Obsługa procesów w Comarch ERP XL
Zapoznaj się z obsługa procesów w Comarch ERP XL! Zobacz co możesz zyskać dzięki obsłudze procesów w swoim systemie ERP. Zapraszamy!
Obsługa procesów w Comarch ERP XL
Jedną z funkcjonalności, które posiada Comarch ERP XL jest modelowanie procesów. Funkcja ta znajduje się w module Administrator i pozwala:
- Przydzielać zadania odpowiednim pracownikom,
- Zarządzać obiegiem dokumentów i informacji w firmie,
- Zbierać i przechowywać informacje zewnętrzne,
- Rejestrować dokumenty zewnętrzne, które nie mają odzwierciedlenia w Comarch ERP XL,
- Definiować nowe statusy dokumentów oprócz tych które istnieją w systemie,
Dzięki możliwościom jakie posiadają Procesy w Comarch ERP XL możemy sprawować kontrolę nad informacjami, które przepływają przez firmę oraz odkrywać miejsca, w których przepływ dokumentów jest nieprawidłowy. Możliwe jest monitorowanie wykonywania zadań przez pracowników z opcją powiadomień o zadaniach przeterminowanych. Używając procesów w Comarch ERP XL możemy również ustawić automatyczne wykonywanie zadań. Jednym z przykładów może być księgowanie wsadowe. Gdy uruchomimy proces księgowania dokumentów, które nas interesują, reszta procesu wykona się automatycznie. Można również warunkowo wykonywać zadania. W zależności od spełnionego warunku proces pójdzie odpowiednią ścieżką.
Podstawowe pojęcia przy tworzeniu procesów w Comarch ERP XL:
- Proces – składa się z wykonywanych zadań, które pozwalają na zmianę statusu lub stworzenie nowego procesu.
- Zadanie – jest głównym elementem procesu i składa się z czynności do wykonania. Standardowo w każdym procesie mamy zdefiniowanie dwa zadania, którymi jest: START i KONIEC. Między tymi dwoma procesami możemy definiować dowolne czynności, które chcemy by zostały wykonane. Każde z zadań pokazuje nam w jakim kroku jest dany proces.
- Czynność – to podstawowy element każdego zadania. Dla czynności ustala się akcje oraz ich wyniki. Czynności dzielimy na:
- Czynność kluczowa – czynność odpowiadająca funkcjonalności, jaka znajduje się w systemie, np.: potwierdzenie zamówienia. Czynność kluczową definiuje się w procesie poprzez wybranie akcji kluczowej.
- Czynność zwykła – czynność, która nie ma przypisanej akcji kluczowej Jest to czynność, która nie ma odzwierciedlenia w systemie.
- Czynność specjalna – czynności specjalne stanowią grupę zadań ogólnego stosowania, niezależną od statusu procesu i niezależną od obiektów w COMARCH ERP XL, np. wysłanie wiadomości e- mail.
- Akcja – czynność, której wykonanie zostało przewidziane w definicji czynności. Jeżeli akcja odpowiada funkcji w COMARCH ERP XL, nazywamy ją wtedy jako akcja kluczowa.
- Wynik – zadanie do jakiego przejdzie proces po wykonaniu akcji. Istnieje możliwość określenia wyniku, jako przejścia do etapu wcześniejszego, niż wynika to z chronologii zdefiniowanego procesu.
- Opiekun – osoba, która zostaje przypisana do wykonania danej czynności i jest za nią odpowiedzialna. Opiekunem zadania w procesie może być:
- Centrum w strukturze praw
- Centrum w strukturze podległościowej
- Pracownik lub grupa pracowników
- Operator lub grupa operatorów
- Opiekun automatyczny
Definiowanie procesu
Wszystkie szczegóły procesu oraz jego definicja znajdują się w oknie: Definicje procesu. Aby otworzyć okno, należy z menu: Procesy, wybrać funkcję: Definicje procesów. Składa się ono z listy obiektów, dla której można zdefiniować procesy oraz listy definicji procesów określonych dla obiektu, wyznaczonego po lewej stronie.
Definicje procesów, zakładka: Akcje wspólne
Zakładka ta pozwala na definiowanie wspólnych akcji dla wszystkich procesów znajdujących się na zakładce: Ogólne. Akcje wspólne zostaną dodane do wszystkich procesów. Akcje wspólne na liście procesów są wyświetlane niebieską czcionką w oknie Definicja procesu, zakładka: Akcje
Definicje procesów, zakładka: Grupy procesów
Zakładka ta powala połączyć procesy realizujące określony scenariusz wystawiania dokumentów do konkretnej grupy.
Definicja procesu
W oknie definicja procesu określamy definicję procesu. Będzie ona stanowić wzór dla określonego procesu. Możliwe jest określenie definicji procesu dla obiektu Comarch ERP XL lub stworzenie procesu nieposiadającego takiego obiektu. Możliwe jest określanie definicji procesu dotyczącego obiektu w COMARCH ERP XL lub procesu bez takiego obiektu.
Zakładka: Zadania
Na zakładce definiuje się zadania, które są do wykonania w trakcie procesu. Każdy proces systemowo ma już wgrane dwa zadania: START i KONIEC. Aby proces mógł wystartować, dla zadania START trzeba przypisać czynność, po której wykonaniu będzie mógł ruszyć proces.
Zakładka: Akcje
Wyświetlone są tu akcje przypisane do procesu. Są nimi:
- Akcje wspólne – zdefiniowane w oknie: Definicje procesów, na zakładce: Akcje wspólne, wyświetlone niebieską czcionką
- Akcje, które zdefiniował użytkownik z poziomu Akcji
- Akcje przypisane do definicji procesu z poziomu zakładki: Zadania.
Skrzynka pracownika, automatu XL oraz XL Work Automat
Skrzynka pracownika to obszar, w którym pracownik widzi wszystkie zadania, które ma do wykonania oraz może z tego poziomu obsłużyć każde zadanie, które jest mu przypisane. Widzi również zadania centrum oraz pracowników mu podległych oraz stan ich wykonania. Obsługa procesu z poziomu skrzynki pracownika to możliwość uruchomienia procesu i wykonywania kolejnych zadań. W ostatnim okienku Zadania wykonane można podejrzeć już zrealizowane zadania pracownika, centrum oraz pracowników podległych.
Skrzynka automatu XL – dostęp do niej jest tylko z poziomu modułu Administrator. W skrzynce można podejrzeć zadania, które przydzielone są do operatora automatycznego.
XL Work Automat – to dzięki niemu wykonywane są zadania automatyczne. Aby zadania zostały wykonane należy uruchomić XL Work Automat i na zakładce Parametry wybrać z listy automat, którego zadania chcemy wykonać. Następnie uruchamiamy automat przyciskiem START lub TERAZ. Przycisk TERAZ sprawi, że przydzielone zadania zaczną wykonywać się od razu. Przycisk START pozwala natomiast uruchomić automat zgodnie z interwałem czasowym. Automat będzie sprawdzał, czy są jakieś zadania do wykonania co ustalona ilość sekund.
Tworzenie przykładowego procesu w Comarch ERP XL
Definiowanie procesu rozpoczynamy od uruchomienia modułu Administrator i przejścia do Procesy/Definicje procesów
Tworzenie procesu zaczynamy od naciśnięcia ’Plusa’ otwiera się okno, w którym definiujemy proces
Wybieramy Grupę obiektów i Obiekt. Nadajemy również nazwę. Możliwe jest określanie definicji procesu dotyczącego obiektu w COMARCH ERP XL (np. Zamówienia/ Zamówienie sprzedaży), lub procesu bez takiego obiektu i w tym wypadku wybieramy „Inny procesy/Proces bez obiektu”
Na każdym procesie znajdują się dwa zadania predefiniowane w systemie: START i KONIEC. Dla zadania START, konieczne jest określenie czynności (akcji), której wykonanie będzie uruchamiało dany proces
Spróbujemy dodać proces, który po akceptacji zamówienia sprzedaży wygeneruje nam Fakturę
Następnie musimy utworzyć zadania, które mają zostać wykonane podczas działania procesu. Są nimi. „Potwierdzenie ZS” oraz „Generuj FS”. Naciskamy i wybieramy „Dodaj zadanie”
Następnie uzupełniamy Kod oraz Nazwę. Możemy tutaj ustawić również, kiedy ma się wykonywać to zadanie oraz jaki ma priorytet. Naciskamy ’Zapisz’ i po zapisie zostaje dodane zadanie do procesu.
Kolejnym krokiem jest dodanie czynności do zdefiniowanych zadań.
START – wybieramy czynność „Dodanie zamówienia sprzedaży”
POTWIERDZENIE ZS –
GENERUJ FS
Klikamy na zadanie, do którego chcemy dodać czynności, a następnie naciskając ’Rozwiń’ wybieramy „Dodaj czynność”. Czynności dodajemy do każdego zadania, oprócz zadania KONIEC
Następnie na zakładce Ogólne wybieramy odpowiednią akcję, która ma się wykonać oraz wybrać co stanie się po wykonaniu danej akcji, czyli wynik. Musimy również uzupełnić zakładkę Opiekunowie (możemy wybrać konkretnego pracownika, dany dział jak również wybrać Opiekuna automatycznego, który wykona zadania automatycznie). W naszym przypadku Akceptację zamówienia wykona pracownik, natomiast wystawienie Faktury wykona za nas automat)
Ustawienia dla zadania START
Ustawienia dla zadania GENERUJ FS
Po ustaleniu wszystkich zadań i przypisaniu im odpowiednich czynności proces jest gotowy do działania. Jednak, aby można było go używać są dwa warunki: Proces musi być Aktywny oraz do każdej z czynności musi być przypisany opiekun.
Wykonanie stworzonego procesu
Tworzymy Zamówienie zakupu w buforze
W module sprzedaży wchodzimy w Zadania/Skrzynka pracownika, gdzie wyświetlają się zadania do wykonania przez nas. Proces się rozpoczął, więc automatycznie utworzyło się zamówienie zakupu. Przyciskamy prawym przyciskiem myszy na proces i wybieramy „Potwierdzenie zamówienia sprzedaży”
Pojawia się okno „Zadanie” w którym naciskamy ’Zapisz’
Po zaakceptowaniu zamówienia zakupu, proces jest przenoszony do „Skrzynka automatu XL”
Wszystkie procesy trafiające do Skrzynki automatu XL widoczne są jedynie z Modułu Administrator
Aby kontynuować realizację procesu, należy włączyć „XL Work Automat”, który można uruchomić w Module Administrator/Procesy/XL Work Automat
Po włączeniu automatu, wszystkie zadania przypisane do Opiekuna automatycznego będą wykonywane. Możemy sobie ustalić co jaki czas Automat ma sprawdzać, czy są dostępne zadania do wykonania. (W tym przypadku, widocznym na obrazku Automat będzie sprawdzał co 5s). Można również wywołać natychmiast wykonanie zadań poprzez naciśnięcie przycisku „Teraz”
Na liście Faktur pojawiła się dodana przez Automat faktura do utworzonego przez nas zamówienia
Podsumowanie
Modelowanie procesów w Comarch ERP XL jest bardzo funkcjonalnym rozwiązanie. Potrafi w odpowiednio dostosowany sposób usprawnić pracę danego przedsiębiorstwa. Sprawia, że wszystkie sprawy w firmie odbywają się w sposób uporządkowany. Rozwiązanie to pozwala również na automatyzację procesów. Może spowodować odciążenie pracowników w pewnych kwestiach. W sposób przejrzysty możemy również kontrolować wykonywanie zadań przez pracowników w poszczególnych procesach. Mamy możliwość przejrzenia historii wykonywanych zadań w procesie oraz ustalić co należy poprawić. Myślę, że modelowanie procesów, które dostępne jest w Comarch ERP XL, może przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania wielu firm.
Potrzebujesz indywidualnej pomocy?
Mamy nadzieję, że nasze case study odpowiedziało na Twoje pytania.
Po więcej technicznej wiedzy zapraszamy do zbioru naszych wpisów technicznych.
Zapraszamy na darmową prezentację Comarch ERP XL. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli są Państwo zainteresowani innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!