Choć obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie dopiero za kilka miesięcy, to już teraz kwiecień 2025 roku ujawnia, że wiele firm wciąż nie podjęło odpowiednich kroków. Ministerstwo Finansów ogłasza kolejne zmiany, eksperci ostrzegają przed ryzykiem podatkowym, a dane nie pozostawiają złudzeń – przedsiębiorcy nie są gotowi na cyfrową transformację fakturowania.
Błąd w dacie faktury = problem z VAT
Nowe przepisy jednoznacznie wskazują: za datę wystawienia faktury uznawany będzie moment jej przesłania do KSeF, a nie faktyczne wykonanie usługi czy dostawa towaru. W praktyce oznacza to, że faktura wysłana 1 maja, mimo że dotyczy transakcji z 30 kwietnia, będzie mogła zostać ujęta w rozliczeniu VAT dopiero w maju.
Konsekwencje? Możliwe przesunięcia w rozliczeniach podatkowych, zaburzenia płynności finansowej oraz dodatkowe obciążenia dla działów księgowości.
Zmiany w systemie – MF odpowiada na postulaty
Do 25 kwietnia przedsiębiorcy mogli zgłaszać swoje uwagi dotyczące funkcjonowania KSeF. W odpowiedzi resort zapowiedział szereg udogodnień, m.in.:
możliwość wystawiania faktur masowych,
24-godzinny tryb offline,
nowe certyfikaty wystawcy,
lepsze powiązanie faktury z numerem dokumentu i dostawą.
Choć Ministerstwo Finansów zapewnia, że uwzględniło najważniejsze postulaty, część środowisk biznesowych nadal wyraża zastrzeżenia.
MŚP w tyle – tylko 35% firm gotowych na KSeF
Z danych wynika, że ponad 65% mikro, małych i średnich przedsiębiorstw nie jest przygotowanych do wdrożenia KSeF. Co więcej, wielu właścicieli firm zakłada, że całą odpowiedzialność ponosi biuro rachunkowe. Tymczasem to przedsiębiorca odpowiada za zgodność e-faktur z wymogami systemu.
Warto pamiętać, że chociaż sankcje za niewdrożenie KSeF mają obowiązywać od 2027 roku, system musi być uruchomiony i funkcjonować wcześniej.
Bądź na bieżąco z KseF – zapisz się na newsletter!
Zmiany w przepisach, nowe funkcje i praktyczne porady — wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF i e-fakturach w Comarch ERP. Otrzymuj eksperckie wskazówki, które pomogą Ci sprawnie zarządzać fakturami i uniknąć błędów
Nowość: KSeF jako narzędzie windykacyjne?
W kwietniu pojawił się kontrowersyjny pomysł tzw. egzekucji fakturowej – czyli możliwości automatycznego dochodzenia należności na podstawie danych z KSeF, bez udziału sądu. Pomysł ten mógłby znacznie przyspieszyć proces windykacji, ale budzi również poważne wątpliwości natury prawnej, zwłaszcza w kontekście ochrony dłużników.
Cyfrowe wykluczenie – problem definicji
Resort finansów planuje przedłużony okres przejściowy (do 2027 roku) dla tzw. podatników cyfrowo wykluczonych. Kryterium? Roczny obrót. Eksperci alarmują, że to niewystarczające i mylące podejście – realne wykluczenie może wynikać z braku dostępu do Internetu lub niskich kompetencji cyfrowych, a nie z wielkości firmy.
KSeF to nie tylko księgowość – to zmiana całej organizacji
Jak podkreśla Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch, KSeF wpływa nie tylko na działy księgowe, ale także na logistykę, magazynowanie i zarządzanie dokumentacją w całej firmie. Aby uniknąć błędów i opóźnień, konieczne jest zintegrowanie systemów ERP i automatyzacja procesu fakturowania.
Co powinieneś zrobić już dziś?
- Przetestuj system – zaloguj się do wersji testowej KSeF i sprawdź, jak działa wystawianie i odbieranie faktur.
- Skontaktuj się z dostawcą ERP – np. Comarch ERP Optima – i sprawdź, czy Twoje systemy są gotowe do integracji.
- Ustal wewnętrzne procedury – kto będzie wystawiał faktury, jak będą podpisywane i wysyłane do KSeF?
- Nie zwlekaj z wdrożeniem – im bliżej końca roku, tym większe ryzyko problemów technicznych i ograniczonego wsparcia.
Podsumowanie: ostatni dzwonek na przygotowanie
Kwiecień przyniósł kluczowe informacje o planowanych zmianach w KSeF, ale również pokazał, jak wiele firm wciąż jest nieprzygotowanych. Jeśli Twoja organizacja nie rozpoczęła jeszcze wdrożenia systemu, to najwyższy czas, by działać. Każda faktura już niedługo będzie musiała przejść przez KSeF – i to całkowicie zmieni sposób jej wystawiania i księgowania.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF? Nasz zespół pomoże Ci dostosować oprogramowanie i przygotować firmę na nowe obowiązki.
Zapraszamy na darmową prezentację produktów Comarch. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli jesteś zainteresowany innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!
