„Głównym wyzwaniem dla Nas było usprawnienie obszaru obsługi klienta oraz procesu realizacji zamówień tak by minimalizować czas pracy i zagwarantować klientom jak najlepsza obsługę. Wdrożenie zakończyło się sukcesem i obecnie system podniósł efektywność pracy w każdym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa.”
Dziś możemy z dumą powiedzieć, że nasi pracownicy osiągnęli maksimum profesjonalizmu.
– mówi współwłaściciel Głównej Księgarni Naukowej Wojciech Satoła
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu – wyzwania
Dynamiczny rozwój księgarni i przybywająca ilość klientów spowodowało pojawienie się problemów wynikających ze słabego wsparcia ze strony systemu, jaki obsługiwał podstawowe procesy zachodzące w Głównej Księgarni Naukowej w Krakowie.
Przed wdrożeniem zintegrowanego systemu Comarch ERP XL, księgarnia korzystała z aplikacji KSI, programu dedykowanego do księgarni, działającego w środowisku DOS. System ten był dość awaryjny, z biegiem lat wymagał wymiany na nowszy, działający w środowisku Windows, zapewniający trwałe połączenie z serwerami, większą ergonomię wystawiania dokumentów oraz sprawnej wymiany danych pomiędzy poszczególnymi modułami. Wymiana systemu była konieczna także ze względu na dynamicznie zmieniające się przepisy prawa podatkowego VAT, między innymi konieczność generowania JPK, system podzielnej płatności Split Payment oraz wejście w życie RODO.
Zalecane było wprowadzenie systemu który usprawnił by pracę w poszczególnych obszarach przedsiębiorstwa:
- W obszarze sprzedaży – wsparcie ze strony systemu procesów związanych ze sprzedażą stacjonarną oraz internetową. System musiał być szybki, intuicyjny oraz łatwy w obsłudze. Dodatkowo musiał wspierać procesy rozliczania kosztów oraz wyróżniać się sprawną wyminą danych pomiędzy poszczególnymi modułami.
- W obszarze logistyki i realizacji zamówień ze względu na wielostanowiskowy magazyn i różne punkty sprzedaży oraz szybkie i sprawne kompletowania zamówień.
- W obszarze zarządzania – integracja poszczególnych systemów tak, aby wyeliminować powtarzalność czynności związanych z wielokrotnym wprowadzaniem, kontrolowaniem oraz korygowaniem danych.
Ważne dla klienta było wdrożenie zintegrowanego systemu, który wyróżniał by się automatyzacja procesów zamówień, niezawodnością, rozbudowana częścią analityczną oraz dostępnością do danych.
Rozwiązanie ELTE-S
Zalecanym rozwiązaniem dla GKN było wprowadzenie nowego zintegrowanego systemu, który rozwiąże wszystkie problemy, dopasuje się do specyfiki działania księgarni tworząc jedna spójna strukturę. Zintegrowany system ERP miał obsługiwać ponad 300 tyś. kart towarowych oraz dużą bazę danych kontrahentów i różnych dostawców . Po przeprowadzonym audycie w GKN, została przygotowana analiza przedwdrożeniowa określająca sposoby oraz cele jakie mają być realizowane przy pomocy nowego systemu ERP. Nasze wieloletnie doświadczenie z pracą na systemach ERP, skłoniły właścicieli placówki na wybór rozwiązań firmy Comarch S.A. mianowicie system Comarch ERP XL razem z naszymi dodatkowymi oprogramowanymi autorskimi tj.POS ELTE-S, Rejestry VAT i Zapisy Kasowe, ELTE-S Dostawca oraz Raport Braków.
Oferowany przez system Comarch ERP XL zakres funkcjonalności daje możliwość pełnego dopasowania oprogramowania do rodzaju działalności jaki prowadzi Główna Księgarnia Naukowa.
Moduły jakie zostały wdrożone w systemie Comarch ERP XL to:
- Moduł Administracja
- Moduł Handel-Sprzedaż
- Moduł Zamówienia
Moduły jakie zostały zastosowane w systemie Comarch ERP Optima to:
- Moduł Kasa Bank
- Moduł Księga Handlowa
- Moduł Kadry i Płace
- Moduł Środki Trwałe
Zakres prac związany z wdrożeniem nowego systemu był dla nas wyzwaniem.
Obróbka i migracja danych ponad 300 tys. kart towarowych. W systemie Comarch ERP XL zostało dodanych 120 tys. kart towarowych (80 tyś. książek i 40 tys. artykułów papierniczych). Karty towarowe zostały wyposażone w dane typu ISBN, autor dzieł, wydawca, ilość stron, wydanie, rok wydania, kod EAN, pełną nazwę, dostawcy wraz z kodami dostawców, producenta oraz markę. Wprowadzenie kontrahentów z różnych systemów 20 tys. ( Comarch ERP Optima, KSI, arkusz EXCEL)
Ponadto była konieczność wdrożenia dodatkowych programów autorskich stworzonych przez naszych programistów.
Autorski program POS ELTE-S do sprzedaży niezbędny do obsługi stanowiska sprzedaży.
Program ten wyróżnia się szybkością filtrowania (120 tyś. kartotek poniżej 1 sekundy) i intuicyjnym interfejsem. Jest przystosowany do pracy ze skanerem. Obsługuje drukarkę papierową oraz drukarkę fiskalną. Zakres generowanych dokumentów za pomocą POS ELTE-S to między innymi Faktura sprzedaży, Paragon, Paragon z odbiorcą, Kasa wydała, Kasa przyjęła. Korekta Paragonu, Korekta Faktury. Posiada możliwość dodania dodatkowego Kontrahenta. Tworzy on dokumenty lokalne i wysyła do programu Comarch ERP XL .
Kolejnym rozwiązaniem ELTE-S był program do synchronizacji danych księgowych z systemem Comarch ERP Optima. Zostały tutaj wykorzystane dwa synchronizatory: Rejestry VAT oraz Zapisy Kasowe.
Ostatnim autorskim rozwiązaniem zastosowanym w GKN jest ELTE-S Dostawca oprogramowanie przeznaczone do importu dokumentów zakupowych od różnych dostawców.
Korzyści
Dzięki wdrożeniu w Głównej Księgarni Naukowej zintegrowanego systemu informatycznego opartego o system Comarch ERP XL oraz dodatki autorskie ELTE-S, udało się zrealizować cele, jakie miał zapewniać nowy system do zarządzania.
Najważniejszą zaletą systemu Comarch ERP XL jest możliwość integracji oprogramowania w całej firmie w jeden spójny obszar pracy. Poprawiło to przepływ informacji wewnątrz firmy. Księgarnia zyskała na rozbudowanej części analitycznej. Udało się zautomatyzować procesy zamówień i sprzedaży.
Do głównych korzyści wynikających z wdrożenia zintegrowanego systemu ERP w Głównej Księgarni Naukowej niewątpliwie należą:
- skrócenie czasu przygotowania zapotrzebowania na dostawę o 30%
- przyspieszenie obsługi klienta poprzez automatyzacje zamówienia o 40%
- skrócenie czasu przygotowania analiz ponad dwukrotnie
- skrócenie czasu przygotowania wysyłki zamówienia o 25%
- eksport danych do sklepu internetowego przyspieszono kilkudziesięciokrotnie
- kilkukrotnie szybsze wyszukiwanie towarów i kontrahentów.
„Jakość realizowanych prac wdrożeniowych oraz doświadczenie i wysokie kompetencje pracowników firmy ELTE-S sprawiły, że poszczególne etapy wdrożenia przeszły płynnie. Nasi klienci przez okres prac wdrożeniowych nie odczuli dyskomfortu jeżeli chodzi o obsługę czy też czas realizacji zamówienia.
Już w pierwszych dniach pracy na nowym systemie pracownicy zauważyli korzyści jakie płyną z pracy na spójnym systemie Comarch ERP XL. System sprawdza się zarówno w obszarze księgowości, jak i w obszarze zarządzania magazynem i realizacji zamówień. Mamy wgląd online w stan finansowy i handlowy firmy, a obsługa klienta zyskała na szybkości.
System Comarch ERP XL i dedykowane oprogramowanie firmy ELTE-S doskonale wpisuje się w funkcjonalność poszczególnych obszarów naszej firmy.”
– mówi współwłaściciel Głównej Księgarni Naukowej Wojciech Satoła
