Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) to nie tylko funkcja w systemie, ale nowoczesny standard współpracy pomiędzy Biurem Rachunkowym a jego Klientami. To koniec epoki dowożenia papierowych faktur w “reklamówce” czy przesyłania skanów mailem, które księgowa musi ręcznie przepisywać.
Jak to działa w praktyce?
IWD tworzy bezpieczny, cyfrowy most między systemem Klienta (np. Comarch ERP Optima, Comarch Betterfly, Comarch Moje Biuro) a systemem Biura Rachunkowego.
- Klient wystawia faktury sprzedaży lub wprowadza dokumenty kosztowe u siebie.
- Jednym kliknięciem wysyła je do chmury Comarch.
- Biuro Rachunkowe otrzymuje powiadomienie i pobiera gotowe zapisy bezpośrednio do swoich rejestrów księgowych.
Dlaczego warto?
- Bezpieczeństwo: Dokumenty są szyfrowane i przesyłane certyfikowanym kanałem. Nie ma ryzyka, że mail trafi do spamu lub załącznik zginie.
- Oszczędność czasu: Biuro nie musi przepisywać danych (eliminacja błędów “literówek”), a Klient nie traci czasu na dojazdy.
- Dostęp 24/7: Wymiana odbywa się w dowolnym momencie, niezależnie od godzin pracy biura.
- Dwukierunkowość: To nie tylko wysyłka faktur do księgowego. Biuro może tą samą drogą odsyłać informacje o podatkach do zapłaty czy paski płacowe dla pracowników.
To rozwiązanie, które realnie przyspiesza księgowość i wprowadza porządek w dokumentacji firmy.
Poniżej znajdziesz prostą instrukcję uruchomienia usługi podzieloną na 3 etapy.
Krok 1: Rejestracja i konfiguracja Biura Rachunkowego
(Ten krok wykonuje Biuro Rachunkowe)
- Rejestracja: Biuro musi zarejestrować się na portalu iksiegowosc24.pl, wybierając odpowiedni pakiet.
- Konfiguracja w Optimie:
- Wejdź w menu
Start->Konfiguracja->Program->Internetowa Wymiana Dokumentów. - Zaznacz opcję: Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch.
- Wpisz Numer Klienta (ID) oraz PIN (znajdziesz je na certyfikacie rejestracji oprogramowania).
- Ustaw własne hasło do wymiany danych (zapamiętaj je!).
- Zapisz zmiany.
- Wejdź w menu
Krok 2: Przygotowanie Klienta
(Ten krok wykonuje Klient)
Klient musi posiadać konto, przez które będzie wysyłał dokumenty.
- Dla użytkowników Comarch Betterfly: Klient zakłada konto w aplikacji. Biuro potrzebuje tylko adresu e-mail użytego przy rejestracji oraz NIP-u.
- Dla użytkowników Comarch ERP Optima: Klient wchodzi w
Konfigurację->Program->Internetowa Wymiana Dokumentów, zaznacza aktywację wymiany i wpisuje swoje dane z certyfikatu (ID, PIN) oraz ustawia hasło.
Krok 3: Połączenie Biura z Klientem
(Ten krok wykonuje Biuro Rachunkowe w swoim systemie)
- W Optimie kliknij ikonę Klienci biura (dostępna np. w Rejestrach VAT).
- Dodaj nowego klienta (ikona plusa).
- Uzupełnij NIP oraz adres e-mail klienta (ten z Kroku 2).
- Zapisz formularz.
- System automatycznie wyśle powiadomienie do klienta. Po otrzymaniu potwierdzenia (zazwyczaj do 15 min), wymiana jest aktywna.
Bądź na bieżąco z nowinkami ERP – zapisz się na newsletter!
Regularnie otrzymasz aktualności, techniczne triki i porady ekspertów, które pomogą usprawnić działanie Twojej firmy z Comarch ERP. Zyskaj dostęp do najnowszych funkcji i rozwiązań dla efektywnego zarządzania!
Jak wysyłać i odbierać dokumenty?
Wysyłka przez Klienta
- Z Comarch Betterfly: Klient klika na pulpicie przycisk “Wyślij dane do księgowego” i wskazuje miesiąc. To wszystko.
- Z Comarch ERP Optima: Klient wchodzi w Rejestry VAT lub Kasa/Bank, znajduje sekcję Wymiana danych i klika “Wyślij dane”.
Odbiór przez Biuro Rachunkowe
- Biuro wchodzi do bazy danego Klienta w Optimie.
- W sekcji Wymiana danych (np. w Rejestrach VAT) klika “Odbierz dane”.
- Dokumenty automatycznie wczytują się do odpowiednich rejestrów.
Biuro może również wysyłać do Klienta informacje zwrotne, np. o podatkach do zapłaty czy fakturach za usługi księgowe.
FAQ – Problemy i rozwiązania
1. Komunikat: “Nie można dokonać autoryzacji na serwerze Comarch”
- Sprawdź połączenie z Internetem.
- Weryfikuj czy wpisane ID i PIN są poprawne.
- Upewnij się, że wpisane hasło jest aktualne (jeśli było zmieniane).
2. Komunikat: “Błąd przy imporcie paczki… Wiadomość zaszyfrowana innym kluczem”
- Oznacza to niezgodność certyfikatów (np. po reinstalacji lub odnowieniu).
- Rozwiązanie: Usuń oczekującą paczkę w Historii wymiany. Klient musi wysłać dane ponownie. Jeśli to nie pomaga, odśwież certyfikat w konfiguracji przyciskiem Odnowienie certyfikatu.
3. Komunikat: “Konto o ID … nie istnieje”
- Biuro próbuje połączyć się z numerem ID, który nie jest aktywny. Upewnij się, że Klient wykonał Krok 2 (aktywacja IWD u siebie).
Podsumowanie
Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) znacząco usprawnia współpracę między biurem rachunkowym a klientem, umożliwiając bezpieczne i szybkie przesyłanie faktur oraz danych księgowych bez maili i papierów. Po jednorazowej konfiguracji obie strony mogą automatycznie wysyłać i odbierać dokumenty, co eliminuje błędy, oszczędza czas i usprawnia rozliczenia. IWD działa 24/7, jest w pełni zautomatyzowane i wspiera zarówno użytkowników Comarch ERP Optima, jak i Comarch Betterfly.
