Biura rachunkowe i działy księgowości co miesiąc stoją przed tym samym zadaniem: trzeba przekazać klientom informację o tym, ile, na jaki rachunek i do kiedy mają zapłacić ZUS, PIT-4, PIT8AR czy składkę PPK. Ręcznie wysłane maile do dziesiątek klientów to sporo powtarzalnej pracy – dobra wiadomość jest taka, że Optima potrafi część tego procesu przejąć na siebie, ale skala rozwiązania zależy od tego, ile firm obsługujesz.
Dwa poziomy rozwiązania – standard i moduł dodatkowy
W standardowej Optimie możesz zbudować ten proces ręcznie: wykorzystać zestawienia i deklaracje, które zawierają dane o płatnościach, przygotować odpowiednie wydruki i wysyłać je seryjnie mailem do klientów. To działa, ale wymaga jednorazowej konfiguracji szablonów i schematów numerów rachunków, a czasem także modyfikacji wydruków sPrint pod konkretny sposób rozliczania ZUS, PIT i PPK w Twojej firmie. Jeśli natomiast obsługujesz wielu klientów jednocześnie (typowa sytuacja biura rachunkowego), naturalnym kierunkiem jest dodatkowy moduł Operacje wielofirmowe – pozwala zarządzać takimi zadaniami zbiorczo, dla wielu firm naraz, zamiast powtarzać tę samą czynność osobno w każdej bazie.
Krok po kroku – jak przygotować wysyłkę w standardzie Optimy
Krok 1 – sprawdź, które dane program generuje automatycznie
Dla każdego rodzaju płatności (ZUS, PIT-4, PIT8AR, PPK) sprawdź w odpowiednich zestawieniach/deklaracjach, które dane – termin, kwota, numer rachunku – Optima wypełnia automatycznie, a które trzeba uzupełnić ręcznie lub przez dodatkowe pola. To określi zakres pracy konfiguracyjnej.
<screen>
Krok 2 – skonfiguruj schemat numerów rachunków
Upewnij się, że w konfiguracji masz poprawnie ustawione schematy numerów rachunków bankowych dla poszczególnych rodzajów zobowiązań (US, ZUS, PPK) – to od nich zależy, czy na wydruku pojawi się prawidłowy numer konta do zapłaty.
<screen>
Krok 3 – przygotuj lub zmodyfikuj szablon wydruku
Jeśli standardowy wydruk nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji w czytelnej dla klienta formie, przygotuj dedykowany szablon (w razie potrzeby zmodyfikowany wydruk sPrint), który jasno pokazuje kwotę, rachunek i termin płatności.
<screen>
Krok 4 – skonfiguruj seryjną wysyłkę e-mail
Wykorzystaj funkcję seryjnej wysyłki e-mail w Optimie, aby wygenerowane wydruki trafiły automatycznie do skrzynek klientów, zamiast ręcznie eksportować i wysyłać każdy dokument osobno.
<screen>
Kiedy warto rozważyć moduł Operacje wielofirmowe
Jeśli powyższe kroki trzeba byłoby powtarzać osobno w każdej z wielu baz firmowych, wartość tej ręcznej pracy szybko rośnie wraz z liczbą obsługiwanych klientów. Moduł Operacje wielofirmowe pozwala wykonywać takie zadania zbiorczo – dla wielu firm jednocześnie z poziomu jednego miejsca, co ma szczególny sens dla biur rachunkowych obsługujących większą liczbę podmiotów co miesiąc.
Perspektywa ELTE-S
Ten temat to dobry przykład tego, że zanim zaczniesz ręcznie składać proces z zestawień, wydruków i seryjnych maili, warto policzyć, ile czasu to zajmuje w skali miesiąca i porównać z kosztem modułu dedykowanego do obsługi wielu firm. Przy kilkunastu czy kilkudziesięciu klientach ręczna konfiguracja bywa opłacalna raz, ale jej utrzymanie (aktualizacja szablonów, zmiany numerów rachunków, nowe przepisy) generuje stały koszt czasu. Zanim wybierzesz kierunek, dobrze jest przeanalizować dokładnie obecny sposób pracy – to pozwala dobrać rozwiązanie proporcjonalne do skali, a nie na wyrost lub za małe.
Porozmawiajmy o automatyzacji informowania klientów o płatnościach w Twojej Optimie.