Dla wielu firm Comarch ERP Optima czy XL to podstawowe narzędzia do zarządzania biznesem — od zamówień, przez magazyn, po księgowość. Jednak każdy biznes się rozwija i z czasem potrzebuje coraz więcej funkcji. Wtedy pojawia się pytanie: jakie dodatkowe moduły wybrać i jak je wdrożyć, żeby wszystko działało sprawnie, a nie zamieniło się w koszmar informatyczny? I właśnie na to pytanie odpowiemy w tym artykule.
Po co właściwie te dodatki?
Załóżmy, że prowadzisz małą firmę, która zaczyna szybko się rozwijać, przy czym sprzedaje coraz więcej i coraz bardziej skomplikowane produkty bądź usługi. Standardowa wersja systemu, która obsługiwała małą skalę biznesu, przestaje wystarczać — dziś potrzebujesz solidnego rozwiązania informatycznego i dodatkowych funkcjonalności, które zautomatyzują procesy w firmie np. rozwiązanie do automatycznego rozliczania płatności, lepszego zarządzania towarami albo integracji ze sklepem internetowym. Moduły są właśnie po to, by rozszerzyć podstawowy system o te dodatkowe funkcje, bez konieczności jego zmiany.
Ale uwaga — po pierwsze sam system musi na to pozwalać, a po drugie to nie jest tak, że bierzemy pierwszy lepszy dodatek z internetu, instalujemy go i gotowe, albo co gorsze zlecamy napisanie takiej funkcjonalności czy to wewnętrznemu działowi IT, czy zewnętrznej firmie bez doświadczenia. To wymaga przemyślenia, bo źle dobrany lub wdrożony moduł może nie dość, że być marną inwestycją, to jeszcze więcej zepsuje, niż pomoże.
Czy inwestycja w dodatki się opłaci?
No, a jeśli mówimy już o kwestii finansowej, to oczywiście naturalnie pojawia się pytanie o opłacalność inwestycji w nowe funkcjonalności. Dodatki do systemu Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL to przede wszystkim automatyzacje konkretnych procesów, które w tradycyjny sposób zajmują dużo czasu etatowym pracownikom firmy. Każdy wydatek na moduł to w praktyce inwestycja w oszczędność roboczogodzin ludzi na stanowiskach, którzy wcześniej wykonywali dane czynności ręcznie. Dzięki temu bardzo łatwo można oszacować, ile czasu i pieniędzy firma poświęca na daną operację, a także, w jakim czasie zakup dodatków się zwróci, dodam tylko, że statystycznie u naszych klientów następuje to już w ciągu kilku miesięcy, maksymalnie do pół roku. Co ciekawe taka inwestycja nie tylko usprawnia pracę, ale także zmniejsza ryzyko błędów i pozwala efektywniej wykorzystać zasoby ludzkie, co przekłada się na stabilność i rozwój firmy.
Skalowalność – myśl perspektywicznie
Aby firma mogła rosnąć, konieczne jest także, aby całe środowisko IT w tym dodatki, także były skalowalne. Jeśli dziś obsługujesz 5 stanowisk i generujesz określoną liczbę dokumentów, musisz przewidzieć, że za rok może ich być np. dwukrotnie więcej. Dobrze zaprojektowany dodatek powinien płynnie obsłużyć taki wzrost, bez wpływu na wydajność systemu.
Jakiś czas temu współpracowaliśmy z firmą, która ze względu na ograniczenia budżetowe oraz przekonanie, że „sami zrobią to lepiej” zdecydowała się na rozbudowę Comarch ERP Optima we własnym zakresie. Zadanie to powierzono synowi właściciela – informatycznie uzdolnionemu, ale niezwiązanemu z branżą ERP. Początkowo wszystko działało zgodnie z oczekiwaniami – funkcjonalności pojawiły się, system spełniał bieżące potrzeby. Jednak z czasem, gdy firma zaczęła się rozwijać i zwiększyła się skala operacji, pojawiły się nieścisłości w stanach magazynowych i problemy z rozliczeniami. Okazało się, że ingerencje w bazę danych były wykonane ręcznie, bez użycia oficjalnych narzędzi Comarch, co doprowadziło do niespójności i trudności w aktualizacji systemu. Finalnie konieczne było założenie nowej bazy danych i odtworzenie stanów magazynowych – proces kosztowny, czasochłonny i zupełnie nieplanowany na etapie pierwotnej decyzji.
Bezpieczna integracja – kluczowe znaczenie oficjalnych narzędzi
Problemem w opisanym przypadku — i wielu podobnych — nie była sama chęć rozbudowy systemu, ale sposób jej realizacji. Zamiast skorzystać z oficjalnych narzędzi udostępnianych przez Comarch, takich jak obiekty COM lub web API, dodatki były pisane „na skróty” – z bezpośrednią ingerencją w bazę danych. Taka ingerencja omija logikę biznesową systemu, co może prowadzić do poważnych błędów — od niespójności danych po zaburzenie powiązań między dokumentami, które są niewidoczne na pierwszy rzut oka, ale mogą mocno namieszać przy aktualizacji systemu lub próbie dalszej integracji. Oficjalne API oraz narzędzia programistyczne Comarch, które są udostępniane oficjalnym partnerom Comarch, zapewniają zgodność z logiką aplikacji, weryfikują dane na wejściu i aktualizują wszystkie powiązane elementy systemu. Pisząc dodatki bez ich użycia, firma bierze pełną odpowiedzialność za konsekwencje — a te mogą okazać się kosztowne i trudne do naprawienia.
I właśnie dlatego wszystkie nasze dodatki są budowane w oparciu o oficjalne API Comarch lub nasze autorskie, bezpieczne RestAPI. Dzięki temu każda nowa funkcjonalność jest dodawana zgodnie z logiką systemu, bez ryzyka naruszenia jego integralności. Co więcej, nasze rozwiązania zostały przetestowane na setkach klientów z różnych branż – od handlu, przez produkcję, aż po usługi – co daje gwarancję ich stabilności, bezpieczeństwa i skuteczności. Korzystając z takich narzędzi, firmy nie tylko zyskują potrzebne funkcjonalności, ale też pewność, że system będzie rozwijał się wraz z nimi, bez przykrych niespodzianek po drodze.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Dokumentacja i wsparcie techniczne – fundament stabilnego rozwoju
Było już o skalowalności, bezpiecznym przygotowaniu dodatków, teraz warto poruszyć kwestię dokumentacji. Wielokrotnie spotykaliśmy się z sytuacjami, gdzie firmy nie mogły przeprowadzić nawet prostej aktualizacji systemu, ponieważ nikt nie wiedział, jakie dodatki są zainstalowane i jak dokładnie działają. Szczególnie problematyczne są przypadki, gdy osoba odpowiedzialna za utrzymanie całej infrastruktury rozwiązuje współpracę z firmą, nie zostawiając żadnej dokumentacji – a to, niestety, zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać.
Jedna z firm, z którymi mieliśmy okazję współpracować, przez lata rozbudowywała swój system Comarch ERP Optima o różne dodatki, tworzone ad hoc — głównie przez wewnętrznych informatyków lub zewnętrznych wykonawców bez stałej współpracy. Dodatki te nie były jednak w żaden sposób dokumentowane. Brak było zarówno opisów funkcjonalnych, jak i technicznych — nie wiadomo było, jakie dane przetwarzają, w jaki sposób ingerują w bazę danych, ani które elementy modyfikują system.
Sytuacja stała się szczególnie trudna, gdy firma zmieniła poprzedniego dostawcę usług IT i wdrożeniowych na nas. Nasz zespół stanął przed wyzwaniem aktualizacji systemu, co było niemożliwe do przeprowadzenia bez ryzyka „rozsypania się” kluczowych funkcji. Dodatki zainstalowane dodatki wprowadzały modyfikacje „na skróty”, z pominięciem oficjalnych mechanizmów Comarch (COM, Web API), co skutkowało błędami, niespójnością danych i poważnym zagrożeniem dla stabilności systemu.
Finalnie podjęliśmy decyzję o przepisaniu większości dodatków od podstaw, tym razem w pełnej zgodzie z logiką systemu obowiązującymi przepisami prawa oraz z pełną dokumentacją. Proces był kosztowny i czasochłonny, ale konieczny dla zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa działania systemu ERP w firmie.
Dokumentacja to absolutna podstawa, ale nie mniej ważne jest wsparcie techniczne. To nie tylko pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów, ale przede wszystkim gwarancja, że firma odpowiedzialna za wdrożenie i rozwój dodatków będzie w stanie je utrzymać i aktualizować w przyszłości. Kluczowe jest, aby dostawca rozwiązania oferował pełne wsparcie techniczne dla stworzonych rozszerzeń. To nie tylko pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów, ale przede wszystkim gwarancja, że firma odpowiedzialna za wdrożenie i rozwój dodatków będzie w stanie je utrzymać i aktualizować w przyszłości, dostosowując je do zmieniających się przepisów prawa i wymagań technicznych. Brak takiego wsparcia może prowadzić do sytuacji, w której rok po wdrożeniu pojawia się nowa aktualizacja Comarch ERP – np. uwzględniająca zmiany w przepisach – a klient nie może jej przeprowadzić, bo istniejące dodatki blokują ten proces lub przestają działać prawidłowo.
Jeszcze ważniejsze jest to, kto odpowiada za wsparcie. Jeżeli dodatki tworzyła jedna osoba, która nie posiada zaplecza zespołu, to w sytuacji awarii czy potrzeby pilnej modyfikacji – firma zostaje sama z problemem. Dla takiego wykonawcy priorytetem będzie najczęściej sprzedaż nowego projektu nowemu klientowi, a nie wsparcie starszych wdrożeń. To zrozumiałe z biznesowego punktu widzenia, ale całkowicie nieakceptowalne z perspektywy firmy, która potrzebuje ciągłości działania systemu.
W przypadku naszych rozwiązań ELTE-S każda funkcjonalność posiada szczegółową dokumentację techniczną, instrukcje wdrożeniowe i jest objęta wsparciem zespołu ekspertów. Co więcej, nad każdym dodatkiem czuwa konkretny zespół, a nie pojedynczy programista – dzięki temu jesteśmy w stanie szybko reagować na zmiany prawne, nowe wersje systemu oraz indywidualne potrzeby naszych klientów.
Nasze najstarsze dodatki są rozwijane i utrzymywane od ponad dwóch dekad i korzystają z nich dziś setki firm w całej Polsce. To samo w sobie jest najlepszą gwarancją stabilności, bezpieczeństwa i zaufania, jakim obdarzają nas nasi klienci. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i stałemu rozwojowi, nasze rozwiązania nie tylko nadążają za zmieniającymi się wymaganiami, ale bardzo często je wyprzedzają.
Optymalizacja wydajności – kluczowe dla stabilności systemu
Następną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę przy wyborze i wdrażaniu dodatków, jest ich wpływ na wydajność całego systemu. Wiele firm popełnia błąd, implementując rozwiązania, które działają „w tle” – tak zwane triggery, które teoretycznie mają automatyzować procesy, ale w praktyce mogą znacząco spowalniać pracę systemu.
Profesjonalne dodatki powinny być projektowane z myślą o optymalizacji wydajności. Oznacza to, że:
- Działają tylko na konkretnych stanowiskach, gdzie są rzeczywiście potrzebne
- Uruchamiają się w określonych momentach, a nie ciągle w tle
- Wykorzystują zoptymalizowane zapytania do bazy danych
Mieliśmy przypadek klienta, który zgłosił się do nas z problemem wydajności – generowanie pojedynczego dokumentu zajmowało kilkadziesiąt sekund. Po analizie okazało się, że firma korzystała z dodatków różnych dostawców, które były źle zoptymalizowane i niepotrzebnie obciążały system ciągłymi zapytaniami do bazy danych. Po wdrożeniu naszych rozwiązań, które uruchamiają się tylko wtedy, gdy są potrzebne i wykorzystują zoptymalizowane mechanizmy dostępu do danych, czas generowania dokumentów spadł do kilku milisekund.
W ELTE-S szczególną wagę przykładamy do optymalizacji naszych dodatków. Każde rozwiązanie przed wdrożeniem przechodzi testy wydajnościowe w różnych scenariuszach użycia, z różnym obciążeniem systemu. Dzięki temu mamy pewność, że nawet przy znaczącym wzroście liczby dokumentów czy użytkowników, system będzie działał płynnie i stabilnie.
Dopasowanie do procesów – nie każdy dodatek pasuje do każdej firmy
Innym istotnym kryterium przy wdrażaniu dodatków do Comarch ERP Optima lub XL jest ich rzeczywiste dopasowanie do procesów biznesowych danej firmy. Dodatki nie powinny być wybierane „z półki” wyłącznie dlatego, że „ktoś inny też tego używa”. Nawet jeśli dwie firmy działają w tej samej branży, ich sposób pracy, struktura organizacyjna, sposób fakturowania, rozliczeń czy logistyki może się diametralnie różnić. Dlatego tak ważne jest, aby przed wdrożeniem dokładnie przeanalizować, czy dany moduł rzeczywiście wspiera specyfikę działania firmy, zamiast ją ograniczać.
Zdarza się, że firmy inwestują w dodatki, które teoretycznie rozwiązują ich problemy, ale w praktyce wymagają całkowitej zmiany wewnętrznych procedur, co często kończy się porzuceniem rozwiązania lub jego „obchodzeniem” przez pracowników. Nasze podejście w ELTE-S zakłada pracę od potrzeb klienta, a nie od gotowego produktu. Każdy moduł jest analizowany i – jeśli to konieczne – dostosowywany do realiów konkretnej firmy, aby był wsparciem, a nie kolejnym wyzwaniem. W efekcie klient dostaje rozwiązanie, które rzeczywiście działa w jego środowisku, zamiast zmuszać go do dostosowania się do narzędzia.
Użyteczność i ergonomia – prostota, która wspiera pracę
Kolejnym bardzo istotnym aspektem przy wyborze i wdrożeniu dodatków jest ich użyteczność oraz ergonomia pracy. Nawet najbardziej rozbudowana funkcjonalność nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli obsługa dodatku będzie skomplikowana, a interfejs nieintuicyjny. W praktyce zdarza się, że pracownicy unikają korzystania z dodatkowych modułów lub obchodzą je „na skróty”, jeśli wymagają one długiego szkolenia, licznych kliknięć czy wieloetapowych procedur.
W ELTE-S dokładamy wszelkich starań, aby tworzone przez nas dodatki były proste, czytelne i logiczne w obsłudze. Intuicyjne menu, jasne komunikaty oraz ergonomiczne układy ekranów pozwalają użytkownikom szybko i sprawnie wykonywać zadania, bez frustracji i zbędnej straty czasu. To z kolei przekłada się na wyższą efektywność pracy, mniejszą liczbę błędów i szybszą adaptację nowych funkcji.
Świetnym przykładem jest współpraca z firmą EGM, w której podstawową funkcjonalność dostępną w programie Comarch ERP wyciągnęliśmy na zewnątrz do dedykowanej aplikacji desktopowej. Dzięki temu pracownicy mogą w prosty sposób wykonywać konkretne czynności, jednocześnie mając ograniczony dostęp do całego środowiska systemowego. Takie podejście nie tylko ułatwia obsługę, ale także znacząco skraca czas wdrożenia nowego pracownika. Choćby to dowodzi, że nasze rozwiązania są projektowane z myślą o użytkownikach i ergonomii pracy.
Równie istotne jest testowanie i pilotaż dodatków, które przeprowadzamy w rzeczywistych warunkach jeszcze przed pełnym wdrożeniem. Dzięki temu możemy na bieżąco wychwycić potencjalne błędy, zoptymalizować działanie modułów oraz dostosować je do faktycznych potrzeb użytkowników. Taki pilotaż pozwala zminimalizować ryzyko problemów po wdrożeniu i zapewnia, że rozwiązanie będzie stabilne i efektywne w codziennej pracy, zanim stanie się integralną częścią środowiska wykonawczego firmy. To podejście jest kluczowe dla zapewnienia sukcesu całego projektu oraz zadowolenia użytkowników końcowych.
Skontaktuj się z naszym ekspertem
Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.
Podsumowanie
Wybór odpowiednich dodatkowych modułów do systemów Comarch ERP Optima i XL to odpowiedzialna decyzja, jaką powinna podjąć firma dążąca do efektywnego i stabilnego rozwoju. Każdy dodatek powinien być nie tylko funkcjonalny, ale przede wszystkim skalowalny, bezpieczny w integracji oraz zoptymalizowany pod kątem wydajności całego systemu. Niezwykle istotna jest także pełna dokumentacja, zgodność z przepisami oraz stałe wsparcie techniczne, które pozwalają uniknąć problemów związanych z aktualizacjami i rozwojem oprogramowania. W praktyce często widzimy, że brak tych elementów prowadzi do poważnych komplikacji, które mogą zatrzymać rozwój firmy i generować niepotrzebne koszty.
Dlatego tak ważne jest, aby wybór dostawcy dodatków był świadomy i opierał się na doświadczeniu oraz rzetelności partnera. ELTE-S to firma z ponad trzydziestoletnią historią, która z powodzeniem wspiera setki przedsiębiorstw w całej Polsce. Nasze dodatki są tworzone w oparciu o oficjalne API Comarch, co gwarantuje ich zgodność z logiką systemu, stabilność działania oraz bezpieczeństwo danych. Co więcej, każdy moduł jest dokładnie dokumentowany, a nad jego rozwojem i utrzymaniem czuwa zespół ekspertów gotowy do szybkiej reakcji na zmiany prawne i techniczne. To oznacza, że współpracując z nami, nie tylko zyskujesz nowoczesne, dopasowane do potrzeb Twojej firmy narzędzia, ale także pewność, że Twój system ERP będzie rozwijał się wraz z Twoim biznesem bez nieprzewidzianych przestojów czy błędów.
Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem — wspólnie przeanalizujemy potrzeby Twojej firmy i zaproponujemy optymalne rozwiązania, które usprawnią procesy biznesowe oraz zwiększą efektywność pracy. Z ELTE-S zyskujesz nie tylko dostawcę oprogramowania, ale przede wszystkim solidnego partnera, który pomoże Ci bezpiecznie i efektywnie rozwijać Twój system Comarch ERP Optima lub XL. Postaw na doświadczenie, bezpieczeństwo i profesjonalizm — skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak możemy wspólnie zbudować przyszłość Twojej firmy.
