Systemu ERP (Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które może znacząco usprawnić zarządzanie przedsiębiorstwem. Jednak pomimo korzyści, sam proces wdrożenia ERP często napotyka liczne problemy, ryzyka oraz wyzwania, które mogą prowadzić do kłopotliwych sytuacji.
W niniejszym artykule opowiemy o tym, jak wygląda cały proces wdrożenia ERP Comarch Optima na przykładzie procesu w naszej firmie, oraz tego, jakie są kluczowe etapy procesu, a także jakie problemy mogą napotkać firmy, które chcą wdrożyć system ERP i oczywiście jak się przed tym zabezpieczyć, lub jak może to zrobić firma wdrożeniowa.
1. Analiza przed wdrożeniowa
Pierwszym krokiem w każdym projekcie wdrożenia systemu ERP Comarch jest analiza przed wdrożeniowa. Etap ten jest kluczowy, ponieważ pozwala na określenie, czy wybrany system jest odpowiedni dla firmy i jakie moduły będą potrzebne do zaspokojenia jej potrzeb.
W ramach tego etapu odbywają się spotkania z klientem, w trakcie których omawiane są wymagania biznesowe oraz dostępność danych. Często w spotkaniach po stronie klienta biorą udział decydenci, ale i osoby, które na co dzień będą pracowały z systemem.
Jest do dobra praktyka, bo pozwala szerzej spojrzeć na temat wdrażanego systemu ERP i zaopiekować wszystkie obszary biznesowe. Po naszej stronie poza bezpośrednim doradcą klienta, który dysponuje szeroką wiedzą techniczną, często w bardziej wymagającym procesie biorą udział także nasi wdrożeniowcy, którzy weryfikują możliwości techniczne i sugerują najlepsze rozwiązania konkretnego zagadnienia ze stricte wykonawczego punktu widzenia.
Zwieńczeniem tego etapu jest projekt wdrożeniowy, który omawia zakres oprogramowania i koszty, ale także przebieg wdrożenia oraz typuje osoby prowadzące projekt zarówno po stronie firmy wdrożeniowej jak i klienta.
2. Migracja danych i wdrożenie systemu ERP
Po analizie przychodzi właściwy etap wdrożenia systemu ERP Comarch Optima, czyli migracja danych i konfiguracja systemu ERP. Etap ten w pierwszej kolejności wymaga precyzyjnego przekazania do nas danych w odpowiednim formacie ze starego środowiska do nowego.
Zaobserwowaliśmy, że niestety wielu klientów firm wdrożeniowych nie poświęca wystarczającej uwagi na przygotowanie danych przed migracją. Często zdarza się, że dane wysyłane przez klientów do testów nie są uprzednio zweryfikowane, co może prowadzić do problemów przy imporcie.
Poza tym klienci mogą nie dostrzegać istotnych różnic w danych, takich jak błędne kody towarów, różnice w nazwach, czy brakujące atrybuty. Niezrozumienie specyfiki danych i ich formatu może skutkować problemami, które trzeba będzie rozwiązywać na późniejszych etapach, co wydłuża proces wdrożenia systemu ERP oraz może skutkować dodatkowymi kosztami.
W ELTE-S dzięki ponad 30-letniemu doświadczeniu wypracowaliśmy sprawdzone metody migracji danych, przez co robimy to skutecznie i co za tym idzie, nie przekłada się to negatywnie na sam proces wdrożenia systemu ERP. Posiadamy szereg konwerterów baz danych obsługujących różnego rodzaju pliki i praktycznie żaden przypadek nie jest dla nas wyzwaniem.
Częste problemy:
- Błędne dane lub ich brak: Klient często dostarcza dane do analizy bez ich wcześniejszej weryfikacji. Zamiast dokładnie przygotować pliki w wymaganym formacie, klienci eksportują dane z istniejącego systemu i wysyłają je, co może prowadzić do błędów na późniejszym etapie migracji.
- Niezrozumienie wymagań systemowych: Często zdarza się, że klienci nie do końca rozumieją, jakie dane są potrzebne do prawidłowego działania systemu. Mogą na przykład nie dostarczyć wszystkich wymaganych atrybutów, jak kody towarów, cenniki czy magazyny, co komplikuje dalszy proces.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
3. Dostosowanie procesów do systemu
Ważnym elementem wdrożenia jest dostosowanie procesów wewnętrznych firmy do nowego systemu ERP. Zdarza się, że firma nie do końca przemyślała swoje procesy i próbuje dostosować system do już istniejących metod pracy, co z założenia jest błędem, dlatego że nowy system ma usprawnić firmę, a zatem i same procesy powinny być usprawnione. To prowadzi do sytuacji, gdzie obieg dokumentów czy sposób rejestrowania danych staje się nieefektywny i skomplikowany.
Jednym z kluczowych wyzwań jest zrozumienie, że nie wszystkie procesy muszą być zmieniane, ale te, które są nieoptymalne, powinny zostać dostosowane do funkcji oferowanych przez ERP.
W ELTE-S wdrożyliśmy już tysiące systemów w tysiącach firm, branż i sektorów, dzięki czemu jesteśmy w stanie doradzać naszym klientom najlepsze praktyki stosowane w ich branży lub segmencie. To stanowi niezwykłą korzyść dla naszych klientów, dlatego, że nie muszą na własnej skórze testować różne rozwiązania, a mogą od razu zacząć pracować tak jak najlepsi w branży.
Częste problemy:
- Niedopasowanie procesów do funkcjonalności systemu: Często firma ma już ustalone procesy, które są trudne do dopasowania do systemu ERP. Na przykład, dział magazynu może chcieć mieć inny sposób wystawiania faktur, niż ten oferowany przez system ERP, co prowadzi do niezgodności i konieczności dostosowania systemu.
- Brak jednoznacznych decyzji w firmie: Zdarza się, że firmy nie określają jednoznacznie swoich potrzeb, co prowadzi do zmiany procesów w trakcie wdrożenia. Często jedna osoba mówi, że ma być tak, a inna osoba w firmie twierdzi, że proces ma wyglądać inaczej, co prowadzi do zamieszania i opóźnień w implementacji.
4. Szkolenie użytkowników
Po wdrożeniu bazy testowej i konfiguracji systemu ERP w sposób dopasowany do biznesu przychodzi moment na szkolenie użytkowników. Szkolenie to jeden z najważniejszych elementów wdrożenia ERP. Niezależnie od tego, jak intuicyjny jest system, użytkownicy muszą dobrze poznać funkcjonalności, aby móc efektywnie korzystać z systemu na co dzień.
Często jednak dochodzi do sytuacji, gdzie nie wszyscy pracownicy biorą pełny udział w szkoleniu, co może prowadzić do nieporozumień i błędów w późniejszej pracy z systemem.
W trakcie szkolenia pojawiają się także problemy związane z tym, że różni pracownicy chcieliby dostosować system do swoich indywidualnych potrzeb. Chociaż systemy ERP pozwalają na pewną elastyczność, nie zawsze da się spełnić wszystkie oczekiwania, bazując na podstawowej wersji systemu ERP, dlatego w takich sytuacjach często do projektu dołączani są programiści, którzy przygotowują dedykowane rozwiązanie dla konkretnej firmy.
W ELTE-S przeprowadziliśmy niezliczoną wręcz ilość szkoleń, dlatego posiadamy wypracowane schematy szkoleń, które faktycznie sprawiają, że firma po wdrożeniu systemu ERP jest w stanie efektywnie korzystać z nowego programu. Najczęściej nasze szkolenia dzielone są na przynajmniej dwa etapy:
- etap pierwszy, który jest bardziej ogólnym zapoznaniem z nowym programem
- etap drugi, który porusza już szkolenie na konkretnych stanowiskach i wchodzi w szczegóły
Obserwujemy, że na rynku często firmy wdrożeniowe systemów ERP prowadzą jedno rozbudowane szkolenie, po którym jak oceniają uczestnicy, przytłacza ich ilość wiedzy i funkcjonalności, przez co efektywność przyswajania wiedzy drastycznie spada.
Nasi klienci bardzo cenią sobie nasze dwuetapowe podejście, a my widzimy, że taka metodyka po prostu działa.
Częste problemy:
- Niewystarczające uczestnictwo w szkoleniu: Część pracowników może nie brać aktywnego udziału w szkoleniu lub tylko „słuchać”, a nie ćwiczyć na systemie, co prowadzi do błędów w późniejszym użytkowaniu ERP. W efekcie pojawiają się nieporozumienia i błędne dane w systemie.
- Różne oczekiwania pracowników: Każdy dział ma różne potrzeby i oczekiwania dotyczące działania systemu ERP. Dział sprzedaży może chcieć uprościć procesy, a dział księgowości może wymagać bardziej złożonych funkcji, co może prowadzić do trudności w dostosowywaniu bazowego systemu do wymagań wszystkich użytkowników.
Skontaktuj się z naszym ekspertem
Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.
5. Testowanie i problemy po wdrożeniu
Po zakończeniu szkolenia i przeniesieniu danych do bazy właściwej następuje uruchomienie systemu. Często jednak pojawiają się problemy, które nie zostały zauważone podczas testów.
Wynika to z faktu, że podczas testowania klienci koncentrują się głównie na procesach, które wykonują codziennie, zapominając o procesach rzadziej używanych. W przypadku takich procesów, jak np. inwentaryzacja czy szczegółowe raportowanie, mogą wystąpić błędy, które wymagają dodatkowej pracy nad systemem.
W ELTE-S osoby, które mają pierwszy kontakt z klientem i wyceniają całe wdrożenie, to także osoby, które są techniczne i w swojej karierze prowadziły liczne wdrożenia systemów ERP. Właśnie ta ekspertyza każdego naszego doradcy klienta sprawia, że jest on w stanie zwrócić uwagę na sprawy, o których klient po prostu nie pomyślał. To wszystko sprawia, że jeszcze na etapie wyceny klient jest informowany o większości nieoczywistych kwestii, które należy wziąć pod uwagę, co na samym końcu zmniejsza ilość “niespodzianek”.
Częste problemy:
- Pomijanie rzadko wykonywanych procesów: Podczas testowania klienci koncentrują się głównie na codziennych procesach, a zapominają o tych, które są wykonywane sporadycznie, jak np. inwentaryzacja. Gdy taki proces zostaje pominięty, pojawiają się błędy, które są kłopotliwe do naprawienia po uruchomieniu systemu.
- Nieprzewidywalne zmiany w wymaganiach: Klient może zgłosić dodatkowe wymagania w trakcie pracy na docelowym systemie, które nie zostały uwzględnione na wcześniejszych etapach. Często zdarza się, że po rozpoczęciu pracy na bazie właściwej klient domaga się nowych funkcjonalności, które można byłoby wdrożyć bez większego problemu na etapie testowania, ale na bazie właściwej może to być kłopotliwe i zwiększyć koszty wdrożenia systemu ERP.
6. Wsparcie po wdrożeniowe i adaptacja systemu
Po wdrożeniu systemu następuje okres, w którym firma zaczyna korzystać z systemu w codziennej pracy. W tym czasie pojawiają się nowe wyzwania, które mogą obejmować np. problemy techniczne z funkcjonowaniem systemu, a także konieczność dostosowania systemu do zmieniających się potrzeb firmy. Często klienci oczekują, że cały system będzie działał idealnie od razu, co prowadzi do frustracji, kiedy pojawiają się jakiekolwiek błędy.
Problemy mogą wynikać także z niedostatecznego testowania systemu przed startem, co sprawia, że firma wdrożeniowa musi radzić sobie z nieprzewidzianymi komplikacjami.
W ELTE-S lwią część naszych usług poza wdrożeniami systemów ERP u nowych klientów stanowi objęcie wparciem serwisowych klientów, którzy już mają wdrożony taki system, ale nie są zadowoleni z efektów, lub mają różne problemy techniczne. Poza tym jesteśmy także producentem rozszerzeń do ERP Comarch i dysponujemy ponad 500 autorskimi programami. Te wszystkie rzeczy sprawiają, że nasi klienci korzystający z systemu ERP Comarch mogą spać spokojnie bez obawy o to, że ich program zawiedzie lub ograniczy rozwój ich biznesów. Oferujemy różne formy wspracia po wdrożeniowego, od pojedynczych usług, aż po wiążące umowy, gwarantujące gotowość i czas reakcji.
Częste problemy:
- Problemy z funkcjonowaniem systemu po starcie: W trakcie użytkowania systemu mogą pojawić się problemy, które nie zostały wcześniej wykryte. Może to dotyczyć błędów w raportach, problemów z integracją lub nieprawidłowego działania procesów, które nie były testowane w pełni.
- Zbyt późne dostarczenie danych: Klienci często nie dostarczają właściwych informacji na czas, co opóźnia migrację i implementację systemu. Na przykład, mogą wysłać dane z opóźnieniem, przez co cała procedura wdrożenia nie przebiega zgodnie z pierwotnym planem.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu ERP jest skomplikowanym procesem, który wymaga staranności, komunikacji i elastyczności ze strony wszystkich uczestników. Wyzwania, które pojawiają się na każdym etapie wdrożenia – od analizy przed wdrożeniowej po wsparcie po wdrożeniowe – wymagają ścisłej współpracy między firmą wdrożeniową a klientem.
Kluczowe jest, aby wszystkie strony były dobrze poinformowane o wymaganiach i ograniczeniach systemu, a także, aby proces wdrożenia przebiegał zgodnie z ustalonym harmonogramem i zakresem. Patologie takie jak brak komunikacji, niepełne dane czy zbyt późne przesyłanie informacji mogą poważnie utrudnić wdrożenie i prowadzić do dodatkowych kosztów.
