Faktura online

Fakturowanie przez Internet jest proste.

Wystawianie faktur online – za pomocą przeglądarki www lub aplikacji mobilnej na oprogramowanie iOS lub Android – z Comarch ERP XT jest szybkim i łatwym procesem. Dzięki wielu zautomatyzowanym procesom i dostępowi do bazy klientów, fakturowanie online może odbywać się z każdego miejsca i o każdej porze.

Wystaw fakturę VAT szybko i w zgodzie z przepisami – sprawdź, które szczegółowe dane o transakcji powinna zawierać faktura

Poznaj funkcje prostego programu do fakturowania online, dzięki któremu wystawisz fakturę w parę chwil. Wystarczy wcześniej dodać kontrahenta poprzez podanie jego numeru NIP – reszta danych jest automatycznie zaciągana z bazy GUS (Główny Urząd Statystyczny).

Wystawienie faktury online w Comarch ERP XT polega na dodaniu nazw produktów lub funkcji oraz ich cen netto lub brutto. Kolejnym krokiem jest już tylko błyskawicznie wysyłanie faktury VAT do Twojego klienta prosto z aplikacji na jego adres e-mail. Aby wystawić fakturę nie jest potrzebna żadna dodatkowa integracja. Zakładasz konto, logujesz się, podajesz swój NIP i w prosty sposób wystawisz swoją pierwszą fakturę online i jednym kliknięciem wysyłasz ją do klienta. Comarch ERP XT to łatwy w obsłudze program do faktur, który zdecydowanie upraszcza ich wystawianie i wysyłanie.

Program do faktur VAT i nie tylko

Program do wystawiania faktur online to jedno z podstawowych narzędzi przedsiębiorcy. Wystawianie faktur to codzienny obowiązek dotyczący sprzedaży oferowanych usług czy produktów. Warto wiedzieć czym jest faktura VAT – dokument ten potwierdza transakcję między współpracującymi ze sobą stronami. Wystawienie i przekazanie faktury kontrahentowi powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Kiedyś funkcjonowała wyłącznie w formie papierowej, dziś w przeważającej części to dokument elektroniczny, czyli faktura online. Co ważne, obecnie nie ma obowiązku drukowania i podpisywania faktury, jeśli mamy możliwość wysłania jej elektronicznie, na przykład w formacie PDF.

Jakie elementy dotyczące klientów i produktów powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT?

datę wystawienia,
kolejny numer jednoznacznie identyfikujący dokument,
dane, czyli nazwę i adres podatników oraz ich numery identyfikacyjne (np. NIP) na potrzeby podatkowe,
datę wykonania usługi/dostarczenia towaru,
pełną nazwę towaru lub usługi,
miarę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cenę netto jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,

kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę należności ogółem (brutto)

W przypadku programu Comarch ERP XT nie musisz martwić się o poprawność wystawianych dokumentów, program zawsze działa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Proforma, faktura zaliczkowa, faktura marża i faktura walutowa, czyli jak wygląda wystawianie różnych rodzajów faktur w programie do fakturowania Comarch ERP XT?

Oprócz podstawowej faktury VAT w programie Comarch ERP XT wystawiać można także inne rodzaje faktur m.in. faktury VAT marża, Pro-formy, faktury zaliczkowe oraz faktury walutowe. Czym się one charakteryzują?

Faktura VAT marża – to także dokument sprzedaży, różni się on jednak od zwykłej faktury podatkiem. W przypadku wystawienia takiego dokumentu podatek od towarów lub usług liczony jest od marży, a nie od całej wartości sprzedaży. W przypadku faktur VAT marża nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z faktury zakupu.
Faktura proforma – dokument nie jest dokumentem handlowym. Jest ona traktowana wyłącznie jako zapowiedź lub propozycja dokonania sprzedaży. Na podstawie takiej faktury kupujący może dokonać płatności co poprzedza przekształcenie proformy do faktury VAT.
Faktura zaliczkowa – w odróżnieniu od faktury VAT jest to dokument, który rejestruje otrzymanie zaliczek na poczet końcowej płatności od kontrahenta. Przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej do 15 dni od otrzymania zaliczki. Na podstawie faktury zaliczkowej lub wielu faktur zaliczkowych wystawiana jest faktura finalna.
Faktura walutowa – dokument taki jak faktura VAT, ale wystawiona w innej walucie niż PLN. Zazwyczaj używana w obrocie poza granicami Polski, dla kontrahentów zagranicznych. Warto zwrócić uwagę, że przy wystawianiu takiego dokumentu kwoty podawane są zarówno w walucie obcej jak i w PLN.

Skontaktuj się z naszym ekspertem

Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.

Faktury cykliczne

Oprócz wystawiania pojedynczych faktur online w programie Comarch ERP XT istnieje możliwość wystawienia faktur cyklicznych. Funkcję tą stworzyliśmy głównie z myślą o firmach, które co miesiąc wystawiają takie same dokumenty dla swoich Klientów, a przykładem mogą być m.in. faktury abonamentowe. W tym celu wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów faktury cyklicznej.

Na szablonie użytkownik w sekcji „Cykl fakturowania” przede wszystkim ustala ”Termin wystawienia faktury” oraz datę „Planowanego fakturowania”. Na tej podstawie program przypomni o planowanym wystawianiu dokumentów, jeśli wystawianie faktur jest inicjalizowane bezpośrednio w programie. Jeśli na szablonie zostanie ustawiona opcja „Wystawiaj faktury automatycznie” – w wyznaczonym dniu we wczesnych godzinach porannych na podstawie szablonu nastąpi automatyczne wystawienie dokumentów.

Dodatkowo na szablonie Użytkownik definiuje informacje, jakie powinny znaleźć się na wystawianej cyklicznie fakturze:

Schemat numeracji
Kontrahentów
Daty i formy zapłaty
Walutę
Cenę netto/brutto
Pozycje
Dodatkowe informacje, które mogą pochodzić np. z karty kontrahenta

Centrum powiadomień

Jedną z wielu funkcji programu jest to, że użytkownik może w dowolnej chwili sprawdzić, które z faktur cyklicznych są gotowe do wystawienia w dniu dzisiejszym, oraz które z nich są przeterminowane. Znajdzie tam również informacje o fakturach cyklicznych wystawionych automatycznie.

Inne dokumenty sprzedaży: rachunki i paragony

Oprócz wystawiania faktur online w programie Comarch ERP XT można także ewidencjonować sprzedaż na podstawie rachunków, czyli uproszczonego rodzaju sprzedaży oraz sprzedaż detaliczną na podstawie paragonów. Przy sprzedaży detalicznej konieczne jest wydrukowanie paragonu fiskalnego za pomocą urządzeń fiskalnych. Program Comarch ERP XT jest zintegrowany z urządzeniami fiskalnymi i terminalami płatniczymi.

Dla firm zajmujących się sprzedażą detaliczną przygotowaliśmy dodatkowy moduł o nazwie POS – dedykowany na urządzenia mobilne (smartfony i tablety) do wygodniejszej obsługi klienta detalicznego.

erp-xt-strona-screeny-faktura-online-4-rachunki

erp-xt-strona-screeny-faktura-online-5-paragony

Szybkie fakturowanie online

Wykorzystując najnowsze technologie wprowadziliśmy w programie szereg dodatkowych usprawnień pracy:

Pracując na aplikacji mobilnej program umożliwia dodawanie towarów na fakturę poprzez odczytywanie ich kodów kreskowych za pomocą kamery telefonu.
W wielu miejscach w programie stosowane są automatyczne podpowiedzi. Podpowiadane są nie tylko najczęściej używane wydruki, aby ustawić je domyślnymi, ale też najczęściej wybierane funkcje, które program oferuje, aby ustawić je na pulpicie programu.
Program posiada wbudowaną wymianę danych z systemami bankowości elektronicznej, zarówno za pomocą plików jak i automatycznych webserwisów. Dzięki temu można wysłać paczkę przelewów do systemu bankowego oraz zaczytać wyciągi bankowe do programu ERP.
Dobrze wiemy, jak ważna dla przedsiębiorcy jest identyfikacja jego marki. Dlatego do programu wprowadzony został edytor wydruków i szablonów maili. Dzięki niemu możliwe jest stworzenie swojego własnego, unikalnego wydruku dokumentów sprzedaży zawierające np. logo firmy. Również maile, wysyłane automatyczne z systemu mogą być personalizowane.

Dodawania faktur i dokumentów kosztowych

Fakturowanie to nie tylko sprzedaż, to również zakupy. Faktura zakupu, czy też faktura kosztowa, to dokument wprowadzany do programu w celu ewidencji kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Jej zawartość niewiele różni się od faktury sprzedaży, ale musi zawierać też numer zewnętrzny, jaki widnieje na niej od naszego dostawcy lub usługodawcy.

Program Comarch ERP XT oferuje możliwość dodania faktur zakupu w sposób automatyczny. Narzędzie Comarch OCR łączy w sobie prostotę i szybkość działania, dzięki czemu dodanie faktury zakupu to nie problem. Wystarczy wskazać plik z dysku (w formacie pdf lub jpeg) w przypadku strony www lub zrobić zdjęcie faktury w przypadku aplikacji na urządzenia mobilne. Program sam rozpoznaje kontrahenta, daty oraz wartości z faktury i sam wprowadza je na dokument wewnątrzsystemowy. Przedsiębiorcy pomoże to w szybkim wczytaniu dokumentów do systemu, a księgowej do rejestru VAT.

Warto zaznaczyć, że narzędzie Comarch OCR jest dostępne w wielu pakietach, które można dostosować do swoich potrzeb. Dodatkowo każdy nabywca naszego programu otrzymuje możliwość zeskanowania 20 dokumentów co miesiąc całkowicie bezpłatnie.

Przykładowa faktura VAT wystawiona online – wzór faktury

Poniżej zamieszczamy przykładowy wygląd faktury, którą prosto i szybko wystawisz w naszym programie:

Kliknij i zapłać – faktura z linkiem do szybkiej płatności to ogromne ułatwienie dla kontrahentów

Na fakturze sprzedaży wygenerowanej online w Comarch ERP XT można za darmo umieścić link do błyskawicznej płatności online (jest on zamieszczony w formie przycisku z napisem “Zapłać online” – jak na powyższym przykładzie). Dzięki temu kontrahent ma możliwość opłacenia faktury szybkim przelewem lub BLIKiem, a Ty, jako przedsiębiorca, otrzymujesz swoje pieniądze na rachunek bankowy twojego konta po maksymalnie 15 minutach od wykonania płatności.

Więcej informacji na temat linku do płatności na fakturze znajduje się tutaj.

Często zadawane pytania

Czy fakturę online w Comarch ERP XT można wystawić z dowolnego miejsca na świecie?

Tak: oprogramowanie oferuje możliwość wystawiania faktur z każdego miejsca na świecie poprzez przeglądarkę lub aplikację mobilną, potrzebny jest tylko dostęp do Internetu.

Czy fakturę online wystawioną w Comarch ERP XT można zapisać w programie i wydrukować?

Tak: w naszym systemie możesz zapisać fakturę w wersji roboczej lub zatwierdzić na stałe. Dzięki dostępności edytora wydruku możesz spersonalizować wygląd swojej faktury dodając np. logo firmy. W systemie istnieje również możliwość umieszczenia linku do płatności na fakturze. Dokumenty są przechowywane na serwerach w Comarch Data Center więc nie musisz się martwić o ich bezpieczeństwo.

Dla kogo jest program do fakturowania online Comarch ERP XT?

Program do faktur Comarch ERP XT jest przede wszystkim skierowany do małych firm, mikro przedsiębiorstw oraz JDG (jednoosobowych działalności gospodarczych) poszukujących intuicyjnego i mobilnego programu, który umożliwia wystawianie dokumentów i księgowości online.

Dlaczego warto skorzystać z bezpłatnej wersji programu do faktur przez 30 dni?

Zanim zdecydujesz się na miesięczny abonament systemu, który ułatwia wystawianie dokumentów w Twojej firmie lub nie wiesz czy program spełni oczekiwania Twojej firmy (w przypadku fakturowania kosztuje jedynie 17 zł), warto wcześniej skorzystać z opcji przetestowania go. Dajemy możliwość bezpłatnego przetestowania pełnej wersji programu do faktur, podczas którego możesz ocenić, czy oferowane przez program funkcje spełniają Twoje potrzeby biznesowe.

Dlaczego jeszcze warto skorzystać z 30-dniowego okresu testowego?

Bezproblemowe wprowadzanie dokumentów – zobacz jak szybko program pozwoli Ci wystawić fakturę na telefonie lub w przeglądarce www.
Testowanie bez zobowiązań – przetestuj dostępne w okresie próbnym wszystkie funkcjonalności programu i sprawdź czy system spełnia oczekiwania Twojej firmy.
Wsparcie Techniczne – przez okres próbny cały czas możesz liczyć na wsparcie asysty technicznej, która pomoże Ci przejść przez konkretne punkty programu.
Decyzja oparta na doświadczeniu – testując program jesteś w stanie świadomie podjąć decyzję o zakupie najodpowiedniejszego programu dla swojej firmy.

Czy każdy może skorzystać z okresu próbnego i przekonać się jak wygląda system do wystawiania faktur online za darmo

Z 30-dniowego okresu próbnego skorzystać mogą osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które posiadają numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP. Aby skorzystać z pełnej funkcjonalności systemu w okresie próbnym należy zarejestrować się podając firmowy adres e-mail. Po dokończeniu rejestracji można już w pełni korzystać z funkcjonalności programu Comarch ERP XT.

Na mój adres nie dotarł mail aktywacyjny od Comarch Cloud – co zrobić?

Niektórzy operatorzy skrzynki pocztowej mogą błędnie zakwalifikować treść wiadomości do naszych klientów jako SPAM – w pierwszej kolejności sprawdź również ten folder. Jeżeli link aktywacyjny nie dotarł skontaktuj się z nami wysyłając e-maila pod adres sso@comarch.pl

Klient nie opłacił faktury - czy w programie istnieje możliwość generowania przedsądowego wezwania do zapłaty?

Tak: w oprogramowaniu możesz w prosty sposób wyfiltrować dane oraz listę swoich dłużników i wygenerować ponaglenie do zapłaty. Ponadto, w naszym systemie umożliwiamy generowanie bezpłatnej pieczęci prewencyjnej czy skorzystania z dodatkowych funkcji windykacji polubownej.

Jak wydrukować ponaglenie/wezwanie do zapłaty? – Baza Wiedzy programu Comarch ERP XT