Przy prowadzeniu jednej spółki z o.o. propozycja zmiany sposobu licencjonowania Comarch ERP Optima może budzić wątpliwości. Szczególnie gdy obecny zestaw obejmuje księgowość, kasę i bank, CRM, środki trwałe oraz kadry i płace, a przedstawiona oferta jest droższa o około 100 zł.
W takiej sytuacji oddzielamy dwa pytania: ile kosztuje każdy wariant i na ile odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy. Sama liczba obsługiwanych firm nie rozstrzyga jeszcze, który model będzie korzystniejszy.
Co porównać poza ceną subskrypcji?
Punktem wyjścia jest zakres faktycznie używanych funkcji. Lista posiadanych modułów pomaga uporządkować porównanie, ale warto uzupełnić ją o zadania wykonywane w każdym z nich. Dzięki temu oceniamy ofertę w odniesieniu do codziennej pracy, a nie jedynie nazw na zestawieniu.
Drugim elementem jest liczba obsługiwanych pracowników i umów. Informację o obsłudze do 10 osób oraz umów zlecenia trzeba uwzględnić przy porównywaniu obecnego rozwiązania z propozycją subskrypcji. Nie należy na tej podstawie samodzielnie zakładać, jaki zakres obejmuje konkretna oferta – trzeba go potwierdzić.
Znaczenie mają również plany rozwoju spółki. Jeżeli przewidywany jest wzrost zatrudnienia albo szersze wykorzystanie programu, warto uwzględnić te potrzeby już w porównaniu. Nie oznacza to automatycznie przewagi subskrypcji; chodzi o ocenę obu wariantów wobec tych samych założeń.
Jak przygotować porównanie do podjęcia decyzji?
Proponujemy zacząć od krótkiego zestawienia potrzeb i kosztów. Nie wymaga to zmiany ustawień programu, lecz zebrania informacji o obecnej pracy oraz doprecyzowania otrzymanej propozycji.
- Wypisz obecnie posiadane moduły i funkcje, z których rzeczywiście korzystasz.
- Podaj liczbę obsługiwanych pracowników oraz umów zlecenia, a także przewidywane zmiany w tym zakresie.
- Poproś o zestawienie obecnego sposobu licencjonowania i subskrypcji dla tych potrzeb.
- Upewnij się, że porównywane kwoty dotyczą tego samego okresu i jasno określonego zakresu.
Przykładowo osoba prowadząca księgowość jednej spółki może najpierw opisać zadania wykonywane w poszczególnych modułach, a następnie przekazać liczbę pracowników i umów. Dopiero do tak określonych potrzeb odnosi obie propozycje cenowe. To pozwala ustalić, czego dotyczy wskazana różnica około 100 zł.
Bez szczegółowych warunków oferty nie przesądzamy, czy dopłata jest uzasadniona. Wyższa cena sama w sobie nie potwierdza większej przydatności rozwiązania, podobnie jak niższa nie zastępuje sprawdzenia jego zakresu.
Perspektywa ELTE-S
Przed podjęciem decyzji warto rozdzielić potrzeby obecne od planowanych. Jeśli rozwój firmy pozostaje na razie możliwością, dobrze oznaczyć go jako osobne założenie, zamiast traktować przyszłe potrzeby tak, jakby już występowały.
Rekomendujemy też zapisanie założeń przy obu wycenach. Gdy później zmieni się liczba pracowników lub sposób wykorzystania modułów, będzie wiadomo, które elementy porównania wymagają ponownej oceny.
Możemy pomóc uporządkować potrzeby spółki i zestawić je z warunkami obu modeli licencjonowania. Porozmawiajmy o usprawnieniach.