Wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie urlopowe, dodatek nocny i ekwiwalent za niewykorzystany urlop mogą znaleźć się w jednej wypłacie. Gdy trzeba ustalić koszt płacy do pozycji 52 SODiR, suma brutto tej wypłaty nie jest jednak wystarczającą odpowiedzią.
W opisanym przypadku Comarch ERP Optima nalicza składki od 12 211,20 zł, a jako koszt do SODiR pokazuje 6264,52 zł. Aby ocenić tę drugą kwotę, najpierw rozdzielamy zasady ustalania kosztu płacy do PFRON od oskładkowania wypłaty. Dopiero potem sprawdzamy ustawienia i poszczególne wartości.
Co uwzględniamy w koszcie płacy do SODiR?
Zgodnie z wyjaśnieniami PFRON ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie wchodzi do kosztów płacy. Wyłączamy zatem zarówno sam ekwiwalent, jak i przypadające na niego składki finansowane przez pracodawcę. W przedstawionym przypadku punktem wyjścia jest wynagrodzenie bez ekwiwalentu:
- 3136 zł za pracę,
- 1908 zł wynagrodzenia za urlop,
- 1064 zł dodatku nocnego.
Łącznie daje to 6108 zł brutto. Do tej kwoty dodajemy składki po stronie pracodawcy, które na nią przypadają. Składek potrącanych pracownikowi nie doliczamy drugi raz – są już zawarte w kwocie brutto. Rozróżnienie strony finansującej składkę jest więc istotne przy porównywaniu wyniku.
Takie ustalenie kosztu do SODiR nie oznacza zmiany podstawy składek na samej wypłacie. W opisanej sytuacji pozostawiamy oskładkowanie wynagrodzenia razem z ekwiwalentem: 6108 zł + 6103,20 zł = 12 211,20 zł. Nie należy obniżać tej podstawy tylko po to, aby odpowiadała kwocie przyjmowanej do obliczenia kosztu płacy do PFRON.
Przy określonych warunkach koszt wyniósłby 7358,92 zł. Chodzi o składkę wypadkową 1,67%, należne FP i FS łącznie 2,45% oraz FGŚP 0,10%, bez zwolnień i bez przekroczenia rocznego limitu składek. To wynik warunkowy, a nie kwota do przyjęcia bez sprawdzenia sytuacji pracownika. Samo ustalenie części wynagrodzenia na 6108 zł nie wystarcza jeszcze do zatwierdzenia ostatecznego kosztu.
Jak sprawdzić kwotę 6264,52 zł w Optimie?
Na podstawie podanych sum nie możemy ustalić, skąd pochodzi wynik 6264,52 zł. Nie traktujemy go więc ani jako potwierdzonego błędu programu, ani jako prawidłowego wyliczenia. Najpierw sprawdzamy, które składniki zostały uwzględnione w wynagrodzeniu do deklaracji PFRON, a następnie porównujemy rozbicie kwot w wypłacie.
W ustawieniach poszczególnych składników sprawdzamy parametr „Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON”. Wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie urlopowe i dodatek nocny powinny być uwzględnione, natomiast ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wyłączony.
<screen>
- Weryfikujemy ustawienia każdego z czterech składników. Nie wystarczy sprawdzić samego ekwiwalentu, ponieważ do wyjaśnienia wyniku potrzebujemy również potwierdzenia, że pozostałe elementy są uwzględniane.
- Porównujemy rozbicie wypłaty z kwotami podanymi w pytaniu. Oddzielamy wynagrodzenie 6108 zł od ekwiwalentu 6103,20 zł oraz składki finansowane przez pracodawcę od potrąceń pracownika.
- Sprawdzamy składki pracodawcy przypadające na 6108 zł i warunki ich naliczenia. Dopiero po tej weryfikacji porównujemy ustalony koszt z wartością wykazaną przez program.
Przykładowo osoba prowadząca płace może potwierdzić, że wszystkie kwoty brutto są zgodne, ale nadal nie mieć wyjaśnienia wartości do SODiR. Kolejnym krokiem jest wtedy porównanie ustawień składników i części składkowej, a nie zmiana oskładkowania całej wypłaty. Jeśli te dane nie wyjaśnią różnicy, potrzebna będzie dalsza analiza konkretnego naliczenia.
Perspektywa ELTE-S
Przed zmianą ustawień warto zapisać, jakie wartości i ustawienia były punktem wyjścia do analizy. Dzięki temu możemy porównać wynik przed zmianą i po niej, zamiast oceniać samą końcową sumę. To szczególnie ważne, gdy jednocześnie weryfikujemy kilka składników wynagrodzenia.
Nie zaczynamy od przenoszenia ekwiwalentu na inną listę płac. W tym przypadku sama wspólna lista nie przesądza o błędzie, a jej rozdzielenie nie zastępuje sprawdzenia ustawień i rozbicia kwot. Najpierw ustalamy, na którym etapie pojawia się rozbieżność, aby nie wprowadzać zmian bez potwierdzonej potrzeby.
Jeśli kwota w SODiR nadal nie zgadza się z ustalonym kosztem, możemy wspólnie przeanalizować naliczenie w Optimie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
⚠️ Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.