Przejście na Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia obieg dokumentów w firmie. Niestety, przy zmianie starych przyzwyczajeń łatwo o błędy proceduralne, które skutkują bałaganem w rozrachunkach. Jednym z najczęstszych problemów zgłaszanych przez użytkowników Comarch ERP Optima są podwójne zapisy w liście rozliczeń kasowo-bankowych (preliminarzu).
Schemat zazwyczaj wygląda tak: wystawiasz fakturę sprzedaży, dokument trafia do Rejestru VAT, a w preliminarzu tworzą się nagle dwa wpisy:
- „Dok.: FA/… (Faktura sprzedaży)” – co jest w pełni poprawne,
- „Rejestr VAT: FA/…” – dodatkowy, całkowicie niepotrzebny wpis.
W efekcie klient ma do zapłaty jedną fakturę, ale system oczekuje rozliczenia dwóch płatności. Księgowi często próbują ratować sytuację, szukając w konfiguracji parametru wyłączającego generowanie płatności z Rejestru VAT. To duży błąd. Dlaczego? Wyjaśniamy poniżej.
Dlaczego wyłączanie parametrów w konfiguracji to zły pomysł?
Wyłączenie generowania płatności na poziomie Rejestru VAT ukryje jedynie objaw (zniknie drugi wpis w preliminarzu), ale nie usunie prawdziwej przyczyny problemu. W bazie danych nadal będziesz mieć zdublowane dokumenty, co w przyszłości może prowadzić do poważnych błędów w deklaracjach i raportach. Trzeba wyleczyć przyczynę, a nie tylko przypudrować symptomy.
Skąd biorą się podwójne wpisy i płatności?
System dubluje płatności z jednego prostego powodu: najprawdopodobniej pobierasz swoje własne faktury sprzedaży z KSeF z powrotem do Optimy.
Jeśli pracujesz na jednej, spójnej bazie w Comarch ERP Optima, wystawiając fakturę w module Handel, generujesz w systemie dokument pierwotny. Jeśli potem pobierzesz tę samą fakturę z KSeF, Optima potraktuje ten plik XML jako zupełnie “nowy” dokument w Rejestrze VAT. System widzi wtedy dwa różne byty dokumentujące tę samą sprzedaż i do obu z nich sprawiedliwie generuje płatność w preliminarzu.
Kiedy pobieranie sprzedaży z KSeF ma sens?
Pobieranie własnych faktur sprzedaży z KSeF nie jest funkcją dla każdego. To mechanizm stworzony przede wszystkim do procesów stricte księgowych. Sprawdza się w dwóch konkretnych scenariuszach:
- Dla zewnętrznych biur rachunkowych, które nie mają dostępu do bazy handlowej klienta i opierają swoje księgowanie wyłącznie na tym, co klient wyśle do KSeF.
- Dla wewnętrznej księgowości, jeśli dział handlowy wystawia faktury w zupełnie innym oprogramowaniu (np. dedykowanym systemie branżowym), a Optima służy wyłącznie do prowadzenia ksiąg i rozliczania VAT. Wtedy dział księgowości może wygodnie “zaciągnąć” sprzedaż z KSeF prosto do Rejestru VAT.
Jak poprawnie ułożyć proces we własnej firmie?
Jeśli Twoja firma używa Comarch ERP Optima kompleksowo (zarówno do wystawiania faktur w dziale handlowym, jak i do księgowości), prawidłowy schemat pracy wygląda następująco:
1. Wystawiasz fakturę w module Handel.
2. Wysyłasz ją z modułu Handel bezpośrednio do KSeF.
3. Przenosisz ją do Rejestru VAT wewnętrznie (funkcją przenoszenia prosto z modułu Handel do księgowości, bez pośrednictwa portalu ministerstwa).
4. Kategorycznie unikasz pobierania własnej sprzedaży z KSeF z powrotem do Optimy.
Kiedy zaprzestaniesz pobierania z KSeF własnych, raz już wystawionych w Optimie faktur, problem dublujących się zapisów kasowo-bankowych zniknie natychmiast, a Twoja baza danych pozostanie czysta.
Zaufaj ekspertom ELTE-S
Wdrażanie nowych przepisów to idealny moment na zrobienie porządków w procesach księgowych i handlowych. Jeśli czujesz, że KSeF lub codzienna praca w Comarch ERP Optima generuje w Twojej firmie zbyt dużo chaosu – jesteśmy tu, by pomóc.
Jako Złoty Partner Comarch nie tylko rozwiązujemy problemy techniczne, ale przede wszystkim układamy procesy biznesowe tak, by technologia pracowała dla Ciebie. Skontaktuj się z nami!
