Od 2026 roku procedury związane ze zwrotem podatku akcyzowego zostały dopasowane do działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to dodatkowy krok w przygotowaniu wniosków o zwrot akcyzy: w wielu przypadkach trzeba będzie wskazać numer identyfikujący fakturę w KSeF — o ile faktura taki numer posiada.
Co się zmienia w procedurze zwrotu akcyzy?
Najważniejsza zmiana jest prosta:
- jeśli faktura ma nadany numer w KSeF → we wniosku o zwrot akcyzy trzeba podać ten numer,
- jeśli faktura nie ma numeru KSeF → zostaje dotychczasowy tryb: dołączenie faktur papierowych / uwierzytelnionych kopii albo elektroniczne udostępnienie faktur naczelnikowi urzędu skarbowego w dniu złożenia wniosku.
To dopasowanie dotyczy nie tylko standardowych wniosków o zwrot akcyzy od wyrobów akcyzowych i samochodów osobowych, ale również m.in.:
- wniosków o zwrot akcyzy od paliw,
- wniosków związanych z energią elektryczną,
- wniosków składanych przez instytucje UE, przedstawicielstwa dyplomatyczne oraz siły zbrojne (w zakresie przewidzianym w przepisach).
Kogo to realnie dotyczy (z perspektywy firm)?
Z doświadczenia wdrożeń wiemy, że „tematy akcyzowe” w firmach często pojawiają się tam, gdzie:
- jest import albo zakup towarów objętych akcyzą,
- firma ma procesy paliwowe (np. flota, transport, produkcja),
- występują zwroty związane z energią,
- w firmie działa dział rozliczeń, który składa wnioski okresowe i zbiera faktury z wielu źródeł.
Jeśli firma równolegle wdraża / dostosowuje się do KSeF, to pojawia się nowy, typowy problem operacyjny: jak szybko i bezbłędnie skojarzyć fakturę z jej identyfikatorem KSeF na potrzeby wniosku.
Najczęstsze ryzyko, które widzimy w praktyce
W firmach, które mają dużo dokumentów zakupowych (i do tego różne źródła: import, kilku dostawców, oddziały), największe ryzyko nie dotyczy „czy KSeF działa”, tylko:
- czy wniosek zawiera komplet danych,
- czy numer KSeF jest przypięty do właściwej faktury,
- czy zespół ma powtarzalną procedurę „kto zbiera dane, kto weryfikuje, kto wysyła”.
To są rzeczy, które w praktyce decydują, czy zwrot przebiega sprawnie, czy kończy się doprecyzowaniami i opóźnieniami.
Co warto uporządkować w firmie już teraz?
- Zdefiniuj źródło „prawdy” o numerze KSeF (gdzie zespół zawsze go znajdzie).
- Ustal, jak oznaczacie faktury, które nie mają numeru KSeF (żeby nikt nie tracił czasu na szukanie).
- Ustal krok kontrolny przed wysyłką wniosku (1 osoba weryfikuje kompletność i spójność: faktura ↔ numer KSeF ↔ pozycje we wniosku).
Jeśli rozliczasz akcyzę w Comarch ERP i chcesz to poukładać procesowo, warto potraktować to jako część projektu „KSeF + obieg dokumentów”, a nie osobny temat „na ostatnią chwilę”.
Powyższe informacje mają wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej, podatkowej ani doradczej. W kwestii interpretacji przepisów i oceny skutków dla Twojej firmy zalecamy konsultację z radcą prawnym, doradcą podatkowym lub naszym ekspertem.
Zapraszamy na darmową prezentację produktów Comarch. Skontaktuj się z nami!
Telefonicznie 12 260 44 50 lub mailowo.
Jeżeli jesteś zainteresowany innymi ułatwieniami w prowadzeniu firmy.
Zapraszamy do naszego sklepu!
