Przy metodzie kasowej VAT ulga na złe długi bywa źle zsynchronizowana z momentem wykazania sprzedaży w JPK. Standardowo ulgę liczy się od terminu płatności, po 90 dniach, ale przy sprzedaży na rzecz podmiotu niebędącego czynnym podatnikiem VAT obowiązek podatkowy przy metodzie kasowej może powstać dopiero po 180 dniach od wydania towaru lub wykonania usługi. W efekcie ulga potrafi trafić do rozliczenia zanim faktura sprzedaży zostanie w nim wykazana, co jest błędem, a nie prawidłowym działaniem programu.
Dlaczego 90 i 180 dni to nie to samo
90 dni liczone od terminu płatności oznacza moment, w którym wierzytelność staje się uprawdopodobniona jako nieściągalna – to jest warunek do zastosowania ulgi na złe długi. Nie można jednak skorygować VAT należnego, którego jeszcze nie wykazano. Przy metodzie kasowej i sprzedaży na rzecz podmiotu niebędącego czynnym podatnikiem VAT obowiązek podatkowy powstaje przy zapłacie, a najpóźniej 180. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi. Dyrektor KIS w interpretacji z 30 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.882.2025.1.AA) potwierdził, że w takiej sytuacji ulga na złe długi może być zastosowana nie wcześniej niż w okresie, w którym zostanie wykazany VAT należny – czyli w okresie obejmującym 180. dzień.
Jak to poprawnie rozliczyć w JPK
W miesiącu, w którym przypada 90. dzień od terminu płatności, nic nie korygujemy. W miesiącu, w którym przypada 180. dzień od wykonania usługi lub wydania towaru, wykazujemy normalnie fakturę sprzedaży (dodatnio) oraz w tym samym okresie ulgę na złe długi (ujemnie) – jeżeli faktura pozostaje w całości niezapłacona, VAT należny i korekta z ulgi się wzajemnie zerują. Korekta w JPK powinna być pokazana na danych tej konkretnej faktury, z wartościami ujemnymi i oznaczeniem KorektaPodstawyOpodt = 1; nie stosuje się dokumentu WEW. W strukturze JPK podawany jest też termin płatności faktury.
Krok 1: Sprawdź konfigurację metody kasowej
Wejdź w Start → Konfiguracja → Firma → Księgowość → Deklaracje i stawki podatkowe i sprawdź, czy masz ustawione Rozliczanie VAT metodą → kasową. Na fakturze w Rejestrze VAT sprzedaży sprawdź też zakładkę Do VAT/JPK_V7 – przy metodzie kasowej Optima rozlicza VAT według zapłat, a przy nievatowcu najpóźniej po 180 dniach.
<screen>
Krok 2: Usuń fakturę z wcześniejszego zawiadomienia VAT-ZD
Wejdź w JPK → Pliki JPK_V7 → Ulga na złe długi (VAT-ZD) i dodaj/przelicz VAT-ZD typu Sprzedaż. Jeżeli faktura pojawiła się na liście po 90 dniach, ale jej VAT będzie wykazany dopiero w miesiącu 180. dnia, zaznacz tę fakturę i usuń ją z zawiadomienia – Optima pozwala usuwać zaznaczone dokumenty z VAT-ZD. Jeżeli w następnym miesiącu faktura ponownie się pojawi, usuń ją jeszcze raz. W miesiącu, w którym przypada 180. dzień i faktura sprzedaży wchodzi do JPK, zostaw ją na VAT-ZD, zablokuj VAT-ZD i wygeneruj zapisy korekcyjne – Optima utworzy wtedy osobny zapis korekcyjny do faktury.
<screen>
Krok 3: Jeżeli Optima nie pobiera faktur kasowych na VAT-ZD – zrób korektę ręcznie
Od wersji 2023.5.1 Optima pozwala zrobić ulgę bez automatycznego VAT-ZD. W miesiącu, w którym przypada 180. dzień, wejdź w Rejestry VAT → Rejestr sprzedaży → dodaj nowy zapis. Na zakładce Ogólne wpisz dane kontrahenta i dane faktury, której dotyczy ulga, wprowadź netto i VAT na minus (tylko w wysokości niezapłaconej części), zastosuj tę samą stawkę VAT co na fakturze, w polu Rozliczać w VAT ustaw miesiąc, w którym przypada 180. dzień, i opcjonalnie zaznacz dokument jako Wewnętrzny, żeby nie tworzyć sztucznej płatności w Kasie/Banku.
<screen>
Następnie przejdź do zakładki KSeF/JPK → Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 i dodaj atrybuty KOREKTA_ART.89A → Tak oraz TERMIN_PLATNOSCI → wpisz faktyczny termin płatności z faktury. Jeżeli po zaznaczeniu dokumentu jako wewnętrznego Optima automatycznie doda kod WEW, usuń go na tej zakładce – przy uldze na złe długi nie stosuje się oznaczenia WEW, a korekta ma być pokazana na danych konkretnej faktury.
<screen>
Co dodatkowo warto sprawdzić
Jeżeli przez „nievatowca” rozumiemy konsumenta albo firmę zwolnioną z VAT, w ustawie występują dodatkowe warunki zastosowania ulgi – między innymi wpis wierzytelności do krajowego rejestru długów, prawomocne orzeczenie i skierowanie sprawy do egzekucji albo upadłość konsumencka. Jeżeli ulga jest wprowadzana ręcznym zapisem, a nie przez VAT-ZD Optimy, pola P_68 i P_69 w części deklaracyjnej trzeba uzupełnić ręcznie. Przy rozliczaniu JPK_V7K kwartalnie zapis korekcyjny trafia do ewidencji za konkretny miesiąc, natomiast część deklaracyjna jest rozliczana w ostatnim miesiącu kwartału.
Perspektywa ELTE-S
W ELTE-S traktujemy automatyczne generowanie VAT-ZD jako coś do zweryfikowania, a nie do bezrefleksyjnego zaakceptowania – szczególnie przy fakturach kasowych wystawionych na podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT, gdzie liczy się termin 180 dni, a nie standardowe 90. Konfigurację trzeba sprawdzać indywidualnie, a daty (termin płatności, data wydania towaru lub wykonania usługi, moment obowiązku podatkowego kasowego) potwierdzić dokładnie, zanim zdecydujemy, którą z trzech ścieżek korekty zastosować.
Jeśli rozliczasz podobne przypadki i chcesz mieć pewność, że konfiguracja Optimy i terminy w JPK są ustawione poprawnie, warto to zweryfikować zanim wygenerujesz kolejne zawiadomienie VAT-ZD – możemy to sprawdzić razem na Twoich konkretnych danych.