Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z tych tematów, które — jeśli są dobrze zaprojektowane — oszczedzają godziny pracy tygodniowo. Jeśli są źle wdrożone, generują więcej zamieszania niż bez systemu. Kluczem jest dobór narzędzia i zaprojektowanie procesu odpowiedniego dla konkretnej firmy.
Dostępne podejścia do obiegu faktur
BPM — system opisywania i akceptacji
W ELTE-S rekomendujemy i wdrażamy BPM (Business Process Management) jako podstawę obiegu dokumentów. BPM to system, w którym każda faktura od wpływu przechodzi przez określonego ścieżkę: osoba opisująca przypisuje projekt, konto lub MPK, osoba akceptująca zatwierdza dokument do zapłaty, a księgowa widzi fakturę już z wszystkimi informacjami gotową do zaksięgowania.
Obieg może być wielopoziomowy (np. do 1000 zł — jeden akceptujący, powyżej — dwóch) i w pełni konfigurowalny. Integrujemy BPM z Optimą, dzięki czemu zaksięgowana faktura od razu pojawia się w systemie ze wszystkimi opisami.
Saldeo — alternatywne narzędzie
Część biur rachunkowych korzysta z Saldeo jako systemu do obiegu dokumentów. Saldeo obsługuje skanowanie, OCR i przekazywanie faktur do Optimy. Warto wiedzieć, że po imporcie z Saldeo mogą pojawiać się problemy z oznaczeniami VAT — posiadamy gotowy dodatek, który masowo koryguje błędnie zaznaczone pozycje VAT po imporcie.
KSeF — faktury przychodzą automatycznie
Dla firm korzystających z KSeF, faktury zakupu trafiają bezpośrednio do systemu bez skanowania. KSeF nie obsługuje całego obiegu (np. akceptacji czy opisywania), ale eliminuje etap fizycznego wpływu dokumentu.
Co jest potrzebne do wdrożenia obiegu?
Przed wdrożeniem należy ustalić kilka rzeczy: kto opisuje faktury i według jakiego klucza (projekt, MPK, centrum kosztu), kto akceptuje i na jakich warunkach, jak długi może być czas obiegu (ile dni na akceptację), co się dzieje z fakturą przeterminowaną, czy firma korzysta z KSeF. Odpowiedzi na te pytania określają projekt systemu.
Perspektywa ELTE-S
Najczęstszym problemem przy wdrożeniu obiegu jest brak zaprojektowanego procesu przed wdrożeniem systemu. Narzędzie działa sprawnie tylko wtedy, gdy wiadomo, kto co robi i w jakiej kolejności. Wdrożenie bez projektu procesu kończy się systemem, którego nikt nie używa.
Możemy umówić prezentację BPM i omówić, jak wyglądałoby to w praktyce dla Twojej firmy lub biura. Porozmawiajmy o usprawnieniach.
—
> Informacja: Powyższy materiał został opracowany przez zespół ELTE-S w celach informacyjnych. Nie stanowi wiążącej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W sprawach wymagających indywidualnej interpretacji zalecamy konsultację z odpowiednim doradcą. >