Masz kilkanaście, czasem kilkadziesiąt korekt in minus miesięcznie i za każdym razem przy rozliczaniu wyciągu bankowego Optima nie pokazuje ich na liście dokumentów do rozliczenia. Naturalny odruch to szukać jakiegoś przełącznika w konfiguracji, który to włączy – ale takiego przełącznika po prostu nie ma. Problem leży gdzie indziej: w tym, czy korekta w ogóle ma wygenerowaną płatność.
Dlaczego korekta nie pojawia się na liście do rozliczenia z wyciągiem
Optima rozlicza z wyciągiem bankowym dokumenty na podstawie zdarzeń płatności, a nie samych dokumentów księgowych. Faktura, korekta czy inny dokument – jeśli nie ma powiązanej płatności (przelewu z terminem), to dla modułu rozliczeń bankowych w ogóle nie istnieje jako pozycja do dopasowania. Dlatego korekty, które wystawiane są “tylko księgowo” bez zaznaczenia płatności, nigdy nie pojawią się do rozliczenia z wyciągiem – niezależnie od tego, jak dobrze skonfigurujesz resztę programu.
Krok po kroku – jak sprawić, żeby korekta pojawiała się do rozliczenia z wyciągiem
Krok 1 – na korekcie zaznacz opcję Płatność
Przy wystawianiu korekty (lub na już wystawionej, jeli formularz na to pozwala) zaznacz opcję Płatność. Bez tego pola Optima w ogóle nie wygeneruje zdarzenia płatności dla tego dokumentu.
<screen>
Krok 2 – ustaw formę płatności na przelew i podaj termin
W polu formy płatności wybierz przelew i uzupełnij właściwy termin płatności. To te dane posłużą później do automatycznego dopasowania z wyciągiem.
<screen>
Krok 3 – zatwierdź korektę
Po zatwierdzeniu korekty z zaznaczoną płatnością Optima na stałe utworzy zdarzenie płatności powiązane z tą korektą. Od tego momentu dokument jest “widoczny” dla modułu rozliczeń bankowych.
<screen>
Krok 4 – ręczne rozliczenie na zapisie bankowym
Jeśli chcesz rozliczyć korektę ręcznie (bez czekania na automat przy imporcie), wejdz na dany zapis w wyciągu bankowym, przejdz do zakładki Rozliczenia → plus i wskaż korektę z listy dostępnych dokumentów do rozliczenia.
<screen>
Krok 5 – jeli liczą na automatyczne rozliczenie przy imporcie, sprawdź 4 warunki dopasowania
Automatyczne rozliczenie dokumentów przy imporcie przelewów zadziała tylko wtedy, gdy jednocześnie spełnione są: ten sam kontrahent na dokumencie i na operacji bankowej, ten sam kierunek operacji (należność/zobowiązanie), zgodna kwota oraz dokument nie jest już rozliczony wcześniej. Jeli korekta ma płatność, a mimo to się nie dopasowuje – sprawdź te cztery warunki po kolei, zanim założysz, że to błąd programu.
<screen>
Alternatywa – automatyczne rozliczanie bez ręcznego pilnowania płatności na każdej korekcie
Kroki 1-5 opisują sposb “natywny” – działa bez dodatkowych kosztów, ale wymaga, żeby każda korekta miała poprawnie zaznaczoną płatność, a przy imporcie żeby zgadzały się wszystkie cztery warunki dopasowania. Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie to i tak spora liczba miejsc, w których coś może nie zagrać. Alternatywą jest dedykowana funkcja dodatkowa do automatycznego rozliczania, którą mamy w ofercie właśnie pod tego typu scenariusze – automatyzuje dopasowywanie korekt (i innych dokumentów) na wyciągu bankowym, zdejmując z księgowości ręczne pilnowanie każdego warunku z osobna:
Optima kontra XL – to ważne rozróżnienie
Mechanizm rozliczania korekt różni się między Optimą a XL-em. W Optimie, przy prawidłowo wygenerowanej płatności na korekcie, rozliczenie zadziała bez dodatkowej konfiguracji – kluczowe są tylko warunki dopasowania opisane powyżej. Zanim zaczniesz szukać głębszej przyczyny technicznej, upewnij się najpierw, z którego systemu korzystasz, bo diagnostyka (i częściowo interfejs) różni się między tymi produktami.
Perspektywa ELTE-S
Przy kilkudziesięciu korektach miesięcznie ręczne sprawdzanie “czy ta korekta ma płatność” dla każdego dokumentu z osobna to strata czasu księgowości. Warto ustalić to jako stały element procesu wystawiania korekt – już na etapie tworzenia dokumentu zawsze zaznaczać płatność i formę przelewu, zamiast poprawiać to później przy rozliczaniu wyciągu. Jeli korekty trafiają do systemu z zewnętrznego źródła (import, integracja), dobrze jest zweryfikować, czy mapowanie danych automatycznie ustawia płatność – bo to najczęstsze miejsce, w którym ten krok gdzieś “ginie”. Dla firm z dużą liczbą korekt miesięcznie mamy też gotową funkcję dodatkową do automatycznego rozliczania dokładnie w tym scenariuszu – eliminuje ręczne szukanie i przypisywanie korekt na wyciągu bankowym.
Porozmawiajmy o usprawnieniu procesu rozliczania korekt i wyciągów bankowych w Twojej Optimie.