresu.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość jednej spółki może najpierw opisać zadania wykonywane w poszczególnych modułach, a następnie przekazać liczbę pracowników i umów. Dopiero do tak określonych potrzeb odnosi obie propozycje cenowe. To pozwala ustalić, czego dotyczy wskazana różnica około 100 zł.

Bez szczegółowych warunków oferty nie przesądzamy, czy dopłata jest uzasadniona. Wyższa cena sama w sobie nie potwierdza większej przydatności rozwiązania, podobnie jak niższa nie zastępuje sprawdzenia jego zakresu.

Perspektywa ELTE-S

Przed podjęciem decyzji warto rozdzielić potrzeby obecne od planowanych. Jeśli rozwój firmy pozostaje na razie możliwością, dobrze oznaczyć go jako osobne założenie, zamiast traktować przyszłe potrzeby tak, jakby już występowały.

Rekomendujemy też zapisanie założeń przy obu wycenach. Gdy później zmieni się liczba pracowników lub sposób wykorzystania modułów, będzie wiadomo, które elementy porównania wymagają ponownej oceny.

Możemy pomóc uporządkować potrzeby spółki i zestawić je z warunkami obu modeli licencjonowania. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy sprawdzaniu liczby faktur z KSeF w Comarch ERP Optima może pojawić się wątpliwość: czy wskazanie licznika odpowiada samym zakupom, czy szerszej grupie dokumentów? Ma to znaczenie przy ocenie wykorzystania pakietu.

Najpierw rozróżniamy więc liczbę faktur zakupowych od zużycia pokazywanego przez licznik. Porównanie tych dwóch wartości bez uwzględnienia zakresu dokumentów może prowadzić do błędnego wniosku o niezgodności.

Co obejmuje licznik i z czym porównać jego wskazanie?

Licznik faktur KSeF dotyczy faktur zakupowych i sprzedażowych. Pokazuje rzeczywiste zużycie pakietu. Nie należy więc traktować go jako licznika samych dokumentów zakupu ani zakładać, że sprzedaż pozostaje poza jego zakresem.

Aby sprawdzić wskazanie, porównujemy je z listą faktur w zakładce KSeF w Optimie. W zestawieniu uwzględniamy oba rodzaje dokumentów, a nie samą część zakupową.

<screen>

Przykładowo osoba prowadząca księgowość może najpierw zestawić licznik z liczbą faktur zakupowych i zauważyć różnicę. Kolejnym krokiem jest uwzględnienie także faktur sprzedażowych na liście KSeF. Dopiero takie porównanie odpowiada zakresowi licznika.

Nie oznacza to jednak, że każdą zgłoszoną rozbieżność można bez sprawdzenia wyjaśnić obecnością sprzedaży. Jeśli po porównaniu obu rodzajów dokumentów wartości nadal budzą wątpliwości, potrzebne jest sprawdzenie konkretnego wskazania i odpowiadającej mu listy. Sama różnica względem liczby zakupów nie wystarcza do rozpoznania błędu.

Perspektywa ELTE-S

Przed zgłoszeniem niezgodności warto zanotować, z czym porównano licznik: z samymi zakupami czy z fakturami zakupowymi i sprzedażowymi. Dzięki temu opis problemu od razu pokazuje, czy sprawdzono pełny zakres dokumentów.

W wewnętrznych zestawieniach warto też wyraźnie odróżniać „liczbę faktur zakupowych” od „zużycia pakietu KSeF”. Takie nazewnictwo ogranicza ryzyko, że dwie osoby będą oceniać poprawność licznika na podstawie różnych danych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w porównaniu licznika z listą faktur KSeF w Optimie, możemy pomóc przeanalizować konkretne wskazanie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.

Przy wprowadzaniu opłat i prowizji na wyciągu bankowym w Comarch ERP Optima pojawia się pytanie: wskazać bank jako kontrahenta czy wybrać „Nieokreślony”? Różne odpowiedzi usłyszane na szkoleniach mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza gdy dotyczą pozornie tej samej operacji.

Żeby wybrać sposób ujęcia, najpierw rozróżniamy zwykłą opłatę pobraną na wyciągu od sytuacji, w której występuje faktura banku lub potrzeba rozliczenia z nim dokumentu. Nie sprowadzamy więc decyzji do samej nazwy kosztu.

Co rozstrzyga o wyborze przy opłacie bankowej?

Przy standardowej opłacie lub prowizji wpisywanej bezpośrednio na wyciągu zwykle wybieramy „Nieokreślony”. W takim przypadku nie jest to rozrachunek z kontrahentem. Koszt ujmujemy odpowiednią kategorią lub kontem.

<screen>

Wybór kontrahenta i sposób ujęcia kosztu odpowiadają na dwa różne pytania. Pierwsze dotyczy tego, czy zapis ma uczestniczyć w rozrachunku z bankiem. Drugie – tego, jak ujmujemy samą opłatę. Nie należy traktować wskazania banku jako zamiennika przypisania kosztu do odpowiedniej kategorii lub konta.

Jeżeli opłata wynika z faktury wystawionej przez bank albo ma być rozliczana z nim jako kontrahentem, sposób postępowania może być inny. Dlatego zalecenia ze szkoleń warto porównywać razem z opisem sytuacji, której dotyczyły. Bez tego nie da się przesądzić, czy rzeczywiście były sprzeczne.

Jak ustalić sposób ujęcia konkretnej prowizji?

Przed wprowadzeniem zapisu proponujemy przejść przez następującą kolejność:

1. Ustal, czy chodzi o standardową opłatę wpisywaną bezpośrednio na wyciągu, czy o opłatę powiązaną z fakturą banku.
2. Sprawdź, czy dokument ma utworzyć rozrachunek z bankiem. To najważniejsze kryterium decyzji, a nie samo wystąpienie nazwy banku w opisie operacji.
3. Dobierz sposób ujęcia kosztu. Przy zwykłej opłacie bez rozrachunku stosujemy odpowiednią kategorię lub konto; przy fakturze lub planowanym rozliczeniu z bankiem trzeba dodatkowo ustalić sposób obsługi tego rozrachunku.

Przykładowo osoba prowadząca księgowość widzi na wyciągu prowizję, do której nie ma faktury i która nie ma być rozliczana z bankiem jako kontrahentem. To odpowiada standardowemu przypadkowi opisanemu wyżej. Przy kolejnej opłacie otrzymuje jednak fakturę banku – przed zastosowaniem tego samego schematu powinna sprawdzić, jak dokument ma zostać rozliczony.

Nie przenosimy automatycznie jednej odpowiedzi na wszystkie opłaty bankowe. Sam fakt wystawienia faktury również nie wystarcza tutaj do opisania pełnej procedury w programie. Dalsze działania zależą od przyjętego sposobu rozliczenia z bankiem.

Perspektywa ELTE-S

Jeżeli podobne zapisy były dotychczas wprowadzane różnie, przed ich zmianą warto sprawdzić, czy różnica wynikała z rodzaju dokumentu i potrzeby rozrachunku. Ujednolicanie zapisów wyłącznie na podstawie opisu „opłata bankowa” może zatrzeć istotne rozróżnienie między tymi sytuacjami.

Przy ustalaniu zasad pracy zespołu proponujemy opisywać osobno zwykłe opłaty z wyciągu oraz przypadki z fakturą lub rozliczeniem z bankiem. Dzięki temu instrukcja nie będzie opierała się na wyrwanym z kontekstu zaleceniu ze szkolenia.

Możemy pomóc uporządkować sposób ujmowania opłat bankowych w Optimie na podstawie dokumentów i potrzeb rozrachunkowych. Porozmawiajmy o usprawnieniach.