Faktury zaliczkowe dotyczące przyszłych dostaw towarów z Unii Europejskiej potrafią mieszać porządek w księgach, bo księgowo trzeba je ująć, ale podatkowo nie powinny jeszcze trafiać do VAT ani VAT-UE. W Comarch ERP Optima kluczowe jest więc rozdzielenie dwóch momentów: ujęcia samej zaliczki oraz późniejszego rozliczenia pełnego WNT po dostawie.
Zaliczka UE nie powinna od razu trafiać do Rejestru VAT
Jeżeli faktura zaliczkowa dotyczy przyszłego WNT, na etapie zaliczki nie wykazuje się jej w VAT ani w informacji VAT-UE. Dlatego praktycznym kierunkiem jest wprowadzenie takiego dokumentu do Ewidencji dodatkowej kosztów, a nie do Rejestru VAT. Dzięki temu dokument może zostać ujęty księgowo, ale nie tworzy niepotrzebnego wpisu w ewidencji VAT.
To podejście pomaga uniknąć sytuacji, w której zaliczka zaczyna wyglądać jak zwykły dokument zakupowy VAT, mimo że podatkowo właściwe rozliczenie powstanie dopiero przy dostawie.
Płatność bez drugiego zapisu bankowego
Przy wprowadzaniu faktury zaliczkowej warto zostawić zaznaczone generowanie płatności. Wtedy w Preliminarzu powstaje zdarzenie, które można rozliczyć z istniejącym rozchodem zaczytanym z wyciągu bankowego. Ważne jest, żeby nie tworzyć drugiego zapisu bankowego, bo właśnie w tym miejscu często zaczyna się bałagan w rozrachunkach.
Jeżeli przelew za zaliczkę już istnieje w banku, dokument zaliczkowy powinien zostać z nim rozliczony, a nie dublować płatność. Wtedy księgowość widzi zarówno dokument, jak i przepływ pieniędzy, ale nie mnoży zapisów.
Konto zaliczek na dostawy zamiast kosztów
Faktury zaliczkowej dotyczącej przyszłej dostawy nie księgowałbym bezpośrednio w koszty. Lepszym rozwiązaniem jest konto zaliczek na dostawy albo wydzielona analityka dla zaliczek UE. Dzięki temu wiadomo, że jest to kwota zapłacona na poczet przyszłego zakupu, a nie koszt rozpoznany jak przy zwykłej fakturze.
Dobrze ustawione konto przejściowe pozwala później łatwo sprawdzić, które zaliczki nadal czekają na rozliczenie i które powinny zostać powiązane z dostawą oraz fakturą końcową.
Rozliczenie po dostawie
Dopiero po dostawie pełną wartość WNT ujmuje się w Rejestrze VAT i informacji VAT-UE. Wtedy należy rozliczyć wcześniejszą zaliczkę z dokumentem docelowym, tak aby konto zaliczek zostało wyczyszczone, a właściwe rozliczenie podatkowe pojawiło się dopiero w prawidłowym momencie.
W praktyce porządek polega na tym, że zaliczka żyje na koncie przejściowym, a Rejestr VAT i VAT-UE obejmują dopiero faktyczne WNT. Jeżeli schemat księgowy wrzuca zaliczkę w koszty albo próbuje prowadzić ją przez VAT, warto go zmodyfikować.
Schemat księgowy robi największą różnicę
Jeśli użytkownik ma poczucie, że zaliczki tworzą chaos, najczęściej problem nie leży w samej zaliczce, tylko w schemacie księgowym i sposobie rozliczania płatności. Schemat powinien obsługiwać dokument zaliczkowy jako zapis przejściowy, a nie jako pełny koszt albo wpis VAT. Po stronie płatności trzeba pilnować, żeby rozliczać dokument z istniejącym przelewem, zamiast generować dodatkowe zapisy.
Perspektywa ELTE-S: oddziel zaliczkę od rozliczenia WNT
Najbezpieczniejszy proces w Optimie to osobne ujęcie zaliczki w Ewidencji dodatkowej kosztów, rozliczenie jej z faktycznym przelewem w Preliminarzu i zaksięgowanie na konto zaliczek na dostawy. Dopiero po dostawie pełna wartość WNT powinna trafić do Rejestru VAT i VAT-UE, a wcześniejsza zaliczka powinna zostać rozliczona z dokumentem końcowym.
Jeżeli takich dokumentów jest więcej, warto przygotować stały schemat księgowy i wydzieloną analitykę dla zaliczek UE, żeby każda zaliczka przechodziła przez ten sam kontrolowany proces i nie mieszała się z kosztami, VAT ani płatnościami bankowymi.
Porozmawiajmy o usprawnieniach.