Pojedyncza faktura niewysłana do KSeF może pozostać niezauważona przez kilka dni. Jeśli chcemy wychwytywać takie dokumenty przed zakończeniem pracy, potrzebujemy regularnej kontroli, która nie zależy od pamiętania o ręcznym przeglądzie.
Rozdzielamy tu dwa zadania: wykrywanie niewysłanych faktur oraz ustalenie, dlaczego konkretny dokument nie został wysłany. Raport lub alert służy pierwszemu z nich. Sama informacja o autoryzacji certyfikatem nie wystarcza do rozpoznania przyczyny problemu.
Raport warunkowy z Analiz BI lub BI Point
Jednym ze sposobów jest przygotowanie raportu warunkowego wysyłanego subskrypcją z Analiz BI lub BI Point. Jego zadaniem jest wskazywanie dokumentów spełniających ustalony warunek dotyczący braku wysyłki do KSeF.
Najpierw trzeba określić, które faktury mają podlegać kontroli i na podstawie jakich danych raport będzie rozpoznawał dokument jako niewysłany. Nie należy zakładać, że samo zestawienie wystawionych faktur odpowie na pytanie o ich wysyłkę. Warunek raportu musi odnosić się do tego, co rzeczywiście chcemy sprawdzić.
Przygotowanie takiej kontroli warto uporządkować w następującej kolejności:
- Sprawdzamy, czy w używanym środowisku dostępne są Analizy BI lub BI Point.
- Ustalamy zakres dokumentów oraz dane pozwalające wskazać faktury niewysłane do KSeF.
- Przygotowujemy raport warunkowy i porównujemy jego wynik z dokumentami, których sytuację znamy.
- Ustalamy odbiorcę i porę dostarczania raportu przez subskrypcję, odpowiadającą organizacji pracy.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość chce otrzymywać informację przed zakończeniem dnia. Najpierw sprawdzamy na znanej niewysłanej fakturze, czy raport ją uwzględnia. Dopiero po sprawdzeniu warunku przechodzimy do regularnego dostarczania wyniku. Samo otrzymanie wiadomości nie potwierdza jeszcze, że raport obejmuje właściwe dokumenty.
Alert według harmonogramu przy SQL Standard
Jeżeli środowisko korzysta z SQL Standard, można wywołać alert mailowy zgodnie z harmonogramem. Przy pracy na serwerze terminalowym możliwy jest również komunikat. To rozwiązanie wymaga przygotowania warunku kontroli oraz wskazania zdarzenia, które ma zostać wywołane.
Przed wyborem tej drogi sprawdzamy więc edycję SQL i sposób pracy użytkowników. Komunikat w środowisku terminalowym ma wskazany warunek zastosowania – nie należy traktować go jako rozwiązania opisanego dla każdego stanowiska.
Godzinę kontroli trzeba odnieść do faktycznego końca pracy z fakturami. Jeśli sprawdzenie odbędzie się wcześniej, dokumenty wystawione później nie będą jeszcze dostępne w chwili tej kontroli. Harmonogram powinien więc odpowiadać momentowi, w którym chcemy oceniać kompletność wysyłki.
Raport ani alert nie zastępuje wyjaśnienia, dlaczego dana faktura pozostała niewysłana. Powiadomienie ma wskazać dokument wymagający sprawdzenia; nie należy zakładać, że samo jego uruchomienie spowoduje wysyłkę lub usunie przyczynę problemu.
Perspektywa ELTE-S
Przed przygotowaniem rozwiązania ustalamy dokładny produkt Comarch oraz dostępne narzędzia BI i środowisko SQL. W pytaniu nie wskazano konkretnego programu, dlatego nie przypisujemy tej procedury do Optimy ani ERP XL i nie podajemy niepotwierdzonych ścieżek konfiguracji.
Warto też wyznaczyć osobę, która po otrzymaniu powiadomienia sprawdzi wskazane faktury. Bez ustalonej odpowiedzialności nawet regularnie dostarczany raport może pozostać bez reakcji, a informacja o niewysłanym dokumencie nadal zostanie zauważona z opóźnieniem.
Możemy pomóc dopasować warunek kontroli i sposób powiadamiania do używanego środowiska. Porozmawiajmy o usprawnieniach.