Faktury walutowe od polskich kontrahentów potrafią mocno namieszać w rozrachunkach. Na dokumencie pojawia się kwota netto w walucie, VAT w złotówkach, a zapłata z banku przychodzi jedną kwotą w walucie. Wtedy użytkownik próbuje rozliczyć całość spod wyciągu bankowego i trafia na problem: płatności po stronie dokumentu nie są w tej samej walucie.
Dlaczego rozliczenie spod WB się nie spina?
Jeżeli zapłata z banku jest na całą kwotę w walucie, a z faktury płatność za VAT została utworzona w PLN, Optima nie ma po obu stronach takiej samej waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy pokazuje płatność walutową, natomiast część VAT w preliminarzu jest złotówkowa. W takim układzie nie da się poprawnie rozliczyć całości bezpośrednio z poziomu banku.
To nie jest kwestia samego dekretu księgowego, tylko zgodności płatności w preliminarzu z tym, co faktycznie przyszło na rachunek bankowy. Jeśli bank pokazuje zapłatę walutową, a część płatności w Optimie została przygotowana w PLN, najpierw trzeba uporządkować płatność.
Co zrobić w preliminarzu?
Rozwiązaniem jest wejście do preliminarza płatności i zmiana waluty rozliczenia na płatności dotyczącej VAT. Waluta rozliczenia tej płatności powinna być taka sama, jak waluta zapłaty z banku. Dopiero po tej zmianie rozliczenie z wyciągu bankowego ma sens, bo program porównuje płatności w spójny sposób.
<screen>
W praktyce kolejność jest prosta: najpierw sprawdzasz płatność utworzoną do faktury, potem na pozycji VAT zmieniasz walutę rozliczenia, a dopiero później wracasz do rozliczenia z WB. Jeśli zaczniesz od samego banku, program będzie próbował połączyć dokumenty, które mają inną walutę rozliczenia.
<screen>
Parametr „płatność VAT w PLN”
W Optimie można też ustawić, żeby parametr „płatność VAT w PLN” był odznaczony. To ważne w firmach, które regularnie dostają faktury walutowe od polskich kontrahentów i chcą rozliczać zapłatę zgodnie z walutą płatności z banku.
<screen>
Nie oznacza to, że każdy użytkownik powinien od razu zmienić ten parametr globalnie. Najpierw warto sprawdzić, jak firma rozlicza takie faktury, jak wygląda polityka księgowa i czy zmiana nie wpłynie na inne dokumenty. Przy pojedynczym przypadku wystarczy korekta waluty rozliczenia w preliminarzu. Przy powtarzalnym procesie lepiej poprawić ustawienie i sposób pracy, żeby nie naprawiać każdej faktury ręcznie.
Co z dekretacją netto i VAT?
Sam fakt, że Optima pokazuje dekret netto w walucie, a VAT w PLN, nie jest jeszcze głównym problemem rozliczenia zapłaty. Kluczowe jest to, jak została utworzona płatność i w jakiej walucie ma być rozliczana. Księgowo dokument może mieć podział wynikający z przepisów i sposobu ujęcia VAT, ale rozrachunkowo płatność musi być możliwa do powiązania z rzeczywistą operacją bankową.
Dlatego przy takim przypadku najpierw trzeba patrzeć na preliminarz, a dopiero potem na dekret. Jeżeli płatności są przygotowane niespójnie, wyciąg bankowy nie rozwiąże tego automatycznie.
Perspektywa ELTE-S: waluta płatności musi pasować do banku
Przy fakturach walutowych od polskich kontrahentów najłatwiej pogubić się między księgowaniem VAT, rozrachunkami i bankiem. Jeśli zapłata przychodzi w walucie, to płatności w preliminarzu muszą pozwalać na rozliczenie w tej samej walucie. W przeciwnym razie użytkownik traci czas na ręczne próby łączenia dokumentów z poziomu WB, które od początku nie mają wspólnej podstawy rozliczenia.
Jeśli w Twojej Optimie faktury walutowe z VAT w PLN regularnie blokują rozliczenia z wyciągu bankowego, warto uporządkować ustawienia płatności i schemat pracy zanim problem zacznie powtarzać się przy każdym kontrahencie.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.