Niektóre firmy korzystają z zewnętrznych systemów do rozpoznawania faktur, obiegu lub wstępnego opisu dokumentów — i chcą te dane przekazywać bezpośrednio do Comarch ERP Optima. Czy to możliwe? To zależy — ale w większości przypadków tak, jeśli system zewnętrzny potrafi wyeksportować dane w ustrukturyzowanym formacie.
Dwa narzędzia importu ELTE-S
Importer zapisów do dzienników
Narzędzie pozwala wczytać dekrety księgowe z pliku Excel lub CSV bezpośrednio do dzienników Optimy. Działa to tak: system zewnętrzny eksportuje dane w formacie zgodnym z naszym wzorcem (kolumny: data, konto Wn, konto Ma, kwota, opis, kontrahent), a importer tworzy odpowiednie zapisy w dziennikach Optimy.
To narzędzie sprawdza się przy:
– Imporcie dekretów z innych systemów księgowych
– Imporcie danych płacowych z systemów kadrowych
– Migracji historii księgowej
Importer do rejestrów VAT
Drugie narzędzie ładuje dokumenty bezpośrednio do rejestrów VAT zakupu lub sprzedaży. Wymaga pliku z konkretnymi kolumnami (data, numer dokumentu, NIP, kwoty netto/VAT według stawek). Jeśli system zewnętrzny — np. system do rozpoznawania faktur — eksportuje dane w takim formacie, można skonfigurować automatyczne przesyłanie.
Co ze Scanye?
Scanye jest systemem do digitalizacji i rozpoznawania dokumentów. Nie znamy aktualnej specyfikacji eksportu tego systemu — do weryfikacji możliwości integracji konieczne jest sprawdzenie, co dokładnie Scanye eksportuje i w jakiej strukturze. Jeśli system eksportuje pliki Excel lub CSV z danymi faktur, istnieje wysoka szansa, że będziemy mogli zaimportować je do Optimy.
Jak ujął to Przemysław Kaczkowski na webinarze: „pod spodem to jest budowany Excel — jeśli jakiś system eksportuje dane do pliku, jesteśmy w stanie zaimportować to do Optimy w ciągu jednego dnia roboczego”.
Perspektywa ELTE-S
Każda integracja z systemem zewnętrznym wymaga weryfikacji formatu eksportu. Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich systemów. Warto przyjść do rozmowy z przykładowym plikiem eksportu z systemu źródłowego — to pozwala szybko ocenić możliwości i zakres prac.
Jeśli korzystasz z systemu, który generuje dane faktur lub dekretów, i chcesz sprawdzić czy można je wczytać do Optimy, skontaktuj się z nami z przykładem pliku. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >