Biura rachunkowe obsługujące wielu klientów często pytają: czy da się zbudować jeden schemat, który sam zadekretuje faktury zakupu, faktury sprzedaży i listę płac? To naturalne pytanie — szczególnie jeśli celem jest uproszczenie pracy i wyeliminowanie ręcznych kroków. Odpowiedź jest krótka: nie, jeden schemat nie obsługuje jednocześnie wszystkich typów dokumentów. Ale to nie oznacza, że musisz wszystko robić ręcznie.
Dlaczego jeden schemat nie wystarczy?
W Comarch ERP Optima każdy schemat jest przypisany do konkretnego źródła dokumentów: rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży, listy płac, wyciągu bankowego. Każde z tych źródeł ma inną strukturę danych i inne pola dostępne w warunkach schematu. Schemat przypisany do rejestru VAT zakupu nie ma dostępu do danych listy płac — to technicznie oddzielne moduły.
Potrzebujesz więc kilku schematów. Ale nie muszą ich być dziesiątki.
Jak zminimalizować liczbę schematów i pracę z nimi?
Kluczem jest zasada, którą stosujemy w praktyce: jeden schemat powinien obsługiwać możliwie wiele przypadków jednocześnie — zamiast tworzyć osobny schemat dla każdego wyjątku.
Najczęstszy błąd to przypisanie konta księgowego bezpośrednio na kartotece kontrahenta. Gdy zmienia się konto w trakcie roku, trzeba poprawiać setki kartotek. Poprawne podejście: schemat czyta kategorię dokumentu i na jej podstawie określa konto dekretacji. Wystarczy dodać nową kategorię — schemat automatycznie ją obsłuży. Żadnych historycznych korekt.
Optima pozwala budować schematy z wieloma liniami warunkowymi. Jeden schemat może obsłużyć faktury usługowe (konto 402), towarowe (konto 401), leasingowe (konto 409 z linią proporcjonalną) i faktury z zagranicy (konto 401 z różnicą kursową) — wszystko bez ręcznego wybierania wariantu.
Jeśli celem jest całkowita eliminacja ręcznego uruchamiania schematów, mamy Asystenta Księgowań — aplikację, która działa w tle (najczęściej w nocy) i automatycznie księguje wszystkie dokumenty handlowe oraz dokumenty z rejestrów VAT. Rano przychodzisz do systemu z dokumentami już zaksięgowanymi. Nie jeden schemat, ale jedno narzędzie uruchamiające wszystkie schematy jednocześnie.
Perspektywa ELTE-S
Najbardziej kosztownym błędem konfiguracyjnym, jaki widzimy, jest schemat oparty na kontrahencie zamiast na kategorii. Przy zmianie konta w trakcie roku oznacza to ręczne poprawki w setkach kartotek albo błędy w dekretach. Schemat oparty na kategorii eliminuje ten problem raz na zawsze — zmiana konta to zmiana jednej linii w schemacie.
Jeśli Twoje schematy wymagają korekty lub chcesz sprawdzić, czy Asystent Księgowań pasuje do Twojego procesu, przeprowadzamy audyt konfiguracji. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >