Przy przygotowywaniu JPK w Comarch ERP Optima może pojawić się problem z nadaniem oznaczenia BFK starszej fakturze. W opisanej sytuacji chodzi o dokument z kwietnia 2025 r., którego zapłata nastąpiła we wrześniu 2026 r.
Trzeba tu rozdzielić dwie kwestie: okres, do którego program kwalifikuje fakturę w deklaracji VAT, oraz dostępność oznaczenia BFK. Wskazanie dotyczące dat ujęcia dokumentu nie jest jednocześnie wyjaśnieniem, dlaczego oznaczenie zniknęło.
Co decyduje o okresie ujęcia faktury w Optimie?
O sposobie kwalifikowania dokumentu do deklaracji VAT decydują wartości w polach „Obowiązek podatkowy” i „Prawo do odliczenia”. Od sprawdzenia tych dat zaczynamy weryfikację okresu, w którym dokument ma zostać uwzględniony.
<screen>
W zgłoszeniu pojawiają się dwa różne miesiące: wrzesień 2026 r. jako miesiąc zapłaty oraz sierpień 2026 r. jako wskazywany okres deklaracji. To rozbieżność, którą trzeba wyjaśnić przed dalszą pracą. Dla opisanego przypadku właściwym punktem odniesienia jest faktyczna data ujęcia faktury kasowej do odliczenia z września 2026 r.
Nie należy więc traktować samego braku BFK jako odpowiedzi na pytanie, do którego okresu program zakwalifikuje dokument. Podobnie ustalenie prawidłowego okresu nie przesądza jeszcze, czy oznaczenie będzie dostępne.
Jak postąpić z opisanym dokumentem?
W pierwszej kolejności porządkujemy daty odpowiadające za kwalifikację do deklaracji. W polach „Obowiązek podatkowy” oraz „Prawo do odliczenia” należy wpisać faktyczną datę ujęcia faktury kasowej do odliczenia – w tej sytuacji datę z września 2026 r.
<screen>
Następnie warto sprawdzić, czy dokument został ujęty w oczekiwanym okresie deklaracji VAT. Dzięki temu oddzielamy kontrolę dat od nadal wymagającej wyjaśnienia kwestii BFK. Pominięcie tego sprawdzenia pozostawiłoby niejasność, czy problem dotyczy oznaczenia, okresu ujęcia, czy obu tych elementów.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość może analizować fakturę wystawioną w kwietniu 2025 r., przeznaczoną do ujęcia w odliczeniach we wrześniu 2026 r. Najpierw sprawdza daty kwalifikujące ją do deklaracji. Dopiero po uporządkowaniu tej kwestii osobno weryfikuje, dlaczego nie może nadać BFK.
Nie mamy potwierdzonej przyczyny braku oznaczenia. Nie możemy zatem przypisać go aktualizacji ani zapewnić, że wpisanie dat wrześniowych przywróci możliwość wyboru BFK. Opisane działanie dotyczy kwalifikacji dokumentu do okresu VAT.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą warto zanotować dotychczasowe daty oraz okres, w którym dokument jest obecnie uwzględniany. Pozwala to później porównać stan przed korektą i po niej, zamiast oceniać efekt wyłącznie na podstawie dostępności oznaczenia.
Jeżeli po uporządkowaniu dat problem z BFK pozostaje, zgłoszenie do dalszej weryfikacji powinno rozdzielać oba zagadnienia: oczekiwany okres ujęcia faktury oraz brak możliwości nadania oznaczenia. Taki opis ułatwia skupienie dalszej analizy na nierozstrzygniętej części problemu.
Możemy pomóc zweryfikować kwalifikację dokumentu w Optimie i uporządkować dalszą analizę braku BFK. Porozmawiajmy o usprawnieniach.