Krajowy System e-Faktur wciąga wszystko, co zostanie wystawione na Twój NIP. Dla firm rozliczających się na zasadach ogólnych czy podatkiem liniowym to ogromne ułatwienie, bo koszty same lądują w systemie. Jednak dla ryczałtowców, którzy nie odliczają kosztów w podatku dochodowym, pobieranie faktur zakupowych to często sztuka dla sztuki.
Co więcej, nadmiarowe dokumenty kosztowe w buforze potrafią zaśmiecić listę, a w niektórych modelach rozliczeniowych z biurem rachunkowym (lub przy specyficznych pakietach) każde pobranie dokumentu z KSeF może generować niepotrzebne mikro-opłaty.
Pojawia się więc całkowicie uzasadnione pytanie: jak sprawić, by Optima pobierała z KSeF tylko sprzedaż, a ignorowała zakupy?
Wyłączenie pobierania – kwestia uprawnień operatora
W Comarch ERP Optima nie ma jednego, globalnego przycisku w konfiguracji firmy o nazwie “nie pobieraj zakupów z KSeF”. System zarządza tymi procesami na poziomie uprawnień poszczególnych użytkowników (operatorów).
Aby zablokować zaciąganie dokumentów kosztowych, musisz odebrać to uprawnienie każdemu pracownikowi, który loguje się do systemu i ma dostęp do wymiany danych z KSeF.
Jak to zrobić krok po kroku?
- Przejdź do konfiguracji: Start -> Konfiguracja -> Program -> Użytkownicy -> Operatorzy.
- Wybierz konkretnego użytkownika (operatora) z listy i wejdź w jego ustawienia.
- Przejdź na zakładkę odpowiedzialną za uprawnienia (Parametry / KSeF).
- Odszukaj i odznacz uprawnienie do odbioru faktur zakupowych.
- Upewnij się, że opcja dotycząca odbioru (lub wysyłki) faktur sprzedażowych pozostaje zaznaczona.
- Zapisz zmiany.
Ten proces musisz powtórzyć dla każdego operatora w firmie, który nie powinien zaciągać kosztów. Od tego momentu przy próbie synchronizacji z KSeF, Optima pobierze wyłącznie dokumenty sprzedażowe, ignorując zalegające na platformie Ministerstwa Finansów faktury zakupu.
Oszczędność czasu i porządek w bazie
Odpowiednie ułożenie uprawnień to podstawa. Ryczałtowcy zyskują w ten sposób czysty rejestr bez zbędnych dokumentów, z którymi i tak nie mieliby co zrobić, a system działa odrobinę szybciej. Zwróć tylko uwagę na jedną rzecz: jeśli w przyszłości firma zmieni formę opodatkowania lub stanie się czynnym płatnikiem VAT, który będzie chciał odliczać VAT od zakupów, trzeba będzie pamiętać o ponownym nadaniu tych uprawnień.
Twoja Optima działa wolno, zasypuje Cię niepotrzebnymi dokumentami lub czujesz, że płacisz za funkcje, których w ogóle nie wykorzystujesz? Możliwe, że potrzebujesz audytu konfiguracji.
