Raport sprzedaży zawierający serię, numer dokumentu, wartość i marżę pozwala przeglądać szczegóły sprzedaży. Gdy jednak zwijamy numery dokumentów, potrzebujemy innego widoku: podsumowania dla każdej serii, a nie kolejnych szczegółowych wierszy.
W takim zestawieniu chcemy uzyskać dwie dodatkowe informacje: ile dokumentów obejmuje dana seria oraz jaka jest ich średnia wartość sprzedaży. Sposób przygotowania tych wyników zależy od raportu, z którego korzystamy.
Funkcje agregacji a zmiana definicji raportu
Punktem wyjścia są funkcje agregacji dostępne w używanym raporcie. To w ich ustawieniach warto sprawdzić możliwość uzyskania oczekiwanych podsumowań. Nie należy z góry zakładać, że każda taka zmiana wymaga przebudowania zapytania.
Istotne jest rozróżnienie między szczegółem a podsumowaniem. Numer dokumentu służy do przeglądania poszczególnych dokumentów, natomiast liczba dokumentów i średnia wartość mają opisywać grupę, w tym przypadku serię. Dlatego rezultat trzeba ocenić również po zwinięciu numerów, a nie jedynie przy rozwiniętej liście.
Inną sytuacją jest konieczność zmiany definicji raportu standardowego i dodania w niej potrzebnych kolumn. Taka praca wymaga znajomości SQL oraz tabel Optimy. Sam opis oczekiwanego wyniku nie wystarcza do przygotowania właściwej zmiany bez sprawdzenia konkretnego raportu.
Jak sprawdzić agregacje i bezpiecznie ocenić wynik?
Na liście pól po prawej stronie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz funkcje agregacji. To wskazane miejsce, od którego można rozpocząć pracę nad podsumowaniami.
<screen>
Następnie dobierz ustawienia agregacji pod kątem liczby dokumentów oraz średniej wartości sprzedaży dla serii. Nie podajemy jednej uniwersalnej konfiguracji: bez wglądu w raport nie można wskazać dokładnego zestawu ustawień, który zapewni oczekiwany rezultat.
<screen>
Weryfikację warto prowadzić w niewielkich krokach:
- Zapisz wersję raportu przed rozpoczęciem zmian.
- Sprawdź najpierw wynik dla jednej serii, której dokumenty możesz łatwo porównać z podsumowaniem.
- Oceń osobno liczbę dokumentów i średnią wartość sprzedaży.
- Zwiń numery dokumentów i sprawdź, czy podsumowanie nadal odpowiada oczekiwanemu widokowi.
- Dopiero potem sprawdź zachowanie raportu przy większej liczbie poziomów zagłębienia.
Przykładowo osoba analizująca sprzedaż może zacząć od jednej serii i porównać wyświetloną liczbę z dokumentami widocznymi po rozwinięciu. Następnie może zweryfikować średnią na podstawie ich wartości. Taki test pozwala ocenić wynik przed zastosowaniem ustawień do szerszego zestawienia.
Przy większych zagłębieniach mogą pojawiać się błędy. Poprawny wynik na prostym poziomie grupowania nie daje więc pewności, że bardziej rozbudowany układ zachowa się tak samo. Zapisuj kolejne wersje, aby w razie problemu móc wrócić do wcześniejszego stanu.
Perspektywa ELTE-S
Przed zleceniem zmiany definicji raportu warto przygotować konkretny wzór oczekiwanego wyniku: wskazać serię, jej dokumenty oraz oczekiwaną liczbę i średnią. Dzięki temu możemy porównać rezultat z jednoznacznym przykładem, zamiast oceniać go jedynie po wyglądzie kolumn.
Jeżeli błąd pojawi się po rozbudowaniu grupowania, warto zachować także ostatnią poprawnie działającą wersję i odnotować zmianę, po której wystąpił problem. Ułatwia to rozdzielenie dwóch kwestii: poprawności samych obliczeń oraz zachowania raportu przy kolejnych poziomach zagłębienia.
Możemy wspólnie sprawdzić, czy oczekiwane podsumowanie da się uzyskać agregacjami, czy potrzebna jest praca nad definicją raportu. Porozmawiajmy o usprawnieniach.