System Comarch BPM odpowiada na współczesne potrzeby biznesowe, oferując zaawansowane możliwości masowego przetwarzania dokumentów, w tym integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz usługą e-Doręczeń. Rozwiązania te umożliwiają automatyzację procesów związanych z fakturami elektronicznymi oraz korespondencją urzędową, co przekłada się na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa pracy z dokumentami.
Integracja z KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. System Comarch BPM oferuje pełną integrację z KSeF, pozwalając na import dokumentów zakupowych oraz generowanie na ich podstawie dokumentów w ramach obiegu wewnętrznego.
Konfiguracja punktu ACD dla KSeF
Przed rozpoczęciem pracy z KSeF należy skonfigurować punkt Automatycznego Generowania Dokumentów (ACD) w systemie Comarch BPM:
- W zakładce „Ogólne” definiujemy podstawowe parametry:
- Nazwa punktu
- Spółka
- Odpowiedni typ obiegu umożliwiający zapis danych faktury
- W kolejnej zakładce wskazujemy sposób wyświetlania listy zaimportowanych dokumentów
- W zakładce „Kontrolki” dodajemy pola, które mają być automatycznie wypełniane podczas generowania dokumentu, np.:
- Typ dokumentu
- Data wystawienia
- Nazwa kontrahenta
- Numer oraz data przyjęcia w KSeF
- Załączniki
- Ostatnia zakładka zawiera listę operatorów z dostępem do edycji i generowania dokumentów
Import faktur z KSeF
Po skonfigurowaniu punktu ACD, proces importu faktur z KSeF przebiega następująco:
- Z ekranu głównego systemu przechodzimy do sekcji „Automatyczne generowanie dokumentów”
- Klikamy „Import faktur KSeF”
- Wybieramy jedną z trzech opcji importu:
- „Nowe” – pobieranie wszystkich wystawionych faktur od czasu ostatniego importu
- „Za okres” – wybór faktur z określonego zakresu dat
- Wskazanie konkretnego numeru KSeF
- Klikamy „Importuj” by zainicjować połączenie z KSeF
- System pobiera dostępne faktury i zapisuje je w bazie Comarch BPM
Zarządzanie zaimportowanymi fakturami
Po zaimportowaniu faktur z KSeF, system umożliwia następujące działania:
- Przeglądanie listy zaimportowanych dokumentów zgodnie z zdefiniowanymi ustawieniami punktu ACD
- Otwieranie poszczególnych pozycji z listy i wyświetlanie informacji określonych w zakładce „Kontrolki”
- Zawężanie listy dokumentów przy użyciu filtrów (np. wprowadzenie NIP firmy pozwala ograniczyć widok tylko do jej faktur)
- Generowanie dokumentów zawierających dane i załączniki zaimportowanych faktur
- Zarządzanie wygenerowanymi dokumentami w sekcji „Dokumenty w obiegu”
Integracja z usługą e-Doręczeń
e-Doręczenia to oficjalna państwowa usługa umożliwiająca bezpieczne i potwierdzone prawnie dostarczanie dokumentów elektronicznych między obywatelami, firmami i instytucjami publicznymi. Integracja Comarch BPM z tą usługą sprawia, że korespondencja z urzędami i podmiotami publicznymi staje się szybsza, bezpieczniejsza i zgodna z wymogami prawnymi.
Konfiguracja punktu ACD dla e-Doręczeń
Podobnie jak w przypadku KSeF, należy skonfigurować punkt ACD dla obsługi e-Doręczeń:
- W zakładce „Ogólnej” definiujemy:
- Nazwę punktu
- Typ obiegu dla korespondencji przychodzącej
- Opcjonalnie można zaznaczyć pozwolenie na usuwanie wiadomości z listy i ze skrzynki e-Doręczeń
- W kolejnej zakładce dodajemy kontrolki, które mają być automatycznie wypełniane podczas generowania dokumentu, np.:
- Data doręczenia
- Adresat
- Temat
- Treść
- Załączniki
- Ostatnia zakładka zawiera listę operatorów z dostępem do edycji i generowania dokumentów
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Import wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń
Po skonfigurowaniu punktu ACD, proces importu wiadomości ze skrzynki e-Doręczeń przebiega następująco:
- Przechodzimy do sekcji „Automatyczne generowanie dokumentów”
- Klikamy „Pobierz wiadomości” aby zainicjować połączenie z e-Doręczeniami
- Na wyświetlonym oknie wybieramy, czy chcemy zobaczyć wiadomości zapisane w BPM
- Klikamy „Importuj” aby pobrać listę wiadomości
- Wskazujemy, które wiadomości chcemy zaimportować i klikamy „Zapisz”
Zarządzanie zaimportowanymi wiadomościami
Po zaimportowaniu wiadomości z e-Doręczeń, system umożliwia następujące działania:
- Wyświetlanie informacji o poszczególnych wiadomościach zgodnie z konfiguracją
- Filtrowanie wiadomości przez określenie liczby dni, z których doręczone wiadomości mają zostać wyświetlone na liście
- Wskazanie wiadomości do przetworzenia i kliknięcie „Generuj”
- Przeglądanie wygenerowanych dokumentów w sekcji „Dokumenty w obiegu”
Dodatkowe funkcjonalności
Comarch BPM oferuje również możliwość wysyłania wiadomości bezpośrednio z systemu jako odpowiedzi, w ramach obiegu korespondencji wychodzącej.
Korzyści z integracji
Integracja Comarch BPM z KSeF i e-Doręczeniami przynosi szereg korzyści dla organizacji:
- Automatyzacja procesów związanych z fakturami elektronicznymi i korespondencją urzędową
- Oszczędność czasu dzięki masowemu przetwarzaniu dokumentów
- Zwiększenie bezpieczeństwa i zgodności z wymogami prawnymi
- Scentralizowany dostęp do dokumentów w jednym systemie
- Szybki dostęp do historycznych dokumentów
- Usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji
Podsumowanie
System Comarch BPM oferuje zaawansowane możliwości masowego przetwarzania dokumentów, integrując się z kluczowymi usługami państwowymi – KSeF oraz e-Doręczeniami. Dzięki temu organizacje mogą efektywnie zarządzać fakturami elektronicznymi oraz korespondencją urzędową, automatyzując procesy i zapewniając zgodność z wymogami prawnymi.
