Przy kilkunastu tysiącach faktur miesięcznie ręczne uzupełnianie kont rozrachunkowych na kartach kontrahentów szybko staje się niewykonalne. Każda dodatkowa czynność na kartotece oznacza ryzyko błędu, opóźnienia i bałagan w danych. Dlatego w takim przypadku warto spojrzeć nie na pojedyncze karty kontrahentów, tylko na schemat księgowy, który odpowiada za sposób dekretacji dokumentów.
Za konto odpowiada schemat księgowy
W Comarch ERP Optima konto rozrachunkowe nie musi być za każdym razem wpisane ręcznie na karcie kontrahenta. Jeżeli schemat księgowy jest dobrze zdefiniowany, może samodzielnie wskazywać właściwe konto podczas księgowania dokumentów. Ta sama zasada może dotyczyć nie tylko kontrahentów, ale też pracowników i banków.
To oznacza, że przy dużej skali faktur najlepszym kierunkiem nie jest masowe dopisywanie kont do kartotek. Najpierw trzeba sprawdzić, jak zbudowany jest schemat księgowy i z jakich elementów korzysta przy wyborze konta.
Dlaczego to lepsze niż poprawianie tysięcy kartotek?
Przy małej liczbie dokumentów ręczne uzupełnienie kilku kart kontrahentów może wydawać się szybkie. Przy kilkunastu tysiącach faktur miesięcznie takie podejście przestaje być procesem, a zaczyna być stałym źródłem problemów. Każdy nowy kontrahent, import faktur albo zmiana danych wymusza pilnowanie kolejnej kartoteki.
Dobrze przygotowany schemat księgowy pozwala przenieść logikę księgowania z poziomu pojedynczej karty na poziom reguły. Dzięki temu system księguje według ustalonych zasad, a użytkownik nie musi uzupełniać tych samych informacji na każdej karcie osobno.
Co trzeba sprawdzić w schemacie?
Najważniejsze jest sprawdzenie, czy schemat księgowy prawidłowo rozpoznaje typ dokumentu, stronę rozrachunku i konto, na które ma trafić zapis. Warto przejrzeć definicję schematu, warunki księgowania oraz sposób budowania konta analitycznego. Jeśli schemat jest ustawiony zbyt sztywno albo odwołuje się wyłącznie do pola na kartotece, system będzie wymagał danych na każdej karcie. Jeśli schemat jest zaprojektowany poprawnie, może księgować bez takiego ręcznego uzupełniania.
Przy większej liczbie dokumentów warto też wykonać test na kilku fakturach: z kontrahentem istniejącym, nowym oraz takim, który nie ma konta wpisanego na karcie. Taki test szybko pokaże, czy schemat działa zgodnie z oczekiwaniem i czy rozrachunki trafiają na właściwe konta.
Kiedy warto przebudować schemat księgowy?
Jeżeli księgowanie działa tylko wtedy, gdy konto jest ręcznie dodane na karcie kontrahenta, to znak, że schemat może być zbyt zależny od danych kartotekowych. W takiej sytuacji lepiej przebudować logikę schematu niż próbować seryjnie poprawiać tysiące kart. Przy dużej skali dokumentów nawet niewielki błąd w schemacie potrafi wygenerować ogromną liczbę błędnych dekretów.
Dobrze zaprojektowany schemat powinien być odporny na typowe przypadki pracy: nowi kontrahenci, faktury importowane, dokumenty z różnych rejestrów, płatności bankowe i pracownicy. Im większa skala, tym ważniejsze jest, żeby logika księgowania była centralnie kontrolowana.
Perspektywa ELTE-S: najpierw reguła, potem kartoteka
Przy tysiącach faktur miesięcznie nie warto przenosić ciężaru pracy na ręczne uzupełnianie kart kontrahentów. To schemat księgowy powinien prowadzić proces i podstawiać właściwe konto tam, gdzie jest to możliwe. Kartoteki powinny wspierać księgowanie, ale nie powinny być jedynym miejscem, od którego zależy poprawność dekretu.
Jeśli w Twojej firmie księgowanie faktur w Optimie wymaga ręcznego poprawiania kart kontrahentów, warto uporządkować schematy księgowe zanim skala dokumentów zacznie blokować codzienną pracę.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.