Wdrażanie systemu kaucyjnego w firmie to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale i systemowe. Użytkownicy Comarch ERP Optima często napotykają na problem podczas obsługi zwrotów. Typowy scenariusz wygląda tak: klient zwraca towar objęty kaucją, wystawiasz korektę faktury sprzedaży, ale system nie robi z automatu zwrotu kaucji.
Próbujesz ratować sytuację ręcznie – wystawiasz dokument PKA (Przyjęcie Kaucji), jednak po jego zatwierdzeniu w module Kasa/Bank (w Preliminarzu Płatności) nie pojawia się żadna płatność do rozliczenia. Jak poprawnie ułożyć ten proces, aby kaucje rozliczały się bez błędów? Zespół ELTE-S spieszy z wyjaśnieniem.
Dlaczego system nie robi automatycznego zwrotu kaucji przy korekcie faktury?
Comarch ERP Optima w swojej architekturze wyraźnie rozdziela obrót towarem handlowym od obrotu samymi opakowaniami kaucjonowanymi. To logiczne rozwiązanie – klient może przecież zwrócić sam towar (bez opakowania) lub samo opakowanie (bez towaru).
Z tego powodu, wystawienie korekty faktury (zwrot towaru) nie generuje “w tle” automatycznego zwrotu kaucji. Aby zwrócić klientowi kaucję, należy zawsze wystawić odrębny dokument kaucyjny – w tym przypadku PKA (Przyjęcie Kaucji).
Dlaczego dokument PKA nie generuje płatności w rozliczeniach?
Skoro wystawiłeś dokument PKA, dlaczego w liście rozliczeń kasowo-bankowych nie widać płatności za zwrot kaucji?
Wynika to z ustawień na karcie samego kontrahenta. Optima domyślnie zabezpiecza się przed generowaniem setek drobnych płatności kaucyjnych w preliminarzu i nie tworzy ich, dopóki wyraźnie jej na to nie pozwolimy.
Jak to naprawić i poprawnie rozliczyć płatność?
Aby dokument PKA wygenerował płatność, którą będziesz mógł rozliczyć z klientem, musisz zmienić jeden parametr w konfiguracji kontrahenta.
Krok 1: Włączenie płatności dla dokumentów kaucyjnych
- Wejdź na Kartę kontrahenta.
- Przejdź na zakładkę Handlowe.
- Zaznacz parametr: “Naliczaj płatności na dok. WKA/PKA”.
Wskazówka od ELTE-S: Jeśli problem dotyczy wielu klientów i nie chcesz klikać każdej karty z osobna, użyj funkcji Parametry seryjnej zmiany warunków handlowych kontrahentów, aby zaznaczyć ten parametr zbiorczo dla całej grupy.
Krok 2: Rozliczenie płatności (Gotówka vs Przelew)
Po zaznaczeniu powyższego parametru, nowo zatwierdzony dokument PKA wygeneruje wpis ze zwrotem płatności w module Kasa/Bank.
Sposób jego rozliczenia zależy od wybranej formy płatności:
- Płatności gotówkowe: Rozliczają się w systemie automatycznie. Nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych kliknięć w preliminarzu.
- Płatności odroczone (np. przelew): Musisz rozliczyć je ręcznie w Preliminarzu Płatności, na przykład kompensując je z innym dokumentem lub oznaczając jako zapłacone po fizycznym wykonaniu przelewu zwrotnego.
Pełna kontrola nad kaucjami z ELTE-S
Zmiany w systemie kaucyjnym potrafią wprowadzić chaos w rozliczeniach i magazynie. Jeśli Twoja firma obraca dużymi ilościami opakowań zwrotnych, a ręczne wystawianie dokumentów WKA/PKA i pilnowanie rozliczeń zajmuje za dużo czasu, czas pomyśleć o automatyzacji.
Jako Złoty Partner Comarch wdrażamy sprawdzone procedury i dedykowane rozwiązania, które sprawiają, że obrót opakowaniami staje się bezobsługowy. Skontaktuj się z nami – przeprowadzimy audyt Twojego procesu i pokażemy, jak optymalnie skonfigurować Comarch ERP Optima pod kątem systemu kaucyjnego.
