Korekty faktur w Comarch ERP Optima działają według logiki aktualnego stanu dokumentu, a nie według prostego powrotu do faktury pierwotnej za każdym razem. Dlatego użytkownik, który ma już dwie korekty i chce wystawić trzecią, może być zaskoczony, że program odnosi się do drugiej korekty. W praktyce jest to jednak mechanizm chroniący spójność ilości, cen i wartości.
Trzecia korekta bazuje na stanie po drugiej korekcie
Jeżeli do faktury wystawiono już dwie korekty, dokument pierwotny nie jest już jedynym punktem odniesienia. Po pierwszej i drugiej korekcie zmienił się stan faktyczny dokumentu. Mogły zmienić się ilości, ceny, rabaty, wartości albo inne elementy wpływające na końcowe rozliczenie.
<screen>
Dlatego przy wystawianiu trzeciej korekty Optima bierze pod uwagę stan po korekcie numer 2. To właśnie ten stan jest aktualny z punktu widzenia systemu.
Dlaczego program nie wraca do faktury pierwotnej
Gdyby każda kolejna korekta była liczona od faktury pierwotnej, system mógłby łatwo pominąć skutki wcześniejszych korekt. W efekcie trzecia korekta mogłaby korygować ilości lub wartości, których w obecnym stanie dokumentu już nie ma, albo naliczać różnice tak, jakby poprzednie zmiany nigdy się nie wydarzyły.
<screen>
Właśnie dlatego Optima traktuje korekty jako ciąg zdarzeń. Każda następna korekta pracuje na stanie po poprzedniej, czyli na korekcie n-1.
Co oznacza korekta n-1 w praktyce
Korekta n-1 oznacza, że kolejna korekta odnosi się do ostatniego aktualnego stanu dokumentu. Jeśli wystawiasz trzecią korektę, punktem odniesienia jest stan po drugiej. Jeśli wystawiałbyś czwartą, punktem odniesienia byłby stan po trzeciej. Dzięki temu dokument zachowuje logiczną historię zmian.
<screen>
To nie oznacza, że faktura pierwotna znika albo przestaje być ważna. Ona pozostaje początkiem całego łańcucha, ale bieżące rozliczenie dokumentu wynika już z sumy wszystkich wcześniejszych korekt.
Jak sprawdzić historię korekt
Przy większej liczbie korekt warto korzystać z opcji pokazania powiązanych korekt i przeanalizować kolejność dokumentów. Najważniejsze jest ustalenie, co zmieniła pierwsza korekta, co zmieniła druga i jaki stan pozostał do dalszej korekty. Dopiero wtedy trzecia korekta będzie miała sens księgowy i handlowy.
<screen>
Jeżeli oczekiwany efekt korekty nie zgadza się z tym, co pokazuje program, problem zwykle nie leży w samym odwołaniu do drugiej korekty, tylko w tym, że wcześniejsze korekty zmieniły dokument inaczej, niż zakłada użytkownik.
Perspektywa ELTE-S: korekty trzeba czytać jako ciąg zmian
Przy kolejnych korektach w Optimie najważniejsze jest myślenie o dokumencie jako o historii następujących po sobie zmian. Faktura pierwotna jest punktem startowym, ale każda korekta aktualizuje stan dokumentu. Następna korekta musi więc bazować na tym aktualnym stanie, a nie na pierwotnej wersji sprzed wszystkich zmian.
Jeżeli w firmie często pojawiają się wieloetapowe korekty, warto uporządkować zasady ich wystawiania i kontroli, żeby operatorzy wiedzieli, dlaczego program odnosi się do poprzedniej korekty i jak sprawdzać końcowy efekt całego łańcucha dokumentów.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.