W kadrach i płacach zdarzają się sytuacje, w których wcześniej wprowadzony dzień wolny trzeba przenieść na inny termin. Problem pojawia się wtedy, gdy zmiana dotyczy większej liczby pracowników i ręczne poprawianie każdej osoby osobno byłoby zbyt czasochłonne. W Comarch ERP Optima można podejść do tego seryjnie, ale trzeba zwrócić uwagę na jedno ważne rozróżnienie: czy dzień wolny został wpisany w planie pracy, czy w czasie pracy.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo poprawkę należy wykonać dokładnie w tym obszarze, w którym dzień został wcześniej wprowadzony. Inaczej użytkownik może zmienić plan, a rzeczywisty czas pracy nadal będzie pokazywał poprzednie dane, albo odwrotnie.
Czy dzień wolny można usunąć seryjnie?
Tak, zmianę można wykonać seryjnie z poziomu listy pracowników. Na dolnym pasku w Optimie dostępne są opcje seryjnego wstawiania dni po stronie planu pracy oraz po stronie czasu pracy. Dzięki temu można najpierw zastąpić błędnie wskazany dzień wolny dniem pracy, a następnie ustawić dzień wolny w nowym, właściwym terminie.
<screen>
Nie chodzi więc wyłącznie o „usunięcie” dnia wolnego, ale o poprawne nadpisanie wcześniejszego ustawienia. W praktyce najczęściej wykonuje się dwie operacje: przywrócenie dnia pracy w poprzednim terminie oraz wprowadzenie dnia wolnego w nowej dacie.
Plan pracy czy czas pracy – gdzie wykonać poprawkę?
Najważniejsza zasada jest prosta: jeśli dzień wolny był wprowadzony w planie pracy, poprawkę należy wykonać w planie pracy. Jeśli dzień wolny był wprowadzony od strony czasu pracy, poprawkę należy wykonać w czasie pracy.
Plan pracy odpowiada za zaplanowany harmonogram pracownika. Czas pracy pokazuje natomiast faktyczną ewidencję albo dane wprowadzone do rozliczenia czasu pracy. Jeżeli użytkownik poprawi tylko jeden z tych obszarów, a pierwotny wpis znajduje się w drugim, zmiana może nie przynieść oczekiwanego efektu.
<screen>
Jak bezpiecznie wykonać seryjną zmianę?
Najpierw trzeba ustalić, gdzie dzień wolny został pierwotnie wpisany. Następnie na liście pracowników należy wybrać właściwą grupę osób i użyć funkcji seryjnej po odpowiedniej stronie: planu pracy albo czasu pracy. Po zastąpieniu błędnego dnia wolnego dniem pracy można seryjnie ustawić nowy dzień wolny w poprawnym terminie.
Przed wykonaniem operacji na większej grupie pracowników warto przetestować zmianę na jednej osobie albo małej grupie. Pozwala to sprawdzić, czy poprawka trafia we właściwe miejsce i czy nie wpływa niepotrzebnie na naliczenia, nieobecności albo rozliczenie czasu pracy.
Perspektywa ELTE-S
Przy seryjnych zmianach w kadrach najczęstszy błąd polega na mieszaniu planu pracy z czasem pracy. Z pozoru to podobne obszary, ale w Optimie pełnią różne funkcje. Dlatego przed masową poprawką trzeba ustalić, czy zmieniamy harmonogram, czy rzeczywistą ewidencję czasu.
Jeżeli firma często przenosi dni wolne, pracuje zmianowo albo obsługuje wiele harmonogramów, warto uporządkować zasady wprowadzania takich zmian. Dobrze ustawiony proces ogranicza ręczne poprawki i zmniejsza ryzyko błędów przy naliczaniu wynagrodzeń.
Jeśli masz problem z seryjnym poprawianiem dni wolnych, planów pracy albo czasu pracy w Comarch ERP Optima, warto sprawdzić konfigurację zanim zmiany obejmą większą grupę pracowników.
Zgłoś się, pomożemy uporządkować ten proces w kadrach i płacach Optimy.