Firmy produkcyjne pracujące na Comarch ERP XL często potrzebują nie tylko informacji o samym zleceniu produkcyjnym, ale też pełnego obrazu kosztów wynikających z dokumentów powiązanych. W praktyce pojawia się wtedy pytanie, czy da się przygotować raport, który pokaże ZP, RW, KDZ i KK razem z wartościami oraz powiązaniami kosztowymi.
Odpowiedź brzmi: tak, ale najczęściej nie będzie to gotowy raport standardowy dostępny od ręki. Przy bardziej szczegółowej analizie kosztów produkcji zwykle potrzebne jest przygotowanie raportu własnego, dopasowanego do sposobu pracy firmy i konfiguracji ERP XL.
Dlaczego standardowy raport może nie wystarczyć
Standardowe raportowanie w ERP XL pokazuje wiele informacji o produkcji, dokumentach i kosztach, ale nie zawsze łączy je w jednym miejscu dokładnie w taki sposób, jakiego oczekuje firma. Problem zaczyna się wtedy, gdy użytkownik chce zobaczyć pełną ścieżkę kosztową konkretnego zlecenia produkcyjnego: od ZP, przez dokumenty RW, dalej przez dostawy, koszty dodatkowe zakupu i korekty kosztów.
W takim przypadku raport musi nie tylko pobierać wartości dokumentów, ale też poprawnie odtwórzyć relacje między nimi. To wymaga znajomości struktury danych ERP XL, sposobu rozliczania produkcji oraz konfiguracji dokumentów w danej bazie.
Jak można przygotować taki raport
Raport kosztów zlecenia produkcyjnego można przygotować na kilka sposobów. W prostszych scenariuszach wystarczy szybki raport dostępny z poziomu listy lub obszaru roboczego. Jeżeli użytkownicy potrzebują dokumentu do wydruku albo przekazania dalej, lepszym rozwiązaniem może być dedykowany wydruk. Przy bardziej analitycznym podejściu sprawdzi się raport SQL, Crystal Reports albo Power BI.
Najważniejsze jest to, aby raport pokazywał dane w sposób przydatny operacyjnie. Samo wyciągnięcie numerów dokumentów nie wystarczy, jeżeli firma potrzebuje kontroli kosztów. Raport powinien wskazywać wartości dokumentów, powiązania między ZP i RW, koszty wynikające z KDZ oraz wpływ dokumentów KK na koszt materiału zużytego w produkcji.
Znaczenie konfiguracji dokumentów KK
Przy dokumentach KK istotna jest konfiguracja po stronie ERP XL. Jeżeli firma chce później analizować korekty w odniesieniu do konkretnych dokumentów RW wykonujących rozchód towaru na zlecenie produkcyjne, trzeba uważać na grupowanie dokumentów KK.
W konfiguracji systemu, w obszarze Sprzedaż -> Parametry KK, warto sprawdzić, czy dla takiego procesu nie jest wykorzystywane grupowanie. Brak grupowania ułatwia bezpośrednie powiązanie dokumentów powstających w wyniku korekt zakupu lub KDZ z dokumentami RW. Dzięki temu raport może dokładniej pokazać, jak korekty i koszty dodatkowe wpływają na koszt konkretnego zlecenia produkcyjnego.
Co trzeba ustalić przed przygotowaniem raportu
Przed przygotowaniem raportu warto ustalić, jakie dokumenty mają być uwzględnione, na jakim etapie produkcji ma być liczony koszt oraz czy zlecenia produkcyjne są już rozliczone. Ważne jest też, czy raport ma pokazywać tylko koszty materiałów, czy również koszty dodatkowe, korekty oraz podsumowanie wartości dla całego ZP.
Dobrze zaprojektowany raport powinien odpowiadać na konkretne pytanie biznesowe: ile naprawdę kosztowało dane zlecenie produkcyjne i z czego wynika ta wartość. Dlatego nie warto ograniczać się do jednego uniwersalnego zestawienia, jeżeli firma ma specyficzny obieg dokumentów.
Perspektywa ELTE-S
W ELTE-S takie tematy traktujemy jako połączenie wiedzy produkcyjnej, księgowej i technicznej. Sam raport jest tylko końcowym efektem, ale wcześniej trzeba zrozumieć, jak w danej firmie powstają dokumenty ZP, RW, KDZ i KK oraz jak powinny być interpretowane kosztowo.
Przy dobrze przygotowanym raporcie można uzyskać dużo większą kontrolę nad kosztami produkcji. Firma widzi nie tylko wartość zlecenia, ale też elementy, które wpływają na końcowy koszt: materiały, dostawy, koszty dodatkowe i korekty.
Jeżeli masz podobny problem i potrzebujesz raportu, który pokaże pełną ścieżkę kosztów zlecenia produkcyjnego w Comarch ERP XL, warto najpierw przeanalizować strukturę dokumentów i konfigurację KK. Na tej podstawie można przygotować raport, który będzie wspierał codzienną kontrolę produkcji, a nie tylko zbierał dane z systemu.