Niecały miesiąc mają przedsiębiorcy, aby przygotować się na wejście w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Unijne prawo zacznie obowiązywać bowiem już 25 maja 2018. Będzie dotyczyć wszystkich firm, zarówno mikro-, małych, jak i średnich oraz dużych podmiotów.
Comarch, producent systemów klasy ERP, wprowadził szereg funkcjonalności, które wspierają wdrożenie procedur wynikających z wprowadzenia RODO w przedsiębiorstwie. Nowe moduły pomogą przedsiębiorcom zadbać o bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
– RODO to – po wprowadzeniu obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego – największa „rewolucja” dla polskich przedsiębiorców w ostatnich latach. Z tą tylko różnicą, że w przypadku JPK ustawodawca precyzyjnie określił reguły, jakie mają być stosowane w firmie. Przy RODO przedsiębiorcy sami decydują, jakie mechanizmy oraz procedury wdrożą, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. W obu sytuacjach systemy informatyczne dają narzędzia, które pomogą przedsiębiorcom wywiązać się z obowiązku prawnego i uniknąć kar – mówi Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes zarządu Comarch oraz dyrektor Sektora ERP.
A te małe nie są: – W przypadku naruszenia prawa przewidziano poważne kary, których wysokość sięgać może nawet 20 milionów euro lub do 4% wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa. Dlatego warto wesprzeć się systemem IT – radzi Zbigniew Rymarczyk.
Systemy Comarch ERP (Comarch ERP XT, Comarch ERP Optima, Comarch ERP Altum i Comarch ERP XL) zostały wyposażone w siedem funkcjonalności. Pomogą uporać się z RODO oraz stosować nowe przepisy w codziennej praktyce. Wszystkie systemy posiadają:
- rejestr czynności przetwarzania danych osobowych – umożliwi prowadzenie i aktualizację rejestru przetwarzania danych osobowych w systemie
- rejestr zgód na przetwarzanie danych osobowych – zawiera informacje o udzieleniu lub cofnięciu zgód na przetwarzanie danych. Jak również zgód na przesyłanie informacji handlowych wraz z historią ich udzielenia tzn. treścią udzielonego oświadczenia, datą oraz źródłem pozyskania takiej zgody
- rejestr upoważnień przetwarzania danych osobowych – zbiór informacji o tym, kto wewnątrz
oraz spoza danej firmy otrzymał prawo do wglądu w dane osobowe, w jakim zakresie i na jaki okres
- rejestr naruszeń przetwarzania danych osobowych – umożliwi zapisanie incydentów, gdyby dane nie były przetwarzane zgodnie z prawem
- wgląd do danych osobowych – czyli czytelny wydruk danych dla osoby fizycznej oraz eksport tych danych w postaci XML, konieczne do udostępnienia osobie na jej wyraźną prośbę
- możliwość anonimizacji danych – możliwość trwałego usunięcia danych osobowych na żądanie osoby uprawnionej, pod warunkiem, że w systemie nie istnieją dokumenty, których przechowywanie jest wymagane prawnie
- opcję logowania działań operatorów – zapisywanie informacji o tym, jakie czynności wykonywał operator, np. jakich zmian w danych osobowych czy jakich wydruków dokonywał.
Co ważne, dla obecnych klientów aktualnej wersji oprogramowania oraz dla klientów chmurowych rozliczających się w miesięcznym abonamencie, te funkcjonalności dostępne są za darmo. Natomiast klienci, którzy mają systemy Comarch ERP nie na gwarancji, to przy zakupie aktualizacji automatycznie uzyskają dostęp do najnowszej wersji oprogramowania, wspierającej RODO.
– Dla przedsiębiorców, którzy jeszcze nie są przygotowani na RODO, to już naprawdę ostatni dzwonek, aby ruszyć z pracami. Jako firma informatyczna zdajemy sobie sprawę, że jest to duże wyzwanie. Przewagą naszych systemów było zawsze bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa. W przypadku RODO jest tak samo. Wypracowane funkcjonalności pomogą przedsiębiorcom w pełni wywiązać się z wymogów unijnego rozporządzenia – dodaje Zbigniew Rymarczyk.
