Krajowy System e-Faktur działa w czasie rzeczywistym. Wystawiasz fakturę, klikasz wyślij, a dokument natychmiast staje się prawnie wiążący w urzędzie. Co jednak w sytuacji, gdy chwilę po wysyłce orientujesz się, że popełniłeś błąd?
Wyobraź sobie klasyczny scenariusz: na fakturze widnieje poprawna kwota i ilość, ale wybrana została zła kartoteka towarowa (np. zły indeks lub wariant produktu). Faktura poszła do KSeF, ale pracownik magazynu nie zdążył jeszcze wygenerować do niej dokumentu Wydania Zewnętrznego (WZ). Zastanawiasz się: skoro WZ jeszcze nie ma, to może po prostu wystawię je od nowa, już z poprawnym towarem, i w jakiś sposób zepnę z tą fakturą?
System klasy ERP rządzi się jednak żelazną logiką powiązań. Zignorowanie jej to najprostsza droga do zablokowania magazynu.
Zachowaj ciągłość obiegu dokumentów
Na wstępie warto zaznaczyć, że cała ta sytuacja jest mocno nietypowa. Wysyłanie faktury do KSeF przed fizycznym zdjęciem towaru z magazynu (brak WZ) rodzi ogromne ryzyko rozjechania się stanów. Niemniej jednak, skoro dokument jest już w systemie ministerialnym, musimy naprawić błąd zgodnie ze sztuką.
Nie możesz w Optimie wystawić “luźnego” dokumentu WZ z innym asortymentem (poprawną kartoteką A) i spróbować na siłę połączyć go z wysłaną Fakturą Sprzedaży, na której widnieje błędny asortyment (kartoteka B). System na to nie pozwoli. Powiązanie dokumentów handlowych i magazynowych wymaga absolutnej zgodności indeksów towarowych.
Jak naprawić błąd krok po kroku?
Musisz naprawić błąd “jadąc do przodu” i zamykając błędny obieg, a nie próbując go cofać. Aby poprawnie skorygować ten problem, trzymaj się następującej ścieżki:
Wystaw “błędne” WZ
Wygeneruj dokument Wydania Zewnętrznego (WZ) do wysłanej faktury, dokładnie w takiej postaci, w jakiej żąda tego system – czyli z błędną kartoteką towarową (kartoteką B). W ten sposób domkniesz obieg pierwotnego dokumentu sprzedaży.
Wykonaj Korektę Faktury Sprzedaży (KOR FS)
Odszukaj w rejestrze błędną fakturę i wygeneruj do niej korektę, poprawiając na niej pozycje (zdejmując kartotekę B i wprowadzając poprawną kartotekę A).
Wykonaj Korektę Wydania Zewnętrznego (KOR WZ)
Zatwierdzenie korekty faktury wymusi również korektę na dokumencie magazynowym. System zdejmie z WZ błędny towar i pozwoli wydać ten poprawny.
Wyślij korektę do KSeF
Wygenerowaną i zatwierdzoną korektę faktury wyślij do KSeF.
Tylko takie przejście przez cały proces gwarantuje, że nie powstaną rezerwacje widmo, a towar powróci na prawidłowe stany magazynowe.
<screeny>
Perspektywa ELTE-S: Wdrażaj zabezpieczenia procesowe
Ten przypadek doskonale obnaża słabości procesowe w wielu firmach. Wystawianie faktur (i co gorsza, wysyłanie ich do rządowych platform) przed fizycznym wygenerowaniem dokumentów magazynowych to igranie z ogniem.
Dobrze zaprojektowany system blokad i uprawnień w Comarch ERP Optima powinien wymuszać na operatorach generowanie obiegu handlowego na podstawie gotowych i zatwierdzonych dokumentów z magazynu, a nie odwrotnie.
Jeśli w Twojej firmie obiegi dokumentów często ulegają “zapętleniu”, a pracownicy omijają standardowe procedury (np. wystawiając faktury bez powiązań), warto przeprowadzić audyt konfiguracyjny. Chętnie ułożymy te procesy od nowa, by zabezpieczyć Cię przed ryzykownymi pomyłkami w erze KSeF.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.
