Comarch ERP Optima w Branży budowlanej
Firma INS System S.J. zwróciła się do nas z potrzebą zautomatyzowania procesów informatycznych i rozbudowy zarządzania budżetami w branży budowlanej.
Zaproponowaliśmy rozwiązanie oparte na Comarch ERP Optima. System ERP Optima w branży budowlanej zawiera szereg modyfikacji wykonanych zgodnie z potrzebami klienta i jest na tyle elastyczny, że można go zastosować w firmach o wyższych wymaganiach.
Rejestracja zapytań ofertowych w Comarch ERP Optima w branży budowlanej
W tym obszarze przydatny okazał się przede wszystkim moduł CRM.
Zapytanie ofertowe spływa od inwestora. Rejestracja dokumentu w CRM Optima przebiega w przedstawiony poniżej sposób.
Tworzymy kontakt w CRM w którym zawieramy:
- Kontrahenta (inwestora/nabywcę)
- Osobę/osoby kontaktowe
- Temat (zakres prac)
- Data złożenia oferty (rozpoczęcia zadania).
Wszelkie konieczne dokumenty zewnętrzne zapisywane są na dysku dostępnym z wszystkich stanowisk (NAS) w katalogu, którego nazwę tworzy nr oferty. Informację o lokalizacji plików zawiera formularz kontaktu, zakładka 4 Atrybuty -> pliki.
Zdefiniowaliśmy dodatkowe statusy (czy wykonano obmiary, czy zweryfikowano obmiary, czy wysłano zapytanie ofertowe do dostawców), przypisane do kontaktu jako atrybuty. Atrybuty w formie zamkniętej listy mają do wyboru dwa stany (tak/nie), dlatego można je ustawić tak, by były widoczne z poziomu listy kontaktów.
Kolejny etap pracy z klientem to stworzenie kontaktu powiązanego z nadrzędnym. Znajdziemy w nim w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, tworzone są dokumenty takie jak kosztorys czy zapytania do dostawców. Pliki lub skany oferty można dołączyć do zadania jak wyżej. Godnym uwagi jest fakt, że wszystkie kontakty i ich podrzędne etapy można potraktować jako zadania do wykonania z określeniem osoby odpowiedzialnej i terminu realizacji.
Realizacja projektu
Jeśli projekt nie dochodzi do skutku, kontakt/zadanie główne oraz podrzędne etapy zamykamy (odznaczając parametr „w realizacji”). Filtr na liście kontaktów i zadań pozwala ukryć te zdarzenia.
Podczas gdy projekt dochodzi do skutku, tworzymy kolejny etap zadań – ostatni – realizacja. Podobnie do poprzedniej sytuacji tu także można dołączać dokumenty związane z realizacją projektu. Wśród nich możemy wymienić umowy, kosztorysy, zamówienia, dokumentację techniczną itp.
Powiązanie systemu kosztorysowania
Zaproponowaliśmy stworzenie mechanizmów pozwalających na import kosztorysów. Kosztorys zawiera dane: kod dostawcy i kody materiałów, które pokrywają się z kodami towarowymi w Optimie.
Jeśli w systemie ERP nie ma dostawcy na podstawie indeksu (kod) i NIP, tworzymy karty kontrahentów i aktualizujemy ich dane z serwisu GUS.
Na podstawie tego samego arkusza tworzymy dokumenty Zamówienia do dostawców (ZD). Jeśli w kosztorysie przy pozycji materiału określono dostawcę, program generuje ZD do dedykowanego kontrahenta. Pozycje bez określonego dostawcy dodawane do zbiorczego zamówienia z kontrahentem !Nieokreślony!, a wybór właściwego nastąpi już z poziomu systemu ERP.
Dodawanie mechanizmu obsługi limitów kredytowych u dostawców
Limit kredytowy wprowadzamy na karcie kontrahenta. Wykonaliśmy funkcję dodatkową, która dokonuje skomplikowanej symulacji stanu zadłużenia u dostawcy na dzień realizacji zamówienia. Mechanizm uwzględnia wszystkie niezapłacone faktury do dostawcy. Uwzględnia także wszystkie niezamknięte zamówienia do dostawcy z terminem realizacji wcześniejszym niż nasza data symulacji.
Mechanizm ewidencji kosztów robocizny
Każda budowa jest odrębnym magazynem. Dlatego w kodzie magazynu zawieramy numer umowy, w opisie magazynu budżet.
Dane czasu pracy pracowników na różnych budowach zbierane są w arkuszu. W związku z tym stworzyliśmy mechanizm funkcji dodatkowej. Dodaje ona wartości robocizny jedną pozycją towarową w obrębie jednego magazynu dokumentami PW/RW, dlatego można uwzględnić wartość w raporcie śledzącym koszty wykonania projektu.
Godnym uwagi jest fakt, że gospodarka magazynowa, zarządzanie materiałami i wydawanie towaru na budowy działają zgodnie z funkcjonalnością programu. Ponadto zaproponowaliśmy sposób ewidencjonowania drobnych kosztów i przypisywania ich do projektów.
- OCR zaczytuje fakturę zakupową do rejestru VAT.
- Dodatkowy mechanizm przekształca fakturę zakupową w dokument PW i identyczny RW.
- Do PW z faktury zakupowej pobiera się: kontrahent, data dokumentu, do opisu numer obcy.
- Elementem jest jedna pozycja z towarem „MATERIAŁY POMOCNICZE” 1 szt., wartość netto równa wartości faktury z RVZ.
- Przed przekształceniem pojawia się monit o wskazanie magazynu, na którym będą wykonane operacje.
- Podczas gdy wybrany zostanie „MAGAZYN” (główny), wykonane będzie tylko PW. Ewentualny podział na różne budowy należy wykonać ręcznie.
Moduł Analiz BI
Do analizy efektywności prac, stopnia realizacji budżetów, wykorzystania zasobów ludzkich bezsprzecznie nadaje się Moduł Analiz BI. W związku z danymi rejestrowanymi w systemie Comarch ERP Optima można skonstruować raporty pomocne w zarządzaniu firmą. Mogą to być przede wszystkim zestawienia analizujące szczegółowe dane (np. efektywność prac w obrębie projektu). Podobnie do z raportów przekrojowych (np. kondycja firmy w szerszym zakresie) lub prognozy (np. planowane przychody na podstawie poprzednich okresów).
Niewątpliwie widać, że Comarch ERP Optima w branży budowlanej jest systemem bardzo elastycznym i możliwym do zastosowania w firmach o wyższych wymaganiach oraz nietypowych schematach obiegu dokumentów.
Zapraszamy Państwa na darmową konsultację i wycenę wdrożenia systemu ERP. office@elte-s.com tel: 797 604 592
Ceny modułów i szybki zakup dostępny w naszym sklepie internetowym.
Więcej informacji na temat Comarch ERP Optima przeczytają Państwo również na naszej stronie internetowej.