W kadrach często pojawia się potrzeba przygotowania dokumentu, który potwierdza zmianę warunków pracy lub płacy pracownika. Może chodzić o zmianę wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu, miejsca pracy albo innych ustaleń wynikających z umowy. Użytkownicy Comarch ERP Optima szukają wtedy gotowego wydruku porozumienia zmieniającego i pytają, czy taki dokument można wygenerować bezpośrednio z programu.
W standardowej wersji Optimy trzeba rozdzielić dwie rzeczy: typowe porozumienie zmieniające oraz aneks do umowy. Domyślnie program udostępnia aneks do umowy, ale nie oznacza to, że każda firma znajdzie tam dokładnie taki wzór porozumienia, jakiego używa w swojej dokumentacji kadrowej.
Czy w Optimie jest gotowe porozumienie zmieniające?
W domyślnej Comarch ERP Optima nie ma typowego, standardowego wydruku porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy. Dostępny jest natomiast aneks do umowy, który może być używany przy zmianach warunków zatrudnienia, jeżeli odpowiada przyjętemu w firmie wzorowi dokumentu.
To ważne, bo w praktyce część firm używa pojęcia „aneks”, a część „porozumienie zmieniające”. Kadrowo oba dokumenty mogą być stosowane w zbliżonych sytuacjach, ale wzór, treść i nazewnictwo powinny być zgodne z polityką dokumentacyjną firmy.
Skąd wydrukować aneks do umowy w Optimie?
Aneks do umowy można wydrukować z poziomu kartoteki pracownika. To podstawowa ścieżka, gdy dokument dotyczy jednej osoby i użytkownik chce przygotować wydruk bezpośrednio z danych zapisanych na pracowniku.
<screen>
Jeżeli zmiana dotyczy większej grupy osób, warto skorzystać z listy pracowników i wydruków seryjnych kadrowych. Dzięki temu można przygotować aneksy seryjnie, bez wchodzenia osobno w każdą kartotekę pracownika.
<screen>
Co zrobić, jeśli firma potrzebuje dokładnego porozumienia zmieniającego?
Jeżeli standardowy aneks do umowy nie odpowiada temu, co firma chce wręczać pracownikom jako porozumienie zmieniające, najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie własnego wydruku lub dostosowanie szablonu. Taki dokument można oprzeć na danych z kartoteki pracownika, warunkach zatrudnienia i informacjach potrzebnych w procesie kadrowym.
Warto przy tym uważać, żeby nie traktować gotowego wydruku jako dokumentu uniwersalnego dla każdej organizacji. Wzory kadrowe często są konsultowane z prawnikiem lub działem HR, dlatego w Optimie najlepiej przygotować szablon zgodny z faktycznym procesem firmy.
Kiedy wystarczy aneks, a kiedy potrzebny jest własny wydruk?
Jeżeli zmiana dotyczy standardowych warunków zatrudnienia, a firmowy wzór dokumentu może być zgodny z aneksem dostępnym w Optimie, wystarczy skorzystać z wydruku aneksu do umowy. Jeżeli jednak organizacja ma własne brzmienie porozumienia, określone pola, dodatkowe klauzule albo chce zachować konkretną nazwę dokumentu, lepiej przygotować indywidualny wydruk.
Przy większej liczbie pracowników szczególnie ważne są wydruki seryjne. Nawet dobry wzór dokumentu nie pomoże, jeśli kadry będą musiały ręcznie kopiować dane do Worda dla każdej osoby. Wydruk seryjny pozwala ograniczyć ręczną pracę i zmniejszyć ryzyko pomyłek.
<screen>
Perspektywa ELTE-S
W tym temacie najważniejsze jest praktyczne podejście: standardowa Optima daje aneks do umowy, ale nie zawsze daje dokładnie taki dokument, jaki firma nazywa porozumieniem zmieniającym. Dlatego przed wdrożeniem szablonu warto ustalić, jaki dokument faktycznie ma być używany w organizacji i jakie dane powinien pobierać z kartoteki pracownika.
Jeżeli firma często przygotowuje zmiany warunków pracy i płacy, dobrze dopasowany wydruk kadrowy może zaoszczędzić dużo czasu. Zamiast ręcznie przepisywać dane do dokumentów, można oprzeć proces na danych z Optimy i generować dokumenty pojedynczo albo seryjnie.
Jeśli potrzebujesz w Optimie konkretnego porozumienia zmieniającego, a standardowy aneks nie wystarcza, warto przygotować dopasowany wydruk kadrowy zgodny z procesem firmy.
Zgłoś się, pomożemy przygotować taki szablon i uporządkować wydruki kadrowe w Comarch ERP Optima.