Pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do systemu Comarch ERP Optima zazwyczaj przebiega płynnie. Zdarzają się jednak sytuacje, w których system nieco inaczej zinterpretuje dane zapisane w strukturze e-faktury.
Jednym z takich przypadków jest sytuacja, w której na pobranym dokumencie pojawia się dodatkowa pozycja.
Przykład z życia:
Księgowa pobiera fakturę kosztową. Zamiast jednej, prawidłowej pozycji z kwotą netto, VAT i brutto, system dodaje drugą pozycję, która odpowiada wykazanej na fakturze nadpłacie.
Pojawia się wtedy pytanie: co z tym zrobić? Czy trzeba odrzucać całą fakturę, usuwać dokument i wprowadzać go od nowa ręcznie?
Na szczęście rozwiązanie jest o wiele prostsze.
Jak skorygować pozycje na fakturze pobranej z KSeF w Comarch ERP?
Comarch ERP Optima pozwala na ręczną edycję pozycji na dokumencie, który został zaimportowany z KSeF. Nie musisz wprowadzać całego dokumentu od zera.
Jeżeli Optima wydzieliła nadpłatę jako osobną pozycję, możesz łatwo poprawić kwoty. Masz do tego dostęp zarówno z poziomu modułu Księgowość (Rejestry VAT), jak i z modułu Handel.
Jak to zrobić krok po kroku?
- Wejdź na listę dokumentów w Rejestrach VAT lub w Handlu (w zależności od tego, gdzie przetwarzasz fakturę).
- Otwórz konkretny dokument, który pobrał się z błędem.
- Przejdź na zakładkę z pozycjami dokumentu.
- Zmień wartości bezpośrednio na właściwej pozycji, korygując kwoty do prawidłowych sum netto/VAT/brutto, a błędną pozycję z nadpłatą usuń.
To wszystko. Po zapisaniu dokumentu sumy będą zgadzać się z oryginałem.
Perspektywa ELTE-S: automatyzacja nie zwalnia z kontroli
Sytuacje z nadpłatą czy specyficznymi dopiskami na fakturach to świetny przykład tego, jak w praktyce wygląda wdrożenie KSeF.
Dla wielu firm automatyczne pobieranie faktur to ogromna oszczędność czasu. Ale trzeba pamiętać, że XML z KSeF-u jest bezwzględny. Optima mapuje dokładnie to, co kontrahent zawarł w strukturze faktury ustrukturyzowanej. Jeśli po stronie wystawcy nadpłata została nietypowo zakodowana, system odbierający może ją potraktować jako kolejny wiersz na dokumencie.
Z punktu widzenia praktyka wdrożeniowego wniosek jest jeden: nawet najlepiej skonfigurowany import nie zwalnia księgowości z weryfikacji. W takich przypadkach nie chodzi o to, by system całkowicie blokował edycję, ale by pozwalał pracownikowi na szybką korektę błędnie zmapowanych wartości, bez konieczności robienia podwójnej pracy.
Potrzebujesz wsparcia z konfiguracją Comarch ERP Optima i KSeF?
Jeżeli import z KSeF w Twojej firmie sprawia więcej problemów niż przynosi korzyści, albo procesy obiegu dokumentów w Optima wymagają uporządkowania – skontaktuj się z nami.
W ELTE-S na co dzień pomagamy firmom i biurom rachunkowym konfigurować systemy Comarch tak, aby automatyzacja była realnym ułatwieniem w pracy, a nie tylko hasłem na papierze.
