Automatyzacja księgowości to przede wszystkim eliminacja powtarzalnych, mechanicznych czynności. Jednym z częstych scenariuszy, z którymi zgłaszają się do nas użytkownicy Comarch ERP Optima, jest problem podczas importowania faktur z zewnętrznych systemów.
Sytuacja wygląda tak: wczytujesz nową fakturę do Optimy. Dokument importuje się poprawnie, ale jeśli w bazie nie ma jeszcze danego kontrahenta, system pozostawia go jako “!Nieokreślony” lub wymaga jego ręcznego dodania przed zaksięgowaniem. Jak sprawić, by Optima “sama w locie” tworzyła kartoteki dla nowych firm i uzupełniała ich dane?
Rozwiązanie tego problemu nie wymaga zaawansowanych integratorów – wystarczy odpowiednio skonfigurować wbudowane parametry w systemie. Poniżej pokazujemy, jak to zrobić.
Jak włączyć automatyczne zakładanie i pobieranie danych kontrahentów?
Comarch ERP Optima posiada zintegrowany mechanizm komunikacji z bazami REGON (GUS) oraz VIES. Aby system samodzielnie uzupełniał brakujące kartoteki przy imporcie na podstawie numeru NIP, należy włączyć odpowiednie funkcje w konfiguracji firmy.
Instrukcja krok po kroku:
- Z górnego menu wybierz zakładkę Start i kliknij Konfiguracja.
- W drzewie konfiguracji po lewej stronie rozwiń kolejno: Firma ➔ Ogólne ➔ Parametry.
- W oknie po prawej stronie znajdź i zaznacz (zahacz) następujące parametry:
- Automatyczne pobieranie danych kontrahenta z bazy REGON/VIES oraz weryfikacja w VAT
- Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT
Dzięki zaznaczeniu tych opcji, przy każdym imporcie faktury, system wychwyci numer NIP, którego nie ma w Twoim słowniku. Zamiast blokować proces, Optima automatycznie połączy się z odpowiednią bazą (GUS lub VIES), założy nową kartę kontrahenta, pobierze jego pełną nazwę, adres oraz automatycznie podepnie aktualny numer rachunku bankowego ze wschodzącej białej listy.
Optymalizacja pracy z ELTE-S
Włączenie powyższych parametrów to podstawa płynnej pracy z importami, która zaoszczędzi Ci konieczności ręcznego przepisywania danych z faktur. Warto jednak pamiętać, by przy tak zautomatyzowanym procesie dbać o porządek w bazie – w tej samej zakładce konfiguracji możesz ustalić, jak Optima ma reagować w przypadku znalezienia podobnych kontrahentów (opcja: “Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów” – Ostrzegaj / Blokuj), aby uniknąć ewentualnych dubli w nazwach.
Chcesz pójść krok dalej i zautomatyzować nie tylko zakładanie kartotek, ale i rozliczanie wyciągów bankowych lub import ogromnych paczek faktur z nietypowych systemów (np. e-commerce)?
Skontaktuj się z nami! Jako Złoty Partner Comarch ERP od 30 lat projektujemy i wdrażamy dedykowane integracje, które zamieniają dni żmudnego klikania w minuty pracy systemu.
