Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych narzędzi, które ma zrewolucjonizować polski system podatkowy. Dzięki niemu fakturowanie staje się bardziej efektywne, a przedsiębiorcy mogą liczyć na liczne korzyści. KSeF wpływa na transparentność transakcji gospodarczych oraz usprawnia procesy związane z fakturowaniem i kontrolą podatkową. Warto przyjrzeć się, jak dokładnie działa ten system i jakie zmiany przynosi dla polskich firm.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny opracowany przez Ministerstwo Finansów, który pozwala na wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jego celem jest centralizacja procesu fakturowania, co ma na celu zwiększenie efektywności kontroli podatkowych i zmniejszenie luki VAT. System wprowadza pojęcie faktury ustrukturyzowanej, co oznacza, że faktury będą wystawiane w jednolitym formacie XML, spełniającym wymagania prawne.
Jak przedsiębiorcy będą korzystać z KSeF?
Zgodnie z harmonogramem, od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw (o obrotach powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów gospodarczych.
Proces wystawiania faktur w systemie będzie wyglądał następująco:
Przedsiębiorca generuje fakturę w swoim systemie księgowym.
Faktura w formacie XML jest przesyłana do KSeF.
System weryfikuje fakturę, nadaje jej unikalny numer i wysyła urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Odbiorca faktury uzyskuje do niej dostęp po zalogowaniu się do KSeF.
Korzystanie z KSeF jest zintegrowane z systemami księgowymi firm, co ułatwia proces fakturowania oraz księgowania, a także pozwala na automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur.
Korzyści z wdrożenia KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi przedsiębiorcom szereg korzyści, które przyspieszają procesy biznesowe:
Szybszy obieg dokumentów – faktury będą dostępne w systemie niemal natychmiast po wystawieniu.
Oszczędności – eliminacja kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i archiwizowaniem faktur papierowych.
Automatyzacja księgowości – zmniejszenie ryzyka błędów i uproszczenie procesów księgowych.
Łatwiejszy dostęp do danych finansowych – szybka analiza finansów i uproszczona kontrola dokumentów.
Skrócony czas oczekiwania na zwrot VAT – przedsiębiorcy mogą liczyć na szybszy zwrot VAT, nawet do 40 dni.
Bądź na bieżąco z KseF – zapisz się na newsletter!
Zmiany w przepisach, nowe funkcje i praktyczne porady — wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF i e-fakturach w Comarch ERP. Otrzymuj eksperckie wskazówki, które pomogą Ci sprawnie zarządzać fakturami i uniknąć błędów
Bezpieczeństwo danych w KSeF
Bezpieczeństwo danych jest jednym z kluczowych aspektów systemu KSeF. Faktury są przechowywane w sposób zaszyfrowany, a dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby. System pozwala na zarządzanie uprawnieniami dostępu, co zapewnia większą kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może operować na dokumentach. Całość działa na infrastrukturze Ministerstwa Finansów, co gwarantuje wysokie standardy ochrony danych.
Jak przygotować się do KSeF?
Aby przejście na system KSeF przebiegło bez problemów, przedsiębiorcy powinni podjąć kilka kluczowych działań:
Przygotowanie systemów IT – dostosowanie oprogramowania księgowego do współpracy z KSeF.
Szkolenie pracowników – zapewnienie odpowiedniej wiedzy o obsłudze nowego systemu.
Testowanie integracji – przeprowadzenie testów, by upewnić się, że system działa poprawnie.
Opracowanie nowych procedur – dostosowanie wewnętrznych procesów do wymogów KSeF.
Przygotowanie do wdrożenia KSeF powinno rozpocząć się odpowiednio wcześniej, by uniknąć problemów w dniu, w którym system stanie się obowiązkowy.
Wyzwania związane z KSeF
Mimo wielu korzyści, wprowadzenie KSeF wiąże się z pewnymi wyzwaniami:
Dostosowanie systemów IT – konieczność aktualizacji oprogramowania i integracji z nowym systemem.
Przeszkolenie pracowników – wdrożenie nowych procedur w firmach.
Problemy techniczne – mogą wystąpić w początkowej fazie implementacji.
Koszty – wdrożenie nowego systemu może wiązać się z dodatkowymi wydatkami.
Pomimo tych trudności, wdrożenie KSeF to krok w stronę cyfryzacji polskiego biznesu. Przy odpowiednim przygotowaniu, przedsiębiorcy mogą w pełni wykorzystać potencjał nowego systemu i czerpać z niego liczne korzyści.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to przełomowa zmiana, która usprawni sposób prowadzenia biznesu w Polsce. Choć wdrożenie systemu wymaga odpowiedniego przygotowania, w dłuższej perspektywie przyniesie ono znaczną oszczędność czasu i pieniędzy, a także poprawi transparentność transakcji. Aby jak najlepiej przygotować się do wprowadzenia KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć odpowiednie kroki, takie jak dostosowanie systemów księgowych, szkolenie personelu oraz testowanie systemu.
Warto podjąć te kroki już teraz, aby zyskać przewagę na rynku i uniknąć problemów, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF? Nasz zespół pomoże Ci dostosować oprogramowanie i przygotować firmę na nowe obowiązki.
Zapraszamy na darmową prezentację produktów Comarch. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli jesteś zainteresowany innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!
