Transformacje biznesowe, takie jak przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) na spółkę cywilną czy z.o.o., wiążą się z wieloma formalnościami. Zmienia się NIP, nazwa firmy i forma prawna. Co w takiej sytuacji dzieje się z oprogramowaniem?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że zmiana NIP-u będzie oznaczała konieczność zakupu zupełnie nowych licencji Comarch ERP Optima. Na szczęście, jeśli istnieje ciągłość biznesowa i powiązania osobowe między starą a nową firmą, można tego uniknąć.
Masz do wyboru dwa główne scenariusze rozwiązania tego problemu.
Opcja 1: Klasyczna cesja licencji
Jeżeli stara firma (np. JDG) przestaje całkowicie operować na systemie, a całą działalność przejmuje nowy podmiot (np. spółka cywilna), w której wspólnikiem jest właściciel zamykanej działalności to możesz wykonać cesję.
Comarch dopuszcza przeniesienie praw do licencji w przypadku udokumentowanego powiązania osobowego lub kapitałowego między podmiotami.
Koszty operacyjne po stronie producenta (Comarch) za przeprowadzenie takiej cesji wynoszą zazwyczaj 800 zł netto. Pamiętaj też, że proces ten wymaga wypełnienia odpowiednich formularzy i przesłania ich przez Twojego Autoryzowanego Partnera Comarch.
Po udanej cesji, nowa spółka staje się pełnoprawnym i jedynym właścicielem wykupionych wcześniej modułów.
Opcja 2: Instalacja dla podmiotów powiązanych (wielofirmowość)
Nie zawsze zamykasz od razu starą firmę. Często zdarza się, że przez jakiś czas oba podmioty muszą funkcjonować równolegle albo po prostu chcesz zachować podgląd do historycznych danych z JDG.
W takiej sytuacji lepszym (i często bardziej elastycznym) rozwiązaniem jest rozszerzenie instalacji na podmioty powiązane.
Jak to działa w praktyce?
Zamiast przenosić licencję i odcinać starą firmę, dodajesz nową spółkę cywilną do tej samej instalacji Comarch ERP Optima. Dzięki temu na tych samych licencjach (stanowiskach) logujesz się raz do bazy JDG, a raz do bazy spółki cywilnej.
Dodatkowo, jeżeli stara firma po czasie całkowicie przestaje działać operacyjnie i służy tylko jako “archiwum” do odczytu, możesz zrezygnować z przedłużania dla niej gwarancji Comarch Asysta, opłacając ją tylko dla nowej, aktywnej spółki.
Perspektywa ELTE-S: skonsultuj zmiany zanim zmienisz NIP
Z naszego doświadczenia wynika, że kwestie licencyjne przy przekształceniach spółek to temat, o którym przedsiębiorcy przypominają sobie na samym końcu. Efekt? Przestoje w pracy księgowości, problem z wystawieniem pierwszej faktury z nowego NIP-u i niepotrzebne nerwy.
Zanim podejmiesz decyzję o cesji lub dodaniu nowego podmiotu do instalacji wielofirmowej, warto na spokojnie przeliczyć koszty. Czasem przy okazji zmiany firmy okazuje się, że potrzebujesz innego zestawu modułów lub przejścia z wersji stacjonarnej na chmurę. To idealny moment na audyt licencji, żeby nie płacić za moduły, których już nie używasz i dobrać te, które faktycznie napędzą nowy biznes.
Szykujesz się do przekształcenia formy prawnej i nie wiesz, co zrobić z Optimą? Pomożemy Ci przejść przez to płynnie.
