Moduł Środki Trwałe w Optimie ma jedną pułapkę, która zaskakuje wielu księgowych – grup środków trwałych nie definiuje się z poziomu samej ewidencji. Wchodzisz w listę środków trwałych, chcesz przypisać grupę przy zakładaniu nowej karty i widzisz, że słownik jest pusty albo brakuje potrzebnej pozycji. Zaczynasz szukać przycisku “Dodaj grupę” na liście – i go nie ma. To nie błąd. Grupy środków trwałych to element konfiguracji firmy, a nie samej ewidencji.
Dlaczego grupy są w konfiguracji, a nie w ewidencji
Comarch świadomie oddzielił słowniki od danych operacyjnych. Grupa środków trwałych to element strukturalny bazy – decyduje o tym, jak grupowane są środki, jak wyglądają raporty i jakie wartości podpowiadają się przy zakładaniu nowej karty. Zmiana tej struktury nie powinna być możliwa dla każdego operatora, dlatego siedzi w konfiguracji firmy – tam, gdzie zarządza się słownikami, seriami dokumentów i innymi “fundamentami” bazy. Ewidencja środków trwałych korzysta z tych grup, ale ich nie edytuje.
Krok po kroku – jak dodać grupę środków trwałych
Krok 1 – otwórz Konfigurację firmy
Z menu Optimy wejdź w Konfiguracja → Firma → Środki Trwałe → Grupy środków trwałych. To jedyna ścieżka do zarządzania grupami – nie da się tego zrobić z poziomu listy środków trwałych ani z karty pojedynczego środka.
<screen>
Krok 2 – dodaj nową grupę
Na liście grup użyj przycisku Dodaj albo klawisza INSERT. Otworzy się okno definicji grupy, w którym wypełniasz Nazwę (skrócony identyfikator grupy) i Opis (pełna nazwa opisowa). Zapisz zmiany klawiszem ENTER lub przyciskiem dyskietki.
<screen>
Krok 3 – zapisz konfigurację
Po dodaniu grupy zamknij okno Konfiguracji firmy przyciskiem OK – dopiero to trwale zapisuje zmiany w bazie. Wyjście krzyżykiem lub anulowanie potrafi cofnąć dokończoną edycję, więc warto o tym pamiętać przy pracy w konfiguracji.
<screen>
Krok 4 – użyj grupy w ewidencji
Wróć do listy środków trwałych i przy zakładaniu lub edycji karty środka wybierz nowo dodaną grupę ze słownika. Od tej chwili będzie ona dostępna do filtrowania i grupowania w raportach.
<screen>
Co zrobić, gdy sekcji “Grupy środków trwałych” w ogóle nie widać
Zdarza się, że operator wchodzi w Konfigurację firmy i sekcji Środki Trwałe albo w ogóle nie ma, albo pod nią brakuje pozycji Grupy środków trwałych. Najczęściej przyczyny są dwie.
Brak uprawnień operatora – konfiguracja firmy jest często zablokowana dla większości operatorów. Prawo do jej edycji ma tylko administrator lub wyznaczony księgowy. Nadaje się je w Konfiguracji Programu → Użytkowe → Operatorzy, na karcie operatora, zakładka Blokady dostępu / Uprawnienia.
<screen>
Moduł Środki Trwałe nie jest przypięty do operatora – sama licencja modułu na kluczu HASP to za mało. Moduł musi być dodatkowo aktywowany na karcie operatora w zakładce Moduły (Konfiguracja Programu → Użytkowe → Operatorzy → karta operatora → Moduły). Bez zaznaczenia Środków Trwałych dla danego operatora, część sekcji konfiguracji związanych z tym modułem będzie ukryta.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Brakująca sekcja w Konfiguracji firmy to w 90% przypadków kwestia uprawnień albo nieprzypiętego modułu do operatora – a nie brak licencji czy błąd Optimy. Dwóch rzeczy warto pilnować: po pierwsze, słowniki (grupy środków trwałych, kategorie, serie) definiować raz a porządnie na starcie wdrożenia, bo późniejsze zmiany strukturalne generują rozjazdy w raportach; po drugie, mieć jasny podział ról – administrator/księgowy zarządza konfiguracją firmy, pozostali operatorzy tylko korzystają. Dobrze ułożona hierarchia uprawnień to szczepionka na przypadkowe zmiany w słownikach, które potrafią rozsypać sprawą amortyzację i ewidencję.
Porozmawiajmy o uporządkowaniu środków trwałych w Twojej Optimie.