Przy fakturze wystawionej na niewłaściwą spółkę wybór między korektą ceny, ilości i danych zależy od tego, jakie informacje są błędne. Samo określenie „zły kontrahent” nie wystarcza do wyboru sposobu poprawienia dokumentu.
Najpierw rozróżniamy dwie sytuacje: faktura zawiera niewłaściwy NIP albo NIP jest prawidłowy, a poprawy wymaga nazwa lub adres nabywcy. To rozróżnienie wyznacza dalsze działanie w opisanym przypadku.
Błędny NIP a błąd w nazwie lub adresie
Jeśli na fakturze wskazano błędny NIP kontrahenta, należy wykonać korektę ilościową całej faktury do zera, a następnie wystawić nową fakturę na poprawnego kontrahenta. Nie chodzi więc o obniżenie ceny na pierwotnym dokumencie ani o samą podmianę nazwy spółki.
Jeżeli natomiast NIP jest prawidłowy, a błąd dotyczy nazwy lub adresu, możliwa jest korekta danych kontrahenta. Nie należy utożsamiać takiej poprawy ze zmianą nabywcy na podmiot o innym NIP-ie.
W praktyce zaczynamy od porównania danych na wystawionej fakturze z danymi właściwej spółki. Sprawdzamy przede wszystkim NIP, a następnie nazwę i adres. Dzięki temu wybór korekty wynika z rzeczywistego błędu, a nie tylko z tego, że dokument wizualnie wskazuje niewłaściwą nazwę.
Jak postąpić i jak uzasadnić korektę?
Gdy potwierdzimy, że faktura zawiera NIP niewłaściwej spółki, zachowujemy następującą kolejność:
- Wykonujemy korektę ilościową obejmującą całą pierwotną fakturę, tak aby została skorygowana do zera.
- Uzasadnienie korekty odnosimy do faktycznego błędu, czyli wystawienia faktury na niewłaściwego kontrahenta.
- Ponownie wystawiamy fakturę, tym razem na właściwą spółkę, po sprawdzeniu jej NIP-u oraz pozostałych danych.
Przykładowe uzasadnienie może brzmieć: „Faktura wystawiona na niewłaściwego kontrahenta – błędny NIP nabywcy”. Jest ono bardziej precyzyjne niż samo „błędne dane kontrahenta”, ponieważ wyjaśnia, dlaczego korekta obejmuje całą fakturę, a nie jedynie nazwę lub adres.
Przykładowo osoba wystawiająca fakturę wybrała spółkę A zamiast spółki B. Po porównaniu dokumentu z danymi właściwego nabywcy stwierdza, że na fakturze znajduje się NIP spółki A. W takim przypadku koryguje całą fakturę ilościowo do zera i wystawia nową na spółkę B. Gdyby NIP był poprawny, a pomyłka dotyczyła jedynie adresu, byłaby to sytuacja wymagająca korekty danych.
Dokładne czynności na ekranie trzeba dopasować do używanego programu. Przed wykonaniem operacji warto sprawdzić, jak obsługuje on korektę ilościową całego dokumentu oraz korektę danych. Nie należy wybierać korekty ceny tylko dlatego, że celem jest uzyskanie wartości zerowej.
Perspektywa ELTE-S
Przed ponownym wystawieniem faktury warto zweryfikować dane właściwej spółki niezależnie od treści przygotowanej korekty. Samo poprawne wyzerowanie pierwszego dokumentu nie chroni przed ponownym wybraniem tego samego, niewłaściwego kontrahenta.
Jeśli sprawę przekazujemy innej osobie, dobrze wskazać wprost, czy błąd dotyczy NIP-u, czy jedynie nazwy lub adresu. Taka informacja ogranicza ryzyko, że osoba wykonująca korektę potraktuje zmianę nabywcy jako zwykłą poprawę danych.
Możemy pomóc przełożyć ten sposób postępowania na czynności w używanym programie. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
⚠️ Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnych sytuacjach warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.