W Comarch ERP Optima użytkownicy często oczekują, że korekta do faktury zakupu automatycznie pojawi się w preliminarzu płatności i pomniejszy kwotę do zapłaty z dokumentu pierwotnego. Logicznie ma to sens, bo korekta zmniejszająca wartość faktury powinna wpływać na rozliczenie z dostawcą. W praktyce wszystko zależy od tego, czy korekta ma wygenerowaną własną płatność, czy została obsłużona wyłącznie przez rozrachunki.
Jeżeli korekta faktury zakupu nie pojawia się w preliminarzu płatności, nie zawsze oznacza to błąd programu. Często wynika to z ustawień dokumentu, formy płatności, terminu płatności albo sposobu rozliczania korekt w konkretnej bazie.
Kiedy korekta FZ będzie widoczna w preliminarzu płatności?
Korekta do faktury zakupu będzie widoczna w preliminarzu wtedy, gdy podczas jej wystawiania powstanie zdarzenie płatności. To zdarzenie musi mieć określoną formę płatności, termin płatności i podmiot, tak aby Optima mogła pokazać je w module Kasa/Bank jako element do rozliczenia.
Jeżeli korekta ma osobną płatność, w preliminarzu może pojawić się jako pozycja zmniejszająca zobowiązanie albo jako dokument, który można rozliczyć z pierwotną płatnością z faktury zakupu. Dokładny efekt zależy od konfiguracji bazy, sposobu pracy z rozrachunkami i ustawień dokumentów.
<screen>
Dlaczego korekty nie widać w preliminarzu?
Najczęstszy powód jest prosty: korekta nie wygenerowała płatności. Może być „spięta” wyłącznie z rozrachunkiem dokumentu pierwotnego, czyli wpływa na rozliczenie faktury, ale nie tworzy oddzielnego wpisu w preliminarzu płatności.
Warto też sprawdzić, czy na korekcie uzupełniono formę płatności i termin płatności. Bez tych danych dokument może nie zachowywać się tak, jak użytkownik oczekuje w preliminarzu. Znaczenie mają również parametry wystawiania korekt, bo w niektórych konfiguracjach korekta może być rozliczana bez tworzenia nowej płatności.
Co sprawdzić na korekcie faktury zakupu?
Najpierw trzeba wejść w dokument korekty FZ i sprawdzić, czy korekta posiada dane płatności. Kluczowe są forma płatności, termin oraz informacja, czy dokument tworzy zdarzenie w preliminarzu. Jeśli korekta nie ma własnej płatności, nie będzie czego pokazać jako osobnej pozycji w preliminarzu.
Drugim krokiem jest sprawdzenie sposobu rozliczenia z fakturą pierwotną. Jeżeli korekta jest rozliczana bezpośrednio przez rozrachunki z fakturą zakupu, jej wpływ może być widoczny w rozliczeniu dokumentów, ale niekoniecznie jako oddzielna płatność w preliminarzu.
<screen>
Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty a rozrachunki
Korekta pomniejszająca kwotę do zapłaty może działać na dwa sposoby. Może wygenerować własną płatność, którą później rozlicza się z pierwotnym zobowiązaniem, albo może zostać uwzględniona w rozrachunkach bez osobnego zdarzenia płatności. Dla użytkownika różnica jest istotna, bo w pierwszym wariancie korekta jest widoczna w preliminarzu, a w drugim może być widoczna dopiero na poziomie rozliczeń.
Dlatego nie warto patrzeć tylko na samą listę w preliminarzu. Trzeba sprawdzić cały tor dokumentu: fakturę zakupu, korektę, rozrachunki, wygenerowane płatności i ustawienia dotyczące wystawiania korekt.
Czy da się wymusić widoczność korekty w preliminarzu?
Jeżeli celem jest to, aby korekta pojawiała się w preliminarzu jako osobna pozycja, trzeba doprowadzić do tego, żeby korekta generowała płatność. Nie chodzi jednak o przypadkowe ręczne dopisywanie zapisów, tylko o poprawne ustawienie dokumentu i parametrów pracy w bazie.
Najbezpieczniej zacząć od weryfikacji konfiguracji na testowym przykładzie: wystawić korektę do FZ, sprawdzić, czy powstała płatność, zobaczyć, jak pojawia się w preliminarzu i jak rozlicza się z dokumentem pierwotnym. Dopiero wtedy warto zmieniać ustawienia procesu dla większej liczby dokumentów.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
Przy korektach faktur zakupu najważniejsze jest rozdzielenie dwóch rzeczy: wpływu korekty na rozrachunek oraz widoczności korekty jako zdarzenia w preliminarzu płatności. To nie zawsze jest ten sam mechanizm. Dokument może korygować wartość zobowiązania, ale jeśli nie wygenerował płatności, użytkownik nie zobaczy go w preliminarzu jako oddzielnej pozycji.
Jeżeli w firmie korekty mają regularnie pomniejszać kwoty do zapłaty i być widoczne w module Kasa/Bank, warto uporządkować sposób wystawiania korekt, płatności i rozrachunków. Dzięki temu księgowość widzi dokładnie, które dokumenty są do rozliczenia, a które zostały już skompensowane z fakturą pierwotną.
Jeśli korekty FZ w Optimie nie pokazują się w preliminarzu tak, jak oczekujesz, warto sprawdzić konfigurację zanim zaczniesz ręcznie poprawiać płatności i rozrachunki.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w Comarch ERP Optima.