Księgowanie dokumentów w różnych walutach dla tego samego kontrahenta to standard w wielu firmach. W Comarch ERP Optima proces ten jest zazwyczaj zautomatyzowany – system sam tworzy odpowiednie konta analityczne po stronie księgowości.
Zdarzają się jednak sytuacje, w których system gwałtownie staje dęba. Klient opłacił fakturę w Euro (EUR), Optima założyła mu analitykę walutową, a kiedy próbujesz zaksięgować kolejną fakturę dla tego samego klienta, ale w złotówkach (PLN) to pojawia się blokada:
„Istnieje już konto analityczne dla konta.”
System nie pozwala dodać konta w PLN. Co z tym zrobić i jak to obejść?
Złota zasada Optimy: nie mieszaj PLN i walut na jednym koncie
Komunikat o błędzie to nie jest usterka systemu. To zabezpieczenie wynikające z logiki budowy planu kont w Comarch ERP Optima.
Główna zasada brzmi: w Optimie nie można księgować operacji w PLN i w walutach obcych na dokładnie tym samym koncie księgowym.
Jeżeli zacząłeś księgować rozrachunki z danym kontrahentem na koncie, które system rozpoznał jako walutowe (bo pierwsza była wpłata w EUR), Optima zablokuje próbę “dopisania” do tej samej gałęzi operacji w złotówkach. System chroni Cię przed chaosem w obrotach i saldach.
Rozwiązanie: Podział na dwa konta syntetyczne
Aby rozwiązać ten problem, musisz rozdzielić rozrachunki w planie kont. Dobrą i powszechnie stosowaną praktyką jest stworzenie dwóch odrębnych kont syntetycznych:
- Konto dla rozrachunków w PLN (np. konto
201). - Konto dla rozrachunków walutowych (np. konto
204).
Dzięki takiemu podziałowi, wszystko zaczyna działać prawidłowo i w pełni automatycznie.
W złotówkach analityka dla danego kontrahenta będzie budować się płasko, np.:
201-02-01-0038 (gdzie końcówka to numer kartoteki klienta).
Natomiast na koncie walutowym, Optima utworzy kolejne poziomy analityki z rozbiciem na konkretne waluty, np.:
204-02-01-0038-EUR
204-02-01-0038-USD
Zwróć uwagę, że na koncie 204 system i tak nie pozwoliłby Ci zaksięgować operacji w PLN.
Plan kont projektuje się pod proces, a nie na odwrót
Ten konkretny błąd bardzo często pojawia się w firmach, które dopiero wchodzą na rynki zagraniczne lub po raz pierwszy przyjmują płatność w innej walucie. Ich plan kont był od lat przygotowany wyłącznie pod złotówki. Kiedy wpada pierwsza transakcja w EUR, księgowość próbuje ją “upchnąć” w starych schematach.
W ELTE-S podczas wdrożeń zawsze uczulamy, by plan kont budować z myślą o skalowaniu. Podział na rozrachunki krajowe i zagraniczne (walutowe) to absolutna podstawa. Dzięki temu unikasz błędów przy automatycznych schematach księgowych, a rozliczanie różnic kursowych przebiega bez żadnych zgrzytów.
Potrzebujesz pomocy z przebudową planu kont lub poprawą schematów księgowych w swojej firmie?