Integracja sklepu internetowego PrestaShop z Comarch ERP Optima

 

ELTE-S od kuchni – czyli jak przebiegają prace wdrożeniowe mająca na celu usprawnienie systemu ERP współpracującego ze sklepem internetowym PrestaShop.

 

 Oczekiwania względem nowego systemu ERP

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom firmom działającym w sektorze sprzedaży internetowej(sklep PrestShop) często firma ELTE-S podejmuje się prac wdrożeniowych mających na celu stworzenie i usprawnienie systemu ERP w danej firmie.

Poniższe wdrożenie prezentuje typową firmę handlową, której zależy na usprawnieniu procesów sprzedaży, polityki magazynowej i wyjściu naprzeciw oczekiwaniom klienta.

Klient oczekiwał by system ERP wyróżniał się rozbudowaną bazą danych oraz wprowadzeniem programów ułatwiających prace związaną ze sklepem internetowym PrestaShop. Ponadto miały się pojawić usprawnienia w obszarze zarządzania magazynem jak i w obszarze obsługi zamówień.

Prezentowane przedsiębiorstwo ze względu na szybki rozwój w sektorze sprzedaży internetowej oraz znaczny wzrost ilości oferowanych produktów było zmuszone do zmiany platformy sklepu B2B na sklep internetowy PrestaShop. Sprawny sklep internetowy PrestaShop to sklep z bieżącymi kartami towarowymi, dobrą ekspozycją produktów oraz ich bieżące aktualizowanie. Ręczne uzupełnianie kart lub brak możliwości zawarcia w bazie danych wszystkich atrybutów utrudnia pracę i procesy te są bardzo czasochłonne. Niespójny system ERP, brak narządzi ułatwiających kompletację zamówień oraz przygotowania produktów na zamówienie klienta wymuszało stworzenie nowej bazy danych, która byłaby źródłem danych dla sklepu internetowego PrestaShop i jednocześnie wspólną bazą danych dla wszystkich modułów systemu ERP.

Zalecane było wprowadzenie usprawnień w poszczególnych obszarach firmy:

  • w obszarze sprzedaży – wsparcie obsługi sprzedaży internetowej. Przygotowanie bazy danych obsługującej ponad 60 tys. produktów. Karty towarowe musiały się wyróżniać wielojęzycznością oraz dużą ilością atrybutów towaru. Wymagane było użycie programu do automatyzacji zakładania i aktualizacji na bieżąco kart towarowych.
  • w obszarze logistyki realizacji zamówień klienta – opracowanie metod wymiany danych między klientem a magazynem realizującym zamówienie oraz zwiększenie produktywności pracy magazynu poprzez skrócenie czasów obsługi procesów magazynowych, a tym samym zwiększenie wydajności w przyjęciu i wydaniu produktów przy zachowaniu tej samej liczby pracowników magazynu.
  • w obszarze zarządzania – zespolenie poszczególnych programów obsługujących podstawowe procesy marketingowe tak by praca nie wymagała powielaniu tych samych czynności.
  • w obszarze produkcji – przygotowanie produktów na podstawie zamówień wychodzących z PrestaShop. Konieczne było także wprowadzenie programu do wydruku etykiet na finalny produkt. Program taki umożliwiał wydruk etykiet w wielu językach oraz na podstawie dokumentu w Optimie (faktura, paragon).

 

Zastosowane rozwiązania

Firma ELTE-S po kompleksowej analizie przedwdrożeniowej zaleciła wykorzystanie sprawdzonego systemu ERP – Comarch ERP Optima. Podstawą była jedna rozbudowana baza danych oraz autorskie programy firmy ELTE-S, które zintegrują internetowy sklep PrestaShop i system Comarch ERP Optima w całość. Konieczne było stworzenie dedykowanych programów usprawniające operacje niezbędne do realizacji zamówień klienta takich jak Importer, Synchronizator PrestaShop-Optima  i Kompletator oraz użycie autorskiego programu Wydruk Etykiet.

Biorąc pod uwagę szeroką gamę produktów, do prezentowania danych wykorzystano w dużej mierze atrybuty na karcie towarowej.

W pierwszej kolejności było stworzenie nowej bazy danych na systemie Comarch ERP Optima, co wymagało dużego nakładu pracy. Operacja ta wymagała przeniesienie magazynu z zachowaniem historii dostaw i cen zakupu towarów uwzględniając przy tym różne opłaty, które były naliczane podczas importu towarów.

W związku z duża ilością produktów oraz dużą ilością danych jakie należy na bieżąco uzupełniać na karcie towarowej w Optimie, firma ELTE-S zaproponowała program, który umożliwi szybkie i automatyczne importowanie danych przez pracowników – Program Importer.

Importer jest programem działającym na arkuszu Excel lub LibreOffice. Przy jego pomocy odbywa się zakładanie i aktualizacja kart towarowych.

Program wykorzystywany jest także do przyjmowania dostaw poprzez tworzenia dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego, dodawanego do systemu Comarch ERP Optima w buforze. Przy wdrożeniu nowego systemu zostało już wprowadzonych ponad 60 000 towarów, a ilość ta ciągle rośnie.

Kolejnym, wiodącym programem ELTE-S wykorzystanym w tym wdrożeniu był program Synchronizator PrestaShop Optima, który jest odpowiedzialny za wymianę danych między Comarch ERP Optima a sklepem internetowym PrestaShop.

Aplikacja Synchronizator działa w sposób automatyczny i manualny według preferencji i potrzeb użytkownika.

Presta OptimaDo podstawowych funkcji Synchronizatora PrestaShop Optima zaliczamy:

  • eksport towarów wraz ze stałymi i predefiniowanymi atrybutami
  • pobieranie zamówień, które są dodawane do systemu Comarch ERP Optima jako RO (rezerwacja odbiorcy)
  • zakładanie nowych kontrahentów
  • aktualizacja statusów zamówienia w zależności od stanu dokumentu w systemie
  • eksport faktur z Comarch ERP Optima na serwer FTP
  • dodawanie tłumaczeń do opisów towarów w języku niemieckim i angielskim na karcie towarowej
  • aktualizacja atrybutów, nazw, opisów, cen, stanów magazynowych, widoczność i usuwanie produktów

Zastosowany został także program Kompletator. Program ten jest niezbędnym elementem by na bieżąco przygotować produkty „powiązane” do nadruków.

Kompletator zaczytuje rezerwacje odbiorcy z Optimy, Użytkownik wybierając RO automatycznie tworzy dokumenty RW i PW na produkty powiązane, ściągając tym samym ilość z produktów bazowych. Efektem końcowym jest utworzenie paragonu lub faktury.

Ostatnim wdrożonym programem jest Wydruk Etykiet. Jego przeznaczeniem jest drukowanie etykiet na zamówione towary na podstawie dokumentu (faktura lub paragon) i drukuje tyle etykiet na konkretny produkt, ile klient ich zamówił. Możliwy jest też wydruk bezpośrednio z listy towarów. Współpracuje on z drukarką GoDEX G300.  Aplikacja ta pobiera dane z listy zasobów wraz ze wszystkimi potrzebnym danymi, które mają być umieszczone na etykiecie.

Do możliwości tego programu zaliczmy wydrukowanie etykiety w wybranym języku, które są domyślnie ustawiane na podstawie kraju pochodzenia kontrahenta. Program Wydruk etykiet został wyposażony w panel konfiguracyjny, który umożliwia klientowi samodzielne dostosowanie pozycji każdego elementu na etykiecie.

Korzyści z wdrożonych programów

Dzięki zintegrowaniu systemu Comarch ERP Optima oraz wdrożenie dodatków autorskich ELTE-S udało się zrealizować założone cele jakie miał spełniać nowy system.

Najważniejszym punktem tego wdrożenia było zbudowanie nowej bazy danych i zsynchronizowanie bazy ze sklepem internetowym PrestaShop.

Korzyści wynikające po zmianie systemu:

  • oszczędności poprzez wzrost realizacji zleceń bez zwiększania kosztów operacyjnych
  • większa wydajność pracy na magazynie dzięki nowemu sposobowi prezentacji produktów
  • wzrost wydajności i większa kontrola procesu przyjęcia i wydania towarów
  • praktyczne wyeliminowanie pomyłek w procesach przyjęcia i wydania produktu
  • eksport danych do sklepu internetowego przyspieszono kilkudziesięciokrotnie
  • wzrost zadowolenia klienta poprzez automatyzacje zamówienia o 40%

Dzięki rozwiązaniu wdrożonemu przez naszych specjalistów udało się uzyskać pozytywne zmiany na wielu płaszczyznach firmy. Niewątpliwie nowy system ERP podniósł poziom obsługi klienta oraz przyspieszył i zautomatyzował procesy związane z realizacją zamówienia.

W naszej ofercie mamy także wiele innych dodatków programowych do systemów Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL

Optima dodatki                    Dodatki XL

Koszt wdrożeniu nowego systemu ERP nie musi być wcale drogie, sprawdź: https://elte-s.com/kalkulator_erp/