Document Management System: korzyści z wdrożenia w każdej firmie

Usprawnij pracę firmy dzięki systemowi Comarch DMS automatyzując procesy biznesowe i obieg dokumentów.

Elastycznie konfiguruj procesy dzięki wbudowanej platformie low-code która pozwala na dopasowanie systemu do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są z dowolnego miejsca i zawsze pod ręką.

Zapomnij o papierze czy niejasnych procedurach i zapewnij efektywną pracę w firmie dzięki Comarch DMS.

ELTE-S
Oferta
Comarch DMS

Automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

DMS usprawnia obieg dokumentów oraz wpływa wydajność i efektywność wielu procesów w firmie.

Mobilny dostęp

Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy w aplikacji mobilnej, przeglądarce www oraz aplikacji desktopowej

Elektroniczny obieg dokumentów i procesów biznesowych

Niezależnie od rozmiaru czy rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo potrzebuje efektywnego zarządzania dokumentami. Rozbudowane funkcjonalności Comarch DMS zapewnią wsparcie w digitalizacji firmy i odejście od realizowania obiegu papierowego dokumentów czy załatwiania spraw przez maile. Wykorzystując system Comarch DMS zoptymalizujesz działanie związane z wprowadzaniem, opisywaniem czy akceptacją dokumentów różnego typu m.in.: faktur, umów, korespondencji.

Elastyczność systemu pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawniania procesów w wielu obszarach firmy.

Obszary biznesowe które usprawnia Comarch DMS

Księgowość i finanse

Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne do prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów. Przykład procesów w tym obszarze to:

Faktury kosztowe,
Zapotrzebowanie,
Akceptacja płatności,
Delegacje,
Akceptacja dodatków i premii.

Kadry i Płace

Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

Wnioski urlopowe,
Zgłoszenia wakatów,
Zapisy na szkolenia,
Oceny okresowe,
Ewidencja umów.

Administracja

Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch DMS możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i unikanie zgubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej,
Rejestr umów,
Pełnomocnictwa,
Wnioski na zarząd,
Zarządzanie flotą.

IT

Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch DMS. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

System zgłoszeń,
Nadawanie uprawnień,
Realizacja zapotrzebowani na sprzęt,
Zarządzanie zmianami w systemach.

Procedury ISO

Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowania się do zmian. Przykład procesów w tym obszarze to:

Wnioski racjonalizatorskie,
Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych,
Raport 8D,
Kontrola jakości wyboru

Pozostałe obszary

Elastyczność Comarch DMS umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy. Przykładami takich procesów są:

Zarządzanie produktem,
Akceptacja limitów kredytowych,
Ocena dostawców,
Zgłoszenia serwisowe.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch DMS to platforma low-code, która pozwala na tworzenie procesów digitalizacji wielu obszarów w prosty i elastyczny sposób. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu, czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metod drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Właściwości i składowe Comarch DMS

Szybsze wprowadzanie faktur dzięki OCR

Comarch DMS umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR. Dane z dokumentów są automatycznie rozprowadzane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które przyśpieszają ten proces oraz ograniczają liczbę potencjalnych błędów.

Comarch DMS posiada funkcję, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania:

Automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z katalogów,
Bezpośrednie połączenie ze skanerem,
Pobieranie załączników z wiadomości e-mail,
Przetwarzanie danych na podstawie zdjęć wykonanych w aplikacji mobilnej.

Więcej o usłudze Comarch OCR

Mobilny obieg dokumentów

Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch DMS jest możliwa z dowolnego miejsca co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, w delegacji czy na pracy zdalnej system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na 4 platformach:

Aplikacji desktopowej,
Przeglądarki WWW,
Aplikacji iOS,
Aplikacji Android.

Szerokie możliwości w zakresie dostępu pozwalają osobą odpowiedzialnym za dany krok procesu na akceptowanie i odrzucanie dokumentów, uzupełnianie niezbędnych danych czy też wprowadzanie zupełnie nowych dokumentów bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystają.

Analiza realizowanych procesów

Informacje o bieżących oraz archiwizowanych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników już z poziomu czytelnej listy dokumentów. Rozszerzenie tych informacji przy pomocy wbudowanego modułu raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów oraz wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zarówno zbiorcze i globalne dane jak i szczegółowe zestawienie dotyczące konkretnej sprawy.

W ramach standardowych raportów dostępne są informacje o przeterminowanych zadaniach czy też ilości dokumentów w podziale na pracowników i etapy. Dodatkowo system posiada wbudowany kreator raportów, w ramach którego można przygotować dowolne własne zestawienie np. niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca na potrzeby VAT.

Współpraca z systemem ERP

Elektroniczny obieg dokumentów bardzo często stanowi rozszerzenie klasycznego systemu ERP. Comarch DMS może zarówno uzupełnić standardowe procedury jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów.

Comarch DMS jest częścią oferty Comarch 4.0, w związku z czym współpraca z systemami Comarch ERP Optima czy XL jest standardowym elementem Comarch DMS. Dzięki czemu możliwe jest uniknięcie problematycznych instalacji, konfiguracji czy synchronizacji danych na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w trybie online. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci czy towary) czy generując przeprocesowane dokumenty ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. Dodatkowo szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalają na proste rozszerzenie współpracy na linii DMS-ERP.

Comarch DMS może również współpracować z zewnętrznymi rozwiązaniami w ramach wersji Standalone.

Automatyzacja i robotyzacja procesów

System Comarch DMS pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.