Zwrot palet do dostawcy to codzienność w firmach handlowych i produkcyjnych, ale kiedy dostawca odpowiada na to jedną zbiorczą korektą obejmującą kilka lub kilkanaście faktur zakupu, pojawia się pytanie: czy trzeba ręcznie klikać osobną korektę do każdej faktury? W Comarch ERP Optima nie trzeba – jest do tego dedykowana funkcja, która załatwia to jednym dokumentem.
Czym jest Korekta zbiorcza w Optimie
Korekta zbiorcza (rabatowa) to funkcja dostępna w Optimie od wersji 2022.0.1, która pozwala jednym dokumentem objąć korektą (kwotową lub procentową) wiele faktur zakupu jednocześnie – dokładnie tak, jak wystawia to dostawca przy zwrocie towaru czy opakowań zwrotnych (palet). Zamiast ręcznie wyliczać i wprowadzać osobną korektę do każdej z faktur z danego okresu, wskazujesz kontrahenta i okres, a system sam pokazuje pasujące faktury do wyboru.
Krok po kroku – jak wprowadzić zbiorczą korektę na towar
Krok 1 – przejdź do listy faktur zakupu
Otwórz Handel → Faktury zakupu. To tutaj znajduje się opcja uruchamiająca korektę zbiorczą.
<screen>
Krok 2 – uruchom Korektę zbiorczą (rabatową)
Na liście faktur zakupu znajdź menu obok przycisku “Korekty” i wybierz opcję Korekta zbiorcza (rabatowa). Otworzy się osobny formularz do skonfigurowania korekty obejmującej wiele dokumentów.
<screen>
Krok 3 – wskaż kontrahenta i okres korekty
Na formularzu wybierz kontrahenta (dostawcę palet, który wystawił zbiorczą korektę) oraz okres, którego dotyczy zwrot/korekta – zgodnie z dokumentem, który dostałeś od dostawcy.
<screen>
Krok 4 – zaznacz faktury objęte korektą
Program wyświetli listę faktur zakupu od wskazanego kontrahenta z podanego okresu. Zaznacz te, które mają być objęte korektą – dokładnie te, które wymienia dostawca na swojej zbiorczej korekcie.
<screen>
Krok 5 – wpisz kwotę rabatu/korekty i zatwierdź
Wprowadź kwotę korekty – wartościowo lub procentowo, w zależności jak rozlicza to dostawca – i zatwierdź dokument. System sam rozliczy korektę proporcjonalnie na wybrane faktury i przeliczy ceny/wartości towarów na każdej z nich.
<screen>
Co zrobić, jeli masz starą wersję Optimy bez tej funkcji
Jeli Twoja wersja Optimy jest starsza niż 2022.0.1 i nie ma opcji korekty zbiorczej, jedyne wyjście to praca ręczna: osobna korekta do każdej faktury z osobna albo rozliczenie zwrotu przez dokumenty wewnętrzne. W praktyce to spory nakład pracy przy większej liczbie faktur – i mocny argument, žby rozważyć aktualizację do nowszej wersji, zwłaszcza jeli zbiorcze korekty od dostawców zdarzają się regularnie.
Perspektywa ELTE-S
Zbiorcze korekty od dostawców (zwroty palet, opakowań zwrotnych, rabaty potransakcyjne) to jeden z tych obszarów, gdzie ręczna praca skaluje się najgorzej – im więcej dostawców i faktur, tym więcej czasu księgowość traci na wprowadzanie tych samych danych osobno na każdym dokumencie. Warto sprawdzić, czy Wasza wersja Optimy ma już dostępną funkcję korekty zbiorczej, a jeli nie – rozważyć aktualizację. To jedna z tych funkcji, które nie robią wrażenia na pierwszy rzut oka, ale realnie oszczędzają godziny przy końcu miesiąca.
Porozmawiajmy o usprawnieniu rozliczania korekt zakupu w Twojej Optimie.