Faktury zakupowe z pozycjami “za złotówkę” lub za przysłowiowy grosz to rynkowy standard. Dostawcy bardzo często dokładają towary promocyjne w celu obniżenia ogólnej, średniej ceny zakupu w ramach większego kontraktu.
W systemach ERP takie działanie potrafi jednak wywołać organizacyjny ból głowy. Jeśli w Comarch ERP Optima stosujesz dla danego towaru metodę wyceny magazynu opartą na średniej ważonej, dodanie do dostawy partii za 0,01 zł natychmiast zaniży wartość ewidencyjną całego zapasu tego konkretnego indeksu na Twoim magazynie.
Wielu użytkowników próbuje to omijać “kombinując” z dokumentami – np. zmieniając kolejność pozycji na wystawianej fakturze zakupu. Czy to zadziała?
Kolejność pozycji nie ma znaczenia
Zmiana ułożenia wierszy na dokumencie (przestawienie towaru za 20 zł pod towar za grosz) to mit, który krąży po forach. Przy wybranej metodzie średniej ważonej każda nowa dostawa wpływa na ostateczną wartość magazynu zgodnie z sumaryczną ilością i łączną wartością przyjętego towaru w ramach jednego dokumentu.
Oznacza to, że po zapisaniu Faktury Zakupu (FZ) lub Przyjęcia Zewnętrznego (PZ), system weźmie cały koszyk, doda wartości, podzieli przez ilość i uśredni wynik. Przerzucanie wierszy w górę lub w dół nie zmieni matematyki.
Jak ewidencjonować gratisy, by zachować porządek?
Jeżeli celowo nie chcesz, aby pozycje promocyjne zaburzały lub zaniżały Twoją reprezentatywną cenę magazynową (ponieważ np. mocno zakrzywi to późniejsze raporty rentowności sprzedaży), musisz zastosować inne podejście do ewidencji takich dostaw.
Oto 3 sprawdzone modele rozwiązywania tego problemu:
Ujęcie rabatu na poziomie całej dostawy
Zamiast rozbijać fakturę na towary pełnopłatne i groszowe (które lądują na tym samym indeksie magazynowym), poproś dostawcę (lub skalkuluj to samodzielnie na dokumencie), by zastosował ogólny rabat procentowy na całym zamówieniu. Wtedy każda sztuka towaru przyjmie się na magazyn po jednolitej, zrabatowanej cenie.
Wykazanie gratisów na oddzielnych pozycjach (inny indeks)
Wiele firm, w zgodzie ze swoją polityką rachunkową, rozdziela asortyment. Towar pełnopłatny trafia na standardowy indeks, a gratisy za 1 grosz trafiają na osobne, wydzielone indeksy towarowe przeznaczone wyłącznie do ewidencji materiałów promocyjnych/gratisowych. Dzięki temu “brudny” towar za grosze nie miesza się ze średnią ważoną na koncie Twojego podstawowego produktu.
Korekty wartości
Jeśli dokument musi zostać wprowadzony 1:1 ze specyfikacją od dostawcy, a Ty z jakiegoś powodu musisz zachować pierwotną cenę bazową na magazynie, ratunkiem pozostaje skorzystanie z funkcji dedykowanych korekt wartości po stronie systemu.
Co z plikiem JPK przy takich operacjach?
Przy okazji wprowadzania gratisów i towarów za grosze wielu księgowych obawia się o poprawność raportowania do urzędu skarbowego. Należy pamiętać, że sam sposób “rozrzucenia” towarów na magazynie (czy zrobisz to na dwóch wierszach, zrabatujesz, czy wrzucisz na osobny indeks) nie generuje błędów w plikach JPK.
Z punktu widzenia deklaracji JPK_V7 istotne są sumy kwoty netto i VAT dla całej faktury zakupu, a nie jej powiązania magazynowe w tle. Jeżeli w używanych przez Ciebie narzędziach do wysyłki deklaracji (np. systemach zewnętrznych) pojawiają się komunikaty typu “Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem XSD”, wynikają one najczęściej z brakujących wymogów stricte podatkowych – np. kodów JPK (OFF, BFK, DI) dla rejestrów VAT, a nie z faktu przyjęcia towaru za 1 grosz.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w zoptymalizowaniu przepływu towarów promocyjnych przez magazyn tak, by nie niszczyły one analityki Twoich cen zakupu, skontaktuj się z nami. Pomożemy ułożyć procesy wyceny towarów.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.